Как бухгалтеру на аутсорсе собрать сильную команду для развития бизнеса
Чтобы успешно развивать бизнес, бухгалтеру‑аутсорсеру нужна сильная команда, которая будет помогать вести дело. Каждый предприниматель хочет работать с компетентными и самостоятельными сотрудниками, но не все знают, как их найти.
Ирина Морозова, бизнес‑психолог для бухгалтера, автор Telegram‑канала «Счастливый бухгалтер» и группы х5 «Система привлечения клиентов на бухгалтерские услуги», дала несколько советов по найму персонала. Она предложила рабочий алгоритм поиска новых сотрудников и рассказала об инструментах оценки их работы.
Что вы узнаете
Как определить, какой сотрудник вам нужен
Обозначьте задачи, которые вы выполняете сейчас
Для начала нужно определить, какие задачи вы выполняете в рамках бухгалтерских услуг, привлечения клиентов и развития бизнеса. Если работаете в одиночку, распишите свои задачи: «консультирую клиентов», «сдаю отчетность», «банк, касса» и так далее. Если уже есть штат, укажите задачи сотрудников. Советуем изобразить структуру команды в виде схемы: например, создайте ментальную карту (mind map) с помощью специального онлайн‑сервиса или нарисуйте похожее «дерево» от руки.
Пример распределения задач по сотрудникам
Выделите задачи для нового сотрудника
Когда распишете все задачи, станет понятно, сколько сотрудников нужно и какой функционал вы им передаете. Возможно, задач будет так много, что потребуется несколько сотрудников. Или, наоборот, хватит и одного на неполный рабочий день. Это важно, потому что от количества работников и типа их занятости зависит расчет зарплат. А четко обозначив функции нового сотрудника, вы поймете, сколько и за какой результат ему платить.
Некоторые бухгалтеры при составлении вакансии опираются не на конкретные задачи, а на название должности. Например, ищут ассистента бухгалтера или менеджера, но не могут определить, что именно им надо делать в рамках должности. В результате сотрудники не полностью загружены и часто ждут список задач на день.
На самом деле не важно, как будет называться должность. Важнее понять, чем именно должен заниматься новый сотрудник, какой результат от его работы вы ждете.
Как рассчитать размер зарплаты нового сотрудника
Правильно рассчитать уровень заработной платы для сотрудников помогут следующие шаги:
- Проверьте, сколько стоит сотрудник с его компетенциями на рынке вакансий. У бухгалтеров в крупных городах зарплата больше. Например, по данным ГородРабот.ру, средняя зарплата бухгалтера в Москве за 2023 год — 76 963 рублей. Но вы всегда можете нанять специалиста из другого города и работать с ним дистанционно. Так можно сэкономить на зарплате. Например, если наймете бухгалтера из Костромы, где ему обычно платят 35–40 тыс. рублей, и предложите ставку чуть выше — 45 тыс. рублей, — это будет выгодно вам обоим.
- Определите загрузку сотрудника по часам для каждого клиента. Нужно, чтобы у вас была прозрачная схема, которая понятна вам и команде. Сотрудник получает оплату за работу с клиентом в определенном размере за заранее согласованный объем задач. Если вы платите сотруднику за его задачи больше, чем за них платит клиент, значит, установили слишком низкую цену за услугу. Или сотрудник делает для клиента больше, чем требуется: выполняет дополнительные действия по его просьбе, тратит на консультации больше времени, чем положено. Это, конечно, похвально, но вам из-за этого приходится оплачивать лишнюю работу из своей прибыли. Чтобы не понести убытки, надо четко оговорить с сотрудником круг его задач и наладить ценообразование для клиентов.
Как найти компетентного и самостоятельного бухгалтера: 5 шагов
Вы определились, какие задачи будет выполнять новый сотрудник и сколько ему платить. Теперь надо выбрать подходящего кандидата на должность. Обычно предприниматели хотят найти самостоятельного бухгалтера, который не будет бегать к наставнику с каждой цифрой. Ирина Морозова выделяет 5 шагов для поиска компетентного специалиста.
