Как работодателю доказать подлинность электронных кадровых документов
Представьте ситуацию. В организации электронный кадровый документооборот. Сотрудники оформляют отпуск за пару кликов, отчеты о командировках отправляют в телефоне. Кадровики не бегают с листами ознакомления и не хранят тонны бумаг. Но тут недобросовестный сотрудник заявляет, что не получал электронную подпись, не видел электронное задание, а подписанный им текст локального акта подменил работодатель.
Из-за таких заявлений бумажные документы кажутся надежнее электронных. Но это давно не так. Цифровые следы от действий работника и работодателя остаются всегда, главное — правильно их зафиксировать. И для этого не всегда нужен суперпрограммист, достаточно правильной информационной системы.
О чем статья
Эти документы пригодятся в любом случае
По каким бы основаниям работник ни оспаривал электронные документы, работодателю в любом случае придется подтверждать легальность кадрового электронного документооборота (КЭДО) в компании. Инспектору труда, суду или работнику.
Поэтому с учетом новых статей 22.1-22.3 Трудового кодекса у работодателя должны быть вот эти документы с подписью работника:
Положение о кадровом ЭДО.
Укажите в нем: какие документы ведете электронно, в какой информационной системе, в какой срок работник знакомится с документами, с какой даты переходите на КЭДО, распространяете ли это положение на дистанционных работников. Скачать образец положения о кадровом ЭДО.
Уведомление и согласие работника на КЭДО.
Эти документы подписывают у всех работников, кроме дистанционных, при запуске КЭДО в компании.
В дальнейшем у новичков, поступающих на работу, подписывают информационное письмо и согласие. Согласие не берут у лиц без трудового стажа на 31.12.21.
Уведомление, информписьмо и согласие на КЭДО Инструкцию о правилах использования ЭП, способах ее защиты от несанкционированного доступа.
Включите в текст Инструкции требование о регулярной замене паролей от электронной почты, если ЭП к ней привязана. Запретите оставлять в свободном доступе телефон, если ЭП выпущена на него. Напишите, как работник может заблокировать подпись, кому сообщить о ее утере.
Инструкции о правилах пользования НЭП Соглашение с сотрудниками по использованию ЭП.
Нужно для неквалифицированной электронной подписи НЭП и простой ПЭП. Укажите в нем, как определяете лицо, подписывающее документ, порядок использования электронной подписи, обязательства работника сохранять конфиденциальность подписи.
Соглашения о НЭП с работником
Как вид ЭП помогает работодателю
Нужно для неквалифицированной электронной подписи НЭП и простой ПЭП. Укажите в нем, как определяете лицо, подписывающее документ, порядок использования ЭП, обязательства работника сохранять конфиденциальность подписи.
На что влияет вид электронной подписи
Неизменность подписанного документа
НЭП, НЭП госключ, КЭП гарантируют, что документ не был изменен после подписания. Подписанный ПЭП документ можно изменить после подписания.
Кто подтверждает достоверность ЭП
Действительность КЭП подтверждает выпустивший подпись сертифицированный удостоверяющий центр. Достоверность ПЭП госуслуги подтверждает МФЦ. С ПЭП и НЭП работодателю придется самому доказывать, как и кому выдана ЭП.
Скорость получения ЭП и цена
НЭП и ПЭП выпускает работодатель сам, в своей ИС при приеме сотрудника. КЭП стоит денег, за ней работник должен сходить в удостоверяющий центр. ПЭП госуслуги бесплатна, но за ней надо идти в МФЦ. НЭП госключ пока вообще не применяют в КЭДО.
Информационная система, в которой можно вести КЭДО
Тут 2 варианта — сайт «Работа в России» или информсистема работодателя, такая как СБИС. Ст. 22.3 ТК РФ разрешает свой вид ЭП для каждой из систем. Виды подписей собрали в таблицу.
| ИС работодателя | Работа в России | |
|---|---|---|
| Работодатель | КЭП | КЭП, НЭП госключ |
| Работник | КЭП, НЭП, НЭП госключ | КЭП, НЭП госключ, ПЭП госуслуги |
| Дистанционный работник | КЭП, НЭП |
В информационной системе работодателя еще можно применять ПЭП для работников и НЭП, НЭП госключ для работодателя. Это актуально, если не будете подписывать электронно: трудовой договор, договор о матответственности, ученический, заявление об увольнении, приказ о дисциплинарке, согласие на перевод, уведомление об изменении условий труда.
4 основные претензии работников. Как отбить
При КЭДО у работника есть 4 основные причины оспаривать приказ или распоряжение работодателя:
- Работник не получал электронную подпись.
- Доступ к ЭП был у работодателя.
- Сотруднику не присылали электронный документ.
- Документ изменили после подписания.
Обосновать позицию работодателя поможет вышеупомянутый пакет документов. Он подтвердит юридическую значимость электронных кадровых документов.
Какие еще документы пригодятся работодателю — разберем на примерах.
1. ЭП была недействительна
Суд отменит наказание за невыполнение приказа, если приказ подписан недействительной электронной подписью. Такой, которую не получал работник или получил кто-то другой.
Отбиться от претензий в недействительности подписи помогут упомянутый выше пакет документов плюс:
- заявление работника на выдачу ЭП;
- документ о получении работником подписи.
Если у работников НЭП, выпущенная с помощью программного обеспечения СБИС. Тогда у кадровика остаются подписанные на бумаге: заявление работника с информацией о квалификационном сертификате и соглашение о признании документов, подписанных НЭП, юридически значимыми.
Если у работников KЭП, тогда ее действительность доказывает удостоверяющий центр, а не работодатель. УЦ сам предоставляет: заявление работника на выдачу КЭП и лист с подписью работника об ознакомлении с информацией в квалификационном сертификате.
