Онлайн-касса для розничной торговли

Что вы узнаете

• Кому не нужна онлайн-касса
• Как выбрать онлайн-кассу для розницы
• Какие есть варианты онлайн-кассы для розницы
• Как работать с онлайн-кассой
• Что будет за нарушение 54-ФЗ
• Частые вопросы

Кому не нужна онлайн-касса

От использования онлайн-кассы освобождены ИП и организации, которые продают:

• Мороженое в киосках.
• Печатные газеты и журналы в киосках. При условии, что доля газет и журналов составляет не менее 50% в товарообороте киоска, а учет выручки от продажи прессы и сопутствующих товаров ведут раздельно. Перечень сопутствующих товаров, утверждает местный орган исполнительной власти.
• Бахилы в розницу.
• В розлив воду, молоко, безалкогольные напитки.

Онлайн-касса не нужна, если торгуете в труднодоступной или отдаленной местности. Перечень таких местностей каждый регион утверждает отдельно. Но это не освобождает от выдачи документа, который подтверждает покупку. Он должен содержать обязательные реквизиты: наименование документа, порядковый номер, ФИО предпринимателя или наименование организации, СНО. Полный перечень наименований указан в п. 3 ст. 2 54‑ФЗ.

Если продаете подакцизный товар, онлайн-касса нужна всегда. К подакцизным товарам относится алкоголь, табак, лекарственные средства, автомобильный бензин, дизельное топливо.

Полный перечень ИП и организаций, которые могут торговать без онлайн-кассы, прописан в ст. 2 54‑ФЗ.

Как выбрать онлайн-кассу для розницы

Онлайн-кассы бывают трех видов:

1. Смарт-терминалы. Это онлайн-кассы с сенсорным экраном и встроенным принтером чеков. Они могут быть компактными и умещаться в руку, а могут быть размером с планшет. Также есть модели со встроенным эквайрингом — онлайн-касса и банковский терминал в одном аппарате. Такие смарт-терминалы подходят для курьеров или небольших торговых точек. Смарт-терминалы работают на Android.

2. Фискальные регистраторы. Это вид онлайн-кассы, у которой нет ни экрана, ни клавиатуры. Фискальный регистратор подключают к компьютеру или планшету для печати чеков. Есть модели, которые печатают чек из 10 позиций за пару секунд. Поэтому фискальные регистраторы выбирают для магазинов со средней и высокой проходимостью. Также фискальный регистратор подойдет, если сотрудник, который оформляет продажу, уже работает на компьютере. Например, проектирует мебель. На компьютер достаточно установить кассовую программу и подключить ФР — и кассовое место будет готово.

3. Автономные кассы. Это онлайн-кассы, которые уже теряют свою популярность. Они не подходят для работы с маркировкой и ЕГАИС, их сложно обновлять и добавлять в каталог новые позиции. Для дополнительных действий нужно знать сочетания клавиш — например, чтобы назначить скидку. Автономные кассы похожи на калькулятор: у них узкие одноцветные экраны и набор клавиш. Единственное преимущество автономок в том, что они могут работать на морозе до −20° С. Если вы не работаете в таких экстремальных условиях, рекомендуем купить смарт-терминал или фискальный регистратор.

Выбрать онлайн-кассу для розничной торговли помогут вопросы:

• Сколько продаж совершаете за час? Есть ли очередь в вашей торговой точке?
• Есть ли на прилавке место под кассу? Уместится ли там аппарат размером со смартфон или планшет?
• Есть ли у вас доставка?
• Продаете маркированный товар или алкоголь?
• Торгуете на улице?

Эти ситуации помогут определить подходящую модель: размер онлайн-кассы, скорость печати чеков, количество портов для дополнительного оборудования, которое нужно подключить к кассе, температура эксплуатации.

Какие есть варианты онлайн-кассы для розницы

Для торговой точки с низкой проходимостью — до 5 продаж за час

Для небольших магазинов без очередей не стоит тратиться на онлайн-кассу, которая займет половину прилавка. Выбирайте компактные модели смарт-терминалов с экраном 7 дюймов, это чуть больше размера смартфона. Подойдут смарт-терминалы Нева-01-Ф и ШТРИХ-СМАРТПОС-Ф. У моделей два полноразмерных USB-порта, но этого достаточно, чтобы подключить банковский терминал и сканер штрихкодов.

Смарт-терминал Нева‑01‑Ф

Онлайн-касса, которая работает до 16 ч без подзарядки — хватит на всю рабочую смену, если в торговой точке отключат электричество. Подключается к интернету по Wi-Fi, 3G или через провод. Смарт-терминал работает на узкой чековой ленте 57 мм. Минимальная температура работы — 0° С.

Смарт-терминал ШТРИХ‑СМАРТПОС‑Ф

Печатает чеки почти в два раза быстрее, чем Нева-01-Ф. Но работает при минимальной температуре +10° С. Подключается к интернету по Wi-Fi, 3G или через провод. Терминал можно использовать как фискальный регистратор, если подключить к компьютеру или планшету.

Для торговой точки со средней проходимостью — до 50 продаж за час

Для магазинов со средней проходимостью подойдут модели смарт-терминалов с более широким экраном. На нем удобнее работать с каталогом товаров и выводить на экран плитки с популярными позициями. Подойдет смарт-терминал MSPOS-Т-Ф — настоящий рекордсмен среди смарт-терминалов.