Шаг 1 — составить понятное описание вакансии
Вакансию нужно создавать на основе тех задач, которые вы ранее выделили для нового сотрудника. Так соискателю будет легче определить, соответствуют ли его навыки этой работе и стоит ли отправлять резюме. Если в вакансии не будет понятно, чем должен заниматься сотрудник, могут быть нерелевантные отклики и вы потеряете время на безрезультатные собеседования.
Примеры задач для вакансии
Сдавать декларации по НДС по 4 компаниям
Проводить расчет зарплат по 5 компаниям (общее количество сотрудников — до 40 человек)
Вести бухгалтерский учет
Работать с клиентами
Как только вы внесли в вакансию все задачи, можно добавить остальное: условия работы, размер зарплаты и занятость.
Шаг 2 — разместить вакансию
Для поиска бухгалтера подойдут источники:
- Онлайн‑школы для бухгалтеров. Можно разместить вакансию среди выпускников онлайн‑школ. Как правило, это бухгалтеры с повышенной мотивацией, которым интересно работать. Плюс повышение квалификации в процессе обучения дает дополнительную уверенность в его компетенциях.
- Площадки вакансий. Берут плату за размещение вакансии (в среднем, около 1 000 ₽ за одно объявление). Дальше мы расскажем, как провести качественный отбор кандидатов на должность и потратить минимум усилий.
Шаг 3 — исключить невнимательных соискателей
Некоторые работодатели оставляют в вакансии легкое задание на внимательность. Оно помогает сразу исключить соискателей, которые не изучают вакансии и откликаются на все подряд. Пример:
Если человек его выполнил, значит — полностью изучил вакансию, соотнес свои навыки с вашими требованиями и готов к работе. Всех, кто не выполнил задание, можно исключать — они читали вакансию бегло. Возможно, массово рассылали резюме. Это должно насторожить: такие сотрудники могут не вникать в суть задачи, игнорировать детали.
Шаг 4 — исключить ленивых и некомпетентных соискателей
Если предыдущее задание выполнило много соискателей, не нужно у каждого просматривать резюме и приглашать на собеседование — это займет много времени. Можно еще больше сузить круг поиска: предложите кандидатам заполнить анкету. В ней напишите несколько вопросов, которые помогут определить уровень их компетентности.
Анкета может состоять из 2 частей:
- Общие вопросы: указать имя, контакты и прочее.
- Профессиональные вопросы, например:
- С какими бухгалтерскими программами вы знакомы? Оцените свое умение ими пользоваться по шкале от 1 до 10.
- Расскажите, как вы организуете свою работу, чтобы сдавать отчетность в срок.
Такая анкета поможет еще до собеседования проверить, есть ли у потенциального сотрудника необходимые навыки.
Шаг 5 — изучить резюме и провести собеседование
Теперь можно изучать резюме у тех, кто, по вашему мнению, справился с тестированием. Если оно вас устраивает, приглашайте на собеседование.
В ходе собеседования задайте человеку вопросы на проверку soft skills — дополнительных навыков, которые помогают в бизнесе. Так вы проверите, умеет ли он решать конфликтные ситуации и вести переговоры. Может ли планировать работу и правильно распределять рабочее время. В таблице покажем примеры вопросов.
| Soft skill | Вопрос |
|---|---|
| Умение работать в команде и договариваться | Ваш коллега не выполняет свою часть работы, от этого у вас горят сроки. Как вы поступите? |
| Гибкость, умение подстраиваться под обстоятельства | Происходит что‑то незапланированное. Как вы поменяете свое расписание? |
| Умение распределять рабочее время | Руководитель поставил вам большую задачу под конец дня. Как вы поступите? |
| Умение организовать работу | Вам нужно сдавать отчетность по 5 компаниям. Две из них занимаются доставкой продуктов, а остальные три — продают недвижимость. Как вы организуете сдачу отчетности? |
Важно учитывать, что человек может переживать, когда находится в незнакомой обстановке. Даже если он знает ответы на ваши вопросы, ему может быть трудно их сформулировать из‑за волнения. Помогите ему выстроить ответ с помощью наводящих вопросов.
Далее послушайте, как человек размышляет. Чем логичнее он построит цепочку действий, тем больше вам подходит кандидат.
Вопрос
Вам нужно сдавать отчетность по 5 компаниям. Две из них занимаются доставкой продуктов, а остальные три — продают недвижимость. Как вы организуете сдачу отчетности?
