5 отчетов для управления рестораном
Опасная ловушка для ресторатора — думать, что всю работу с цифрами можно делегировать бухгалтеру, а самому в них не вникать. И опасность в том, что вроде всё работает, но в процессах и финансах — хаос: непонятно, сколько заведение реально зарабатывает и куда движется.
Разбираем на примере 5 базовых отчетов, какие показатели ресторана помогут упорядочить хаос и не терять деньги.
Эта статья для тех, кто только начинает разбираться с рентабельностью ресторана. В ней говорим о ключевых метриках и инструментах — их проще всего конвертировать в управленческие решения.
Все отчеты в статье — из программы для автоматизации ресторанного бизнеса Saby (СБИС) Presto. Но подходы к аналитике и рекомендации актуальны, даже если работаете в другой системе автоматизации.
Что в статье
Зачем управленцу цифры и почему бухгалтерские отчеты не спасут
В ресторанной индустрии всё вкусно, гостеприимно, креативно. Это красивый фасад, которым многие очаровываются. На самом деле за ним — сложный бизнес, поэтому любой ресторатор — в первую очередь управленец, которому важно даже креатив привязывать к цифрам. Для этого приходится погружаться в отчеты: только так можно четко понимать, что происходит в заведении и куда оно движется в финансовом плане.
Бухгалтерский и управленческий учет ресторана — принципиально разные вещи, поэтому переложить работу с цифрами на бухгалтера не получится. Бухгалтер готовит строго регламентированные отчеты для госорганов — это внешняя история. Задачи управленца она не решает. Ему нужны инструменты, чтобы принимать бизнес-решения внутри: настраивать и контролировать процессы, наращивать прибыль и объемы.
💰 Управленческий учет в ресторане — это не про абстрактные цифры в таблицах. Это про деньги, которые владелец вложил или привлек в собственный бизнес. Отчеты для управляющего рестораном помогают понять, что приносит деньги, а что — нет, и дают ответы на фундаментальные вопросы: сколько чистой прибыли мы получаем, отбиваются ли инвестиции или мы работаем в минус, соответствует ли концепция среднему чеку.
Как работать с любым аналитическим отчетом
Программы автоматизации упростили подготовку управленческих отчетов: их можно строить по клику, без сложных формул и таблиц. А, например, в Presto даже кликать не придется — важные показатели выводятся прямо на главный экран и обновляются в реальном времени. Но сформировать отчет — это только начало: с цифрами важно работать, просто мониторить их нет большого смысла.
⚙️ Работать с цифрами — значит смотреть на динамику и индикаторы. Допустим, мы заходим в систему и видим, что в понедельник выручка была 19 000 ₽. Это хорошо или плохо? Как оценивать? Смотрим на динамику: если у нас средняя выручка по понедельникам 21 000 ₽, значит, немного не дотянули. А если обычно мы в начале недели зарабатываем 10 000 ₽, то на этом фоне 19 000 ₽ — крутой результат, сотрудники отлично поработали. Средняя выручка за понедельник и есть наш индикатор — от него мы отталкиваемся при анализе.
📈 Индикаторы важно не держать в голове, а зашивать в бизнес‑план. Это главный документ для управленца, в нем зафиксировано, к каким финансовым результатам и как мы планируем прийти. Если бизнес‑план, с которым мы открывали заведение, реализован, прорабатываем для себя новые цели на базе прошлого года: например, повышаем в следующем году планку выручки на 15%. Так постепенно наращиваем объемы. Просто цифры в вакууме без опоры на индикаторы и целевые показатели в этом не помогут.
Аналитика продаж
Аналитика продаж — это мастхев и главный аналитический отчет для управляющего рестораном. Он показывает, сколько заведение заработало за конкретный период, какие позиции заходили гостям и кто из персонала активнее всего продавал.
🤔 Зачем строить. Чтобы видеть четкую финансовую картину в динамике. Цель любого заведения — зарабатывать. Если мы не знаем, какие у нас цифры каждый месяц, то не можем отследить, что происходит: мы растем, теряем деньги или топчемся на месте. Особенно это важно, когда кафе или ресторан только открылись. В первые 2-3 месяца прибыль может держаться плюс-минус на одном уровне. Но если сумма не меняется дольше, это сигнал о проблеме.