Смарт-терминал MSPOS‑Т‑Ф

Печатает чеки с рекордной для смарт-терминалов скоростью — 160 мм/с. Чек из 10 позиций печатается за пару секунд. Работает на широкой чековой ленте 80 мм. На ней чеки выглядят эстетично: название товара помещается в одну строчку, есть место для размещения рекламы и акций. Для подключения торгового оборудования есть 4 USB-порта и разъем для денежного ящика. Разъемов хватит для подключения банковского пин-пада, весов, сканера штрихкодов.

Если на кассовом месте уже установлен компьютер, докупите фискальный регистратор — и кассовое место будет готово. Подойдут модели со скоростью печати 100 мм/с. У фискальных регистраторов есть модели с автоотрезчиком и без него. Кассы с автоотрезчиком стоят дороже, зато кассир не тратит время на отрывание и чеки получаются ровными.

Фискальный регистратор Вики Принт 57Ф

Бюджетная модель, которая печатает чек на 10 позиций за несколько секунд. Не имеет автоотрезчика, зато запас прочности рассчитан на 7 лет. Вместо автоотрезчика — металлическая гребенка. При отрыве касса не скользит по поверхности стола. Работает на узкой печатной ленте 57 мм. Подключается к компьютеру по USB или через СОМ-порт.

Фискальный регистратор АТОЛ 20Ф

Как и предыдущая модель, печатает чек на 10 позиций за несколько секунд. Может работать на узкой и широкой чековых лентах — 57 и 80 мм. Узкие чеки экономнее печатать, широкие выглядят более эстетично, наименования товаров печатаются без переносов. Подключается к компьютеру через USB-интерфейс. Может работать с денежным ящиком.

Для торговой точки с высокой проходимостью — более 50 продаж за час

Для точек с высокой проходимостью подойдут фискальные регистраторы с повышенной скоростью печати. Их подключают к кассовым компьютерам для печати чеков. Обратите внимание на модели ШТРИХ‑ЛАЙТ‑01Ф и АТОЛ 55Ф.

Фискальный регистратор ШТРИХ‑ЛАЙТ‑01‑Ф

Модель печатает чеки со скоростью 200 мм/с — практически моментально. Имеет автоотрезчик — кассир не совершает лишних действий и обслуживание покупателя проходит быстрее. Печатает чеки на узкой чековой ленте 57 мм. Модель можно поставить на прилавок или закрепить на стене под любым углом наклона. Подключается к ПК или ОФД по USB и Ethernet.

Фискальный регистратор АТОЛ 55Ф

Печатает чеки со скоростью 200 мм/с, имеет автоотрезчик. Модель работает на бюджетной чековой ленте 57 мм, но за счет ограничителя может печатать еще более узкие чеки — 44 мм. Фискальный регистратор можно закрепить на стене или поставить на прилавок. Удобно контролировать количество чековой ленты благодаря полупрозрачной крышке кассы. Для связи с компьютером и ОФД есть все интерфейсы: USB, COM, Ethernet.

Как работать с онлайн-кассой

Мало купить кассовую технику, нужно приобрести фискальный накопитель (ФН), подключиться к оператору фискальных данных (ОФД) и зарегистрировать кассу в налоговой.

Купить фискальный накопитель

Фискальный накопитель — это устройство, которое хранит информацию о продажах, открытии и закрытии смен, перерегистрации онлайн-кассы. В зашифрованном виде фискальный накопитель передает эти данные оператору фискальных данных.

Фискальный накопитель имеет ограниченный срок годности — 15 или 36 месяцев. Любую модель установить нельзя: нужно подбирать ФН под вашу систему налогообложения.

Как выбрать фискальный накопитель

Подключиться к оператору фискальных данных

Схема отправки чеков в налоговую

Оператор фискальных данных (ОФД) — это компания, которая собирает и передает фискальные данные в ФНС. Это сокращает число налоговых проверок, а вы видите, какая касса вдруг перестала передавать фискальные данные.

Единого ОФД нет, вы можете выбрать любую компанию из реестра налоговой.

Компания «Тензор» — аккредитованный ФНС оператор фискальных данных. Мы предлагаем готовые решения для вашего бизнеса: от выбора онлайн-кассы до запуска продаж.

Зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой

Зарегистрировать кассу можно на сайте ФНС. Для этого заполните заявление на сайте налоговой и дождитесь, когда ФНС проверит его и присвоит онлайн-кассе регистрационный номер.

Еще быстрее — зарегистрировать онлайн-кассу через личный кабинет оператора фискальных данных. Например, через личный кабинет СБИС. Для регистрации достаточно иметь электронную подпись. Если не хотите тратить время на регистрацию или боитесь допустить ошибки — специалисты компании «Тензор» помогут зарегистрировать онлайн-кассу. Это можно сделать удаленно, без посещения нашего офиса или налоговой.

Инструкция, как зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС

Что будет за нарушение 54-ФЗ

Все штрафы прописаны в ст. 14.5. КоАП РФ. За один тип нарушений для ИП и юрлиц размер штрафа будет отличаться.

Если работаете без онлайн-кассы и ваша деятельность не попадает под исключения:

• Для должностных лиц: штраф 25–50% от суммы расчета без ККТ, но не менее 10 000 рублей.
• Для юрлиц: 75–100% от суммы расчета без ККТ, но не менее 30 000 рублей.

Если работаете с онлайн-кассой, но она не соответствует 54-ФЗ. Например, закончился срок фискального накопителя:

• Для должностных лиц: предупреждение или штраф 1 500–3 000 рублей.
• Для юрлиц: предупреждение или штраф 5 000–10 000 рублей.