Правила и образцы заполнения книги учета доходов и расходов (КУДиР)
Предприниматели на УСН, ЕСХН и ОСНО должны вести книгу учета доходов и расходов (КУДиР). Такая же обязанность есть и у компаний на УСН. Предприниматели на ПСН ведут книгу учета доходов (КУД). Рассказываем, как заполнить книгу учета в зависимости от системы налогообложения, а также приводим образцы возможных формулировок для заполнения этого налогового регистра.
Что вы узнаете
- Что такое КУДиР
- Общие правила оформления и ведения КУДиР
- Как заполнить КУДиР для компаний и ИП на УСН «Доходы»
- Как заполнить КУДиР для компаний и ИП на УСН «Доходы минус расходы»
- Книга учета доходов для ИП на патенте
- Книга учета доходов и расходов для ИП на ЕСХН
- Как заполнить КУДиР для ИП на ОСНО
- Как исправить ошибки в книге учета
Что такое КУДиР
КУДиР — это книга доходов и расходов, которую ведут все предприниматели и компании на УСН, а также предприниматели на других налоговых режимах. Это основной и обязательный налоговый регистр на таких системах налогообложения (СНО). Причем на патенте не предусмотрено учитывать расходы в указанном регистре, поэтому у книги сокращенное название — КУД (книга учета доходов).
Зачем нужна книга и кто обязан вести ее, рассказали в таблице.
| Налоговый режим | Зачем нужна | Кто ведет книгу |
|---|---|---|
| УСН | По данным КУДиР рассчитывается единый налог (авансовые платежи) по УСН, заполняется декларация по УСН | ИП и компании (п. 1 Порядка заполнения КУДиР) |
| ПСН | Книга учета доходов позволяет контролировать уровень реально полученных доходов: разрешенный лимит на патентной системе налогообложения — 60 млн ₽ в год. Когда ИП совмещает патент и УСН, с лимитом сравнивают доходы из книг по обеим системам. Подробно об этом рассказали тут | Только ИП. Компании не вправе работать по патенту |
| ЕСХН | По данным КУДиР рассчитывается налог (авансовый платеж) по ЕСХН, заполняется декларация по ЕСХН | Только ИП (п. 1 Порядка заполнения КУДиР) |
| ОСНО | По данным КУДиР рассчитывается налог на доходы физлиц (авансовые платежи) ИП на ОСНО, заполняется декларация по форме 3-НДФЛ по бизнес-доходам | Только ИП (Порядок учета доходов и расходов и хозяйственных операций для ИП) |
Общие правила оформления и ведения КУДиР
Частый вопрос: как правильно вести КУДиР?
Открывайте книгу на каждый год в единственном экземпляре. На ПСН можете вести общую книгу (на несколько патентов) или оформлять отдельную по каждому.
Заполняйте книгу учета на основании первички. Суммы заносите в хронологическом порядке кассовым методом: доходы — по мере поступления денежных средств, расходы — по мере фактической оплаты трат. Только ИП на ОСНО может выбирать метод учета: кассовый или начисления. При кассовом методе для списания расходов могут быть предусмотрены дополнительные требования в НК РФ. Например, списать стоимость покупных товаров на доходно‑расходной упрощенке разрешается только после дальнейшей реализации таких товаров покупателю. Когда упрощенец вносит поставщику предоплату за товары, расходы у такого упрощенца еще не возникают и в КУДиР не попадают.
Не включайте в книгу учета доходы, которые не подпадают под налогообложение. Например, личные сбережения ИП, которые он внес на развитие бизнеса.
Ведите книгу учета на бумаге или электронно. Книгу, которую вели в электронном виде, надо распечатать:
- на УСН, ЕСХН, ОСН — в конце года;
- на ПСН — после того, как закончился срок действия патента.
В распечатанном варианте прошнуруйте и пронумеруйте страницы. На последней укажите количество страниц. Заверьте книгу подписью руководителя (ИП). Если есть печать — поставьте ее.
Если решили вести книгу на бумаге, прошнуруйте и пронумеруйте ее сразу перед началом работы. А если это книга ИП на ОСНО, дополнительно сразу заверьте в налоговой (п. 8 Порядка). Электронный вариант книги ИП‑общережимника заверяйте в ИФНС после того, как распечатаете. Срок для заверения такой книги — 30 апреля по итогам отчетного года (вместе с декларацией 3‑НДФЛ).
Формы КУДиР
Формы книг учета по трем популярным налоговым системам: УСН, ПСН и ЕСХН — утверждены одним приказом ФНС (от 07.11.2023 № ЕА‑7‑3/816@). Причем это новые формы, которые действуют с 2024 года. Форма КУДиР для ИП на общей налоговой системе утверждена отдельно, и эту форму не обновляли. При необходимости ИП‑общережимник может согласовать с ФНС и применять свою форму, взяв за основу типовой бланк. Такое решение может быть актуально, если в бизнесе есть специфика. Или ИП освобожден от НДС и хочет оставить в книге только нужные показатели без НДС, а лишние — убрать (абз. 3 п. 7 Порядка).