📊 Почему выручка зависает на одном уровне
Глобальных причин стагнации две.
Первая — заведение «выгребло» всю аудиторию, которая есть на рынке. Допустим, мы открыли кофейню в закрытом дворе и полгода зарабатываем по 70 000 ₽ в месяц. Скорее всего, те, кого мы планировали привлечь, уже и так к нам ходят. Чтобы выходить на бóльшие обороты, нам придется расширять целевую аудиторию: например, открывать в соседнем районе дарк-китчен, увеличивать зону доставки или пересобирать меню: добавлять пиццу, паназиатскую кухню или блюда другого ценового сегмента.
Вторая — что-то не так с концепцией или внутренними процессами. Может быть, не продумали позиционирование — открыли премиум-ресторан в промзоне, там просто нет нужной целевой аудитории. Или неправильно завели технологические карты: вместо граммов списываются килограммы. Или закупаем много продуктов, но не успеваем использовать, и они портятся. Или у поставщиков резко выросли цены и съели потенциальную прибыль. Или плохо работает персонал: например, не допродает десерты к кофе или не предлагает попробовать сезонные новинки. Чтобы выявить конкретную проблему и найти решение, придется детальнее погружаться в отчеты.
📋 Как работать с отчетом. В первые год-два заведение работает по бизнес-плану. В какой-то момент план «заканчивается»: кафе или ресторан окупается. Это не повод действовать по наитию. Наоборот, условно через год мы уже знаем свой рынок и аудиторию, понимаем, что можем расширить ассортимент или привлечь новый сегмент гостей. Эти цели тоже важно привязывать к цифрам — составлять план на следующий год.
🧮 Планируем продажи на месяц и день
В январе 2024 года мы заработали 50 000 ₽. Цены на продукты растут, нам тоже предстоит переоценить блюда, поэтому в январе 2025 сумма должна быть минимум на 15% больше. Также мы планируем в новогодние праздники провести несколько мероприятий для гостей и продумываем программу, это еще +15% к выручке. Значит, будем ориентироваться на 65 000–70 000 ₽ — столько мы должны сделать за январь 2025. К этой сумме мы привяжем планы официантов, чтобы им тоже было к чему стремиться.
Планы продаж можно формировать не только на месяц, но и конкретнее — по дням. Например, в феврале, марте и апреле понедельники у нас провальные: в среднем мы зарабатываем 15 000 ₽. Значит, в следующем году бессмысленно требовать от персонала принести 27 000 ₽, а вот 17 250 ₽ — более реалистичная цифра.
Также статистику продаж надо отслеживать по итогам любых мотивационных программ для персонала и маркетинговых акций. Например, провели конкурс среди официантов, кто продаст больше дополнительных десертов, — отследили, как это отразилось на продажах и на сколько вырос средний чек. Запустили акцию «бокал вина в подарок при покупке стейка» — тоже смотрим, как это повлияло на общую динамику.
⏰ Как часто строить. Ежедневно — если в заведении есть план продаж; еженедельно — если плана нет, точка небольшая, а у владельца нет возможности глубоко погружаться процессы.
Как аналитика продаж выглядит в Presto. Главная информация — в отчете о выручке. В него автоматически подтягиваются цифры не только за конкретный промежуток времени, но и за аналогичный прошлый период: день, месяц, квартал, полугодие или год. Например, если смотрим данные за август 2024, то здесь же видим показатели за август 2023. Если период еще не завершен, программа спрогнозирует выручку на базе предыдущих данных.
Отчет показывает выручку, количество выбитых чеков, сумму возвратов и детализацию по типам оплаты: наличными, банковской картой, в счет зарплаты. И всё это в разрезе точек продаж. Чтобы посмотреть детальную информацию по конкретному заведению, можно «провалиться» в подотчет и увидеть выручку, например, по часам. Так мы поймем, в какое время у нас пиковые загрузки и надо выводить больше сотрудников, а в какие часы продажи стоит стимулировать акциями.