2. Доступ к ЭП был у работодателя
Суд не признает Приказ подписанным, если работник докажет, что потерял контроль над ЭП и ей воспользовалось третье лицо. Например, его телефон с ЭП взломали или пароль от корпоративной почты знал работодатель.
Чтобы отбиться от этой претензии работника, как раз и нужна Инструкция о правилах пользования ЭП. Поэтому работника лучше знакомить с ней до выдачи ЭП.
Если работодатель ведет кадровый ЭДО в СБИС. Тогда сотрудник имеет доступ к НЭП только в личном кабинете СБИС. А работодатель технически не может воспользоваться НЭП специалиста. Над защитой личного кабинета и НЭП трудится целая команда разработчиков. В СБИС можно:
- распечатать историю входов работника в личный кабинет;
- установить для всех работников по умолчанию возможность входа в СБИС по паролю и смс;
- увидеть отправку и доставку документа.
Когда вы переписываетесь в электронной почте, работник может получить документ, но не нажать кнопку «получено». В СБИС доставка и открытие документа фиксируются автоматически.
3. Сотрудник не получал электронный документ
Работодатель отправляет расчетные листки электронно. А работник утверждает, что не получил их. Или руководитель отправил электронное задание съездить к клиенту. Специалист задачу увидел, а к клиенту не поехал. Говорит, что текст задачи подменили.
Для защиты можно использовать разные документы. Разберем на примерах СБИС.
Расчетные листки в мобильном телефоне
Суду или проверяющим можно показать Положение о кадровом электронном документообороте с фразой, которая разрешает электронную выдачу листков.
Например, «О составных частях заработной платы (расчетных листках) работники извещаются в личных кабинетах программы СБИС. Работник обязан немедленно сообщить кадровику, если расчетный листок в личном кабинете отсутствует».
Такой порядок выдачи листков соответствует ст. 136 Трудового кодекса РФ, письму Минтруда от 21.02.17 № 14-1/ООГ-1560, ответам Роструда на официальном портале № 155135 от 06.10.21, № 120279 от 28.02.20, № 107235 от 01.03.19.
Онлайн-задачи
В Положение о кадровом электронном документообороте вносим фразу об обязанности работника входить в личный кабинет СБИС.
Например, «Работник обязан входить в информационную систему работодателя — личный кабинет СБИС в начале рабочего дня. Выполнение поставленной задачи работник обязан отметить в СБИС».
На случай трудового спора в СБИС можно распечатать: История входов. История входов. Раздел покажет, с каких устройств и когда работник входил в личный кабинет. Действия в системе. Раздел покажет, над какими документами работал сотрудник в течение дня. Лента. Раздел о движении документа фиксирует, в какое время работодатель отправил документ, а работник открыл.
Пример похожего судебного спора
Суть дела. Работник ознакомился с инструкцией по безопасности в электронном виде. Позднее правила безопасности нарушил. Работодатель объявил ему выговор. Сотрудник оспорил дисциплинарное взыскание, заявил, что инструкцию не видел и поэтому не соблюдал.
Аргументы работодателя. При приеме работника уведомили о КЭДО и порядке использования ЭП. У работника был доступ к корпоративной электронной почте.
Результат. Выиграл работодатель.
Апелляционное определение Приморского краевого суда от 06.03.14 № 33-1126.
4. Документ изменили после подписания или ознакомления
Сотрудник получил уведомление об отпуске на 10 дней. Подписал его. А в отпуск ушел на месяц. И утверждает, что текст уведомления работодатель исправил после подписания.
В таком споре придется доказывать:
- что документ подписан ЭП работника;
- после подписания документ не меняли.
Выше разбирали, как подтвердить принадлежность ЭП работнику. А проверить неизменность документа после подписания можно несколькими способами.
Проверка СБИС
Достоверность ЭП и неизменность подписанного документа умеет проверять СБИС. Если электронный документ был изменен после подписания — СБИС покажет.
При распечатке документа СБИС выставляет штамп с реквизитами ЭП и датой подписания. Если документ был изменен после подписания, СБИС сообщит и штамп не проставит.
Сайт Госуслуг
На сайте Госуслуг есть раздел для проверки ЭП. Загрузите подписанный документ и электронный файл подписи в формате .sig, нажмите кнопку проверки. Если документ меняли после подписания, то появится сообщение «Документ содержит недействительную подпись».
Техническая экспертиза
Экспертизы электронно-цифровой подписи проводят организации или ИП, обладающие техническими знаниями. Экспертизу назначает суд или стороны заказывают сами, а оплачивает проигравшая спор сторона. Эксперты анализируют логи, журналы событий и действий пользователя. Устанавливают IP-адреса отправителя. Оценивают ЭП по алгоритмам ГОСТ Р34.10-2012. И в доступной для суда форме устанавливают, вносились ли в документ изменения после подписания ЭП, является ли электронная подпись подлинной.
Как правильная система помогает работодателю
Информационная система должна не просто автоматизировать документооборот, а еще и подтверждать перемещение кадровых документов. То есть фиксировать и подсказывать работодателю:
- кто и когда подписал документ;
- какую подпись использовал;
- действительна ли подпись на момент подписания;
- какой конкретно документ подписан;
- изменялся ли документ после подписания.
Эти вещи умеет информационная система СБИС. Она позволяет вести юридически значимый документооборот любого масштаба: для 5 или 5000 сотрудников. В системе можно выдать электронные подписи работникам. Отследить отправку и получение электронного документа. Проверить, не изменился ли документ после подписания, и распечатать его со штампом электронной подписи.