На титульном листе книг по спецрежимам может вызвать вопрос поле «код по ОКПО». Это индивидуальный код компании (ИП), который присваивает Росстат и автоматически включает в Общероссийский классификатор предприятий и организаций (см. Положение об ОКПО). Если вы утеряли свой код, узнайте его по ИНН на сайте Росстата.
Как оперативно заполнить книгу учета
В Saby (СБИС) книгу учета на популярных спецрежимах можно заполнить по данным учета, если ведете учет в программе. Или по данным ОФД либо вручную, если ведете учет в сторонней программе, а отчетность сдаете через СБИС. Чтобы заполнить книгу в программе, достаточно сделать пару кликов.
Хотите заполнять книги по данным учета?
Хотите заполнять по данным ОФД или вручную?
| Налоговый режим | Полезные ссылки для работы с книгами учета за 2024 год | Нужно ли заверять книгу в ФНС |
|---|---|---|
| УСН | (приложения № 2 и 5 к Приказу ФНС от 07.11.2023 № ЕА‑7‑3/816@) Заполнение в Saby (СБИС) автоматически по данным учета либо по данным касс (ОФД) или вручную | Нет |
| ПСН | (приложения № 3 и 6 к Приказу ФНС от 07.11.2023 № ЕА‑7‑3/816@) Заполнение в Saby (СБИС) автоматически по данным учета либо по данным касс (ОФД) или вручную | Нет |
| ЕСХН | (приложения № 1 и 4 к Приказу ФНС от 07.11.2023 № ЕА‑7‑3/816@) Заполнение в Saby (СБИС) автоматически по данным учета или вручную | Нет. Причем правило применяется с книги учета за 2024 год и далее |
| ОСНО | (Приказ Минфина № 86н, МНС № БГ-3-04/430 от 13.08.2002) Заполнение в Saby (СБИС) автоматически по данным учета, кроме пары разделов, которые заполняются вручную | Нужно (п. 8 Порядка) |
Пример формирования КУДиР в Saby (СБИС)
Насколько подробно указывать содержание операции в КУДиР
В содержании операции пропишите то же самое, что указано в первичном документе. Например, кассовом ордере или банковской выписке. Допустим, если отражаете в книге доходы от реализации услуг, может быть такая формулировка: оплата от ООО «Мир» по счету от 12.04.2024 № 259. Пример формулировки по внереализационному доходу: начисление процентов на остаток по счету по договору о банковском обслуживании от 13.05.2020 № 528‑14/2020‑ДО.
Если в КУДиР указать содержание операции, которое не соответствует первичному документу, то ФНС при проверке может оштрафовать по ст. 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета. Аналогичный штраф, если не указать содержание операции вообще.
Как хранить КУДиР
Общий минимальный срок хранения документов налогового учета — 5 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Специальный срок власти предусмотрели для КУДиР ИП на ОСНО — 4 года (п. 48 Порядка).
Если списывали убытки (на УСН «Доходы минус расходы»), то срок увеличивается: книгу за соответствующие прошлые годы храните в течение всех лет списания убытков и еще 5 лет.
Как заполнить КУДиР для компаний и ИП на УСН «Доходы»
В 2024 году упрощенцы с объектом «Доходы» по общему правилу заполняют книгу учета в таком составе: титульник и первый раздел, куда заносятся доходы. Компании и ИП, которые торгуют в Москве, дополнительно заполняют раздел IV — по торговому сбору (см. ставки платежа с 2024 года). Упрощенцы из других регионов ставят прочерки в табличной части 4 раздела или оставляют таблицу пустой.
Образец заполнения титульного листа КУДиР ИП на УСН «Доходы»
Образец раздела I с отражением доходов по разным операциям
Saby (СБИС) рассчитает налог (авансовый платеж) на УСН «Доходы» и уменьшит его на доступный налоговый вычет. Вы всегда можете проверить, какие данные попали в расчет и в книгу учета. Перевести в бюджет полученную сумму к уплате можно прямо из программы.
Вести КУДиР на УСН Доходы в Saby (СБИС)
Бесплатно 14 дней
Как заполнить КУДиР для компаний и ИП на УСН «Доходы минус расходы»
«Доходно‑расходные» упрощенцы заполняют титульный лист книги учета так же, как и упрощенцы с объектом налогообложения «Доходы». Только в поле «Объект налогообложения» указывают свой вариант: «Доходы, уменьшенные на величину расходов».
В разделе I книги указывают доходы так же, как и упрощенцы с объектом «Доходы». Расходы — согласно закрытому перечню трат из ст. 346.16 НК РФ. Например, это может быть оплата поставщику за сырье и материалы, банку — за банковское обслуживание; выплата зарплаты работникам. Пример формулировок по популярным расходам привели в образце.