👉 Инструкция: как построить отчет о выручке в Presto
Контроль наценки
На рентабельность заведения напрямую влияют связанные друг с другом показатели: себестоимость, наценка и фудкост. Чем ниже наценка и выше фудкост конкретного блюда, тем меньше кафе или ресторан зарабатывает. Отчет «Контроль наценки» показывает, как соотносятся эти три параметра.
🤔 Зачем строить. Чтобы контролировать отпускные цены: они должны быть выгодны заведению и адекватны рынку. С помощью отчета можно вовремя заметить отрицательную динамику и скорректировать ее, чтобы не уйти в минус.
📋 Как работать с отчетом. Чаще всего рестораторы ориентируются именно на фудкост. Для этого изначально закладывают определенный процент, превышать который фудкост не может. Цифры у разных управленцев отличаются: кто-то закладывает 40%, кто-то — 35%, кто-то держит его на уровне 30%. Во всех ресторанах, где я работала, максимумом для любого блюда были 30%. Такой фудкост гарантирует хорошую наценку, поэтому с ним заведение точно зарабатывает.
Если мы видим, что на прошлой неделе фудкост салата составлял 25%, а на этой — уже 29%, то надо разбираться в причинах. Возможно, у него просели продажи или мы закупили продукты у другого поставщика по космическим ценам. Когда поймем, в чем проблема, сможем принять взвешенное решение: найти нового поставщика или договориться о скидке со старым, уменьшить выход блюда, заменить ингредиенты, например использовать вместо оливкового масла растительное; поднять цену или вообще убрать позицию из меню.
Мы в Seasons Group закладываем фудкост 35% и постоянно контролируем этот показатель. Если процент повышается, принимаем меры: пересобираем блюдо, временно выводим несезонные позиции или переоцениваем меню. Переоценка — самая простая, но все-таки крайняя мера, потому что заведению важно оставаться доступным для гостей.
Дмитрий Акулов, сооснователь группы компаний Seasons Group
📖 Читать статью о фудкосте и других болевых факторах, из-за которых ресторан теряет прибыль
⏰ Как часто строить. Ежедневно или еженедельно — в связке с аналитикой продаж.
Как контроль наценки выглядит в Presto. Программа мониторит изменение закупочных цен у поставщиков и формирует наглядный отчет. В нем сразу видно, что происходит с показателями каждого блюда в разрезе полуфабрикатов и ингредиентов: себестоимостью, наценкой и фудкостом. Если наценка увеличилась, система подсвечивает блюдо зеленым, если уменьшилась — красным.
👉 Инструкция: как построить отчет «Контроль наценки» в Presto
Мы всё время мониторим фудкост. Это помогает изначально формировать цены на блюда, которые мы только собираемся предложить нашим гостям. Также мы это делаем в процессе работы, если поставщик вдруг изменил цену на определенный продукт. Мы можем очень быстро принять решение и найти другого поставщика, потому что, как правило, один продукт влияет не на одно блюдо, а сразу на ряд позиций. В нынешней экономической ситуации это помогает бизнесу держать руку на пульсе.