Пример хорошего ответа
Сначала надо посмотреть, на какой системе налогообложения находятся эти компании. Если все они на УСН, то можно действовать по одному регламенту сдачи отчетности: сдать уведомления на авансы по УСН, если компании платят налог в составе ЕНП, подготовить отчеты по НДФЛ и так далее. Если какая‑то компания работает на ОСНО, по ней надо работать отдельно — от нее требуют больше отчетов.
Вопросы должны соответствовать задачам, которые будет выполнять сотрудник. Пример выше подходит, если нанимаете главного бухгалтера: он должен уметь строить пошаговый план действий.
Если нанимаете рядового бухгалтера, который должен работать, например, только с участком «банк — клиент», не нужно задавать ему сложные организационные вопросы. Чтобы выполнять задачи, ему достаточно знать нюансы работы с банками, соблюдать регламенты и укладываться в сроки.
Как сделать работу сотрудника эффективной
Организовать тестовый период по чек‑листу
Когда вы провели собеседования с соискателями и выбрали сотрудника, нужно организовать ему тестовый период работы
Часто предприниматели сразу дают новому сотруднику весь объем задач и смотрят, как он с ними справляется. При этом не обозначают границы испытательного срока и критерии оценки работы. В результате трудно определить, прошел сотрудник испытание или нет, его работу оценивают субъективно. Он допускает много ошибок, но руководитель дает еще один шанс проявить себя, а потом еще один. В итоге испытательный срок долго не заканчивается, а руководитель впустую тратит время на неподходящего сотрудника.
На самом деле можно оценить сотрудника в первые 2 недели. Для этого дайте ему на этот срок чек‑лист с задачами, ожидаемыми результатами и критериями оценки. Так сотрудник будет понимать требования к работе и сможет оценивать себя самостоятельно. Если результаты будут низкими, а сотрудник будет совершать одни и те же ошибки, вы легко объясните причину увольнения — все зафиксировано в чек‑листе.
Пример оформления задач в чек‑листе:
| Задача | Какой результат должен быть | Критерии оценки результата | Статус задачи | Ошибки |
|---|---|---|---|---|
| Внести первичную документацию за сентябрь в СБИС по счету 10 | Данные введены в СБИС по счету 10 за сентябрь. Собраны оригиналы корректных первичных документов | Первичные документы проверены на наличие ошибок. Данные корректно введены в СБИС (верные субсчета, субконто, проводки) | Сделано | Перепутана ссылка на договор |
Отдать сотруднику ответственность за его работу
Предприниматели хотят видеть в команде самостоятельных сотрудников, которые готовы отвечать за результаты своей работы. Но боятся отдать им ответственность, поэтому сами принимают все решения и перепроверяют каждый отчет. Из‑за этого они не могут найти время на развитие бизнеса и испытывают постоянный стресс.
Некоторым работникам удобно существовать в таких условиях: они спокойно получают зарплату и знают, что руководитель сам решит все проблемы и исправит ошибки. Но есть амбициозные сотрудники, которые хотят развиваться как профессионалы. Если руководитель не дает им самостоятельно находить пути решения и проявлять себя, они уйдут в другую компанию.
Мы не говорим, что нужно отпустить сотрудников в свободное плавание. Надо создать такую систему контроля, которая не будет лишать работников самостоятельности, но даст вам уверенность в результатах работы команды. Для этого можно:
- Внедрить регулярные планирования работы на неделю/месяц/квартал. Проводить созвоны с командой, во время которых будете согласовывать планы работ.
- Создать чек‑листы и регламенты, на которые сотрудники будут опираться при выполнении задач.
- Проводить аудиты перед сдачей квартальной и годовой отчетности.
Если не хотите самостоятельно проводить аудиты, следить за сроками и корректностью отчетов, можно использовать автоматические системы учета. Например, в Saby Buhta можно делать автоматические проверки отчетности по каждому клиенту и отслеживать работу сотрудников, которые за них отвечают. Специально настроенный календарь будет напоминать им вовремя готовить каждый отчет, а встроенные алгоритмы помогут быстро и правильно его заполнить. Чтобы согласовать отчет с клиентом, достаточно подписать электронной подписью.
Еще больше информации смотрите в нашем вебинаре «Как бухгалтеру на аутсорсе собрать команду».