Раздел II заполняют только те компании и ИП, которые построили, дооборудовали, реконструировали, модернизировали основные средства (ОС) и купили или сами создали нематериальные активы (НМА). Если в течение года не было таких затрат, в табличной части поставьте прочерки или оставьте раздел II пустым.
Раздел III заполняют только те компании и предприниматели, у которых хотя бы в одном из прошлых 10 лет был убыток (п. 7 ст. 346.18 НК РФ).
Образец заполнения титульного листа КУДиР ИП на УСН «Доходы минус расходы»
Образец раздела I с отражением доходов и расходов по разным операциям
Saby (СБИС) рассчитает налог (авансовый платеж) на УСН «Доходы минус расходы». При этом автоматически учтет расходы, которые соответствуют требованиям закона. Вы всегда можете проверить, какие суммы попали в расчет и в книгу учета. Уплатить рассчитанный налог можно прямо из программы.
Вести КУДиР на УСН Доходы ‑ Расходы в Saby (СБИС)
Бесплатно 14 дней
Книга учета доходов для ИП на патенте
Книгу учета доходов на патенте формируйте по каждому патенту. Если патентов несколько и вы ведете общую книгу (закон это не запрещает), заполняйте ее так, чтобы было понятно, по какому патенту данные.
Вносите в книгу только те доходы, которые относятся к деятельности на ПСН. Остальные суммы включите в книгу учета по той системе, с которой совмещаете патентный режим.
В программе Saby (СБИС) — полный функционал для работы с патентами ИП. Можно: подать заявление на получение патента ➡️ уменьшить стоимость патента на страховые взносы ➡️ оплатить патент ➡️ сформировать книгу ИП на патенте ➡️ продлить патент.
Вести книгу на ПСН в Saby (СБИС)
Бесплатно 14 дней
Книга учета доходов и расходов для ИП на ЕСХН
Как и на упрощенке, основной раздел в Книге ИП на ЕСХН — это раздел I «Доходы и расходы». Только заполняется он не поквартально, а за I и за II полугодие. Дело в том, что на сельхозналоге платится только один авансовый платеж: по итогам 6 месяцев, в отличие от УСН, где авансовые платежи — ежеквартальные.
Предприниматели, у которых в течение года были затраты на основные средства и НМА, заполняют также раздел II.
Когда в книгу учета заносите расходы, помните, что на ЕСХН — закрытый перечень трат, которые можно учесть при расчете налога (п. 2 ст. 346.5 НК РФ). Он напоминает список на УСН, но есть отличия. Подробно про нюансы работы на ЕСХН и расчете сельхозналога рассказали в другой статье.
Если ведете учет в Saby (СБИС), программа автоматически учтет расходы, которые соответствуют требованиям закона. При необходимости электронную книгу учета можно отредактировать за пару кликов.
Вести КУДиР на ЕСХН в Saby (СБИС)
Бесплатно 14 дней
Как заполнить КУДиР для ИП на ОСНО
В книге учета ИП на ОСНО разделов больше, чем в спецрежимных книгах. Причем доходы и расходы нужно заносить раздельно по видам бизнеса.
Титульный лист. Заполните на нем информацию об ИП и налоговой, где зарегистрирован предприниматель. Укажите реквизиты свидетельства о регистрации ИП, а также банковского счета. Поставьте дату и подпись ИП.
Раздел I. Состоит из нескольких таблиц для доходов и расходов. Причем таблицы представлены в 2 вариантах. Первый вариант для тех, кто работает с НДС, второй — для тех, кто без НДС.
Раздел VI. В нем ИП на общем режиме определяют налоговую базу по всему бизнесу.
Разделы II–IV. Отразите в них информацию по основным средствам и НМА, которые ИП использует в бизнесе. Например, это могут быть автомобили, станки, программное обеспечение, товарные знаки.
Saby (СБИС) поможет рассчитать НДФЛ ИП на ОСНО и заполнить книгу учета доходов и расходов.
Вести книгу на ОСНО в Saby (СБИС)
Бесплатно 14 дней
Как исправить ошибки в книге учета
Если в книге учета ошибка, подготовьте обоснование для корректировки: первичные документы, бухгалтерскую справку. В бумажной (распечатанной) книге зачеркните неверное значение и напишите правильное. Рядом сделайте надпись «Исправлено верно». Исправление заверьте подписью ответственного работника компании (ИП) с указанием даты и печати (у ИП — при ее наличии). Пока электронная книга не распечатана, редактируйте данные только в программе.
Исправить ошибки в учете помогут наши статьи:
Корректировка уведомления по ЕНП
Формировать книги учета без ошибок поможет Saby (СБИС). После того как сформировали книгу в программе, можете запустить автопроверку заполнения. Система предупредит, если есть ошибки. Когда нужна книга за 2023 год или более ранний период, система сформирует документ на том бланке, который был актуален в соответствующем году. Не придется самостоятельно искать актуальную форму, выверять реквизиты документа и состав показателей.
Попробовать Saby (СБИС) Бухгалтерию
Бесплатно 14 дней
Видеоматериалы по теме