Кристина Муравьева, владелица сети заведений Local
ABC-анализ
АВС‑анализ помогает понять, какие блюда приносят больше всего прибыли, а с каких заведение ничего не зарабатывает. Для этого позиции меню оценивают по трем критериям: количеству продаж, выручке и наценке. В итоге каждое блюдо попадает в одну из трех групп:
| Группа | Что это означает |
|---|---|
| А — лидеры, топ продаж | Флагманы, которые формируют оборот. Делают самый большой вклад в прибыль — 80%, поэтому всегда должны быть в наличии. Когда попадают в стоп-лист, заведение недополучает прибыль |
| В — середнячки, промежуточные позиции | На них есть спрос, они «зарабатывают» 15% от всей прибыли. Это главные кандидаты на переход в группу А. Обычно их рентабельность легко повысить без больших затрат |
| С — аутсайдеры, невостребованные блюда | Слабое звено, на которое важно обратить внимание. На них приходится всего 5% прибыли. При этом заказ ингредиентов, логистика, хранение, списание и другие операции оттягивают на себя ресурсы заведения и увеличивают издержки |
🤔 Зачем строить. Чтобы формировать продающее меню. Плюс оптимально подключать АВС-анализ при работе с наценкой и фудкостом. Тогда мы не потратим впустую ресурсы, пытаясь снизить фудкост блюда, которое никто не заказывает. Например, мы увидели в отчете, что у оливье критично выросла доля себестоимости из-за колбасы. Прежде чем идти общаться с поставщиками, пробовать на выставке новые колбасы или просчитывать отпускную цену, строим АВС-отчет и смотрим, как часто берут салат. Если выяснится, что это блюдо-аутсайдер, одной головной болью меньше: можем не заморачиваться и просто вывести оливье из меню.
📋 Как работать с отчетом. Как анализировать меню по ABC-раскладке, подробно рассказываем в статье «Как ABC-анализ помогает ресторанам не терять прибыль». Разбираем, почему не все блюда стоит убирать, даже если их редко заказывают, и как быть, если позиция лидирует в доставке, но плохо продается в зале. Делимся маркетинговыми лайфхаками для продвижения середнячков.
⏰ Как часто строить. Ежемесячно или хотя бы ежеквартально. Ключевые ситуации, в которых поможет ABC-анализ, собрали в таблице:
| Когда формируем ABC-отчет | Для каких решений он поможет |
|---|---|
| При плановом обновлении меню | Вывести невостребованные позиции, заменить их новинками и продумать, как прогнать остатки продуктов |
| При плановой переоценке меню или резких скачках цен | Не поставить слишком высокую стоимость или убрать блюда, у которых маржа просела настолько, что их уже невыгодно продавать |
| При формировании комбонаборов | Увидеть высокомаржинальные и неходовые позиции. Если включить их в набор вместе с популярными блюдами, комбо станут привлекательными для покупателей и выгодными для заведения |
| Перед запуском акций | Подсветить позиции, которые стоит сделать акционными: чтобы дать гостям распробовать середнячков и подтянуть на них спрос или чтобы по максимуму распродать аутсайдеров, перед тем как выводить их из ассортимента |
Как ABC-анализ выглядит в Presto. Отчет можно сформировать прямо с главной страницы: просто задаем период, нажимаем «Построить» — и программа автоматически подтягивает информацию о прибыли, которую позиции принесли за выбранный период, количестве проданных порций и наценке. Рядом с цифрами — группы, в которые супы попадают по этим показателям. Это дает комплексную оценку каждой позиции, и мы видим рейтинг: от топовых блюд с высокой маржинальностью (AAA) к убыточным аутсайдерам (ССС).
👉 Инструкция: как построить АВС-отчет в Presto
Для контроля и составления меню мы используем АВС-анализ. Он помогает выявлять позиции, которые наиболее и наименее популярны у гостей. Если позиция популярна, мы выводим ее на рекламные носители. Позиции, которые по результатам анализа оказываются невостребованными, просто выводятся из меню, так как они нам не делают выручки.
Константин Ворох, управляющий викинг-баром «Раскол»
ABC‑анализ и еще 20+ отчетов в Presto
- Все важные показатели на главном экране и в мобильном приложении
- Грамотное управление финансами
- Умный контроль наценки
Потребности
Отчет «Потребности» показывает продукты, запасы которых пора пополнить. Например, картошки осталось меньше 10 кг — отчет напомнит вовремя дозаказать ее.
🤔 Зачем строить. Чтобы блюда не попадали в стоп-лист. Особенно это касается топовых позиций: когда на стопе бестселлеры, заведение теряет деньги.
📋 Как работать с отчетом. Для запасов можно самостоятельно указать минимальный порог, ориентируясь на специфику своего заведения. Если мы знаем, что в день у нас уходит 5-6 кг картошки, а заказы поставщик доставляет каждые три дня, критичным уровнем, ниже которого остаток не должен опускаться, будет 20 кг. Если планку не выставить, есть риск не сделать заказ вовремя и остаться без картошки. Чтобы не перезатаривать склад и всегда готовить только из свежих продуктов, можно выставить максимальный порог, больше которого нам заказывать не надо.
⏰ Как часто строить. Зависит от формата заведения и оборотов: небольшим точкам с компактным меню достаточно формировать отчет и дозаказывать позиции раз в неделю.
Как отчет «Потребности» выглядит в Presto. Программа сама анализирует продажи и остатки. Как только количество ниже минимального порога, продукты подсвечиваются в отчете красным. Система автоматически считает, что именно и в каком количестве нужно докупить, и прямо из отчета предлагает оформить заказ поставщику.
👉 Инструкция: как построить отчет «Потребности» в Presto
Опасные операции
Отчет помогает отслеживать махинации персонала. Самые популярные — возвраты, удаления блюд и переносы на другие столы, отмены счета, ручное изменение цены или скидки. Например, если сотрудники получают премии за продажи, то могут специально оформлять их, а потом отменять. Или аннулировать счета, чтобы постфактум провести продажу со скидкой, а разницу положить себе в карман. Или применять скидку для персонала либо скидку в честь дня рождения к заказам своих друзей. Даже если такие схемы регулярно проворачивают всего 1-2 сотрудника, заведение теряет крупные суммы.
🤔 Зачем строить. Чтобы контролировать работу персонала. Дополнительная фишка отчета в том, что он помогает разбираться в конфликтных ситуациях с гостями.
📋 Как работать с отчетом. Если система каждый день фиксирует 10+ подозрительных операций, нужно искать причины и выстраивать работу с персоналом: дообучать и прописывать регламенты. Например, если сотрудники будут знать, что после любой опасной операции придется писать объяснительную, то количество необоснованных отмен и возвратов уменьшится. Дополнительно важно проверить, правильно ли в системе настроены права доступа, чтобы опасные операции были доступны только менеджерам.
Чтобы выжать максимум пользы из отчета и решать с его помощью конфликтные ситуации с гостями, в заведении нужно подключить видеонаблюдение. Например, гость приходит и говорит: «Я был у вас вчера, и мне включили в счет, но не вынесли три блюда». По камерам можно посмотреть, как всё было на самом деле, и понять, как действовать дальше. Если блюда все-таки приносили, запись поможет и выстроить общение с гостем, и не устраивать зря «разбор полетов» официанту, который обслуживал столик. Если три блюда на самом деле «испарились», видео зафиксирует, что именно происходило.
⏰ Как часто строить. Если в системе автоматизации есть уведомления о подозрительных операциях, программа сама сообщит о них. Если уведомлений нет, формировать отчет нужно ежедневно.
Как отчет об опасных операциях выглядит в Presto. Операции для контроля гибко настраиваются. В журнале безопасности система фиксирует 30+ видов опасных действий и отправляет руководителю уведомления о них. К каждой операции привязывается видеозапись — можно сразу посмотреть, что конкретно делал сотрудник в этот момент.
👉 Инструкция: как построить отчет об опасных операциях в Presto
Для безопасности и контроля заведения мы подключили видеонаблюдение. Если возникает спорный момент, мы можем прямо по чеку найти запись и просмотреть ее. Например, недавно у сотрудницы украли телефон с барной стойки, и мы быстро смогли найти нужный фрагмент, где очень хорошо видно лицо вора.
Кроме ситуации в зале, я еще могу контролировать работу официантов онлайн. Например, прямо с телефона смотрю, что конкретно стоит на столе, а что пробито в системе. Так Presto помогает дисциплинировать моих сотрудников.
Артем Ганиев, совладелец ресторана морепродуктов Alaska в Москве
Автоматизируйте заведение c Presto
- Одна программа для всех задач: складской учет, госсистемы, продажи в зале и доставка
- Удаленный контроль всех точек продаж с умным видеонаблюдением
- Подходит для всех форматов общепита
Видеоматериалы по теме
