Сеть деловых коммуникаций

Электронный больничный лист: инструкция для работодателя

В 2021 году можно использовать как бумажный, так и электронный больничный. А вот с 2022 больничные будут оформлять только в электронном виде.

Рассказываем, почему электронный листок нетрудоспособности намного удобнее, чем бумажный, как работать с электронными больничными и как на них перейти, если вы до сих пор этого не сделали.

Что вы узнаете

Законодательство об электронных больничных

Федеральный закон от 01.05.17 № 86-ФЗ — позволил получать больничные листы в электронном виде.

Постановление Правительства РФ от 16.12.17 № 1567 — регламентировало порядок выдачи электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН), а также правила электронного взаимодействия органов ФСС, работодателей и медицинских организаций.

Приказ от 01.09.20 № 925н — утвердил порядок выдачи и оформления листков нетрудоспособности в форме электронного документа.

Преимущества электронных больничных

Бумажный больничный — это специальный бланк, его заполняет врач и отдает работнику.

Электронный больничный лист — это запись в базе ФСС. Врач заносит информацию, подписывает своей электронной подписью и дает сотруднику только номер.

Использовать электронные больничные намного удобнее, чем бумажные:

  • Электронные больничные нельзя потерять, испортить и подделать, так как листы заверяются электронной подписью и СБИС сверяется с ФСС.
  • Можно заполнить автоматически и проверить на ошибки: СБИС сам подставит в больничный номер СНИЛС, страховой стаж, размер дневного заработка и другие сведения о сотруднике из вашей учетной системы.
  • Не нужно приносить лично в ФСС, вести учет листков и архив.
  • Информация сразу попадает в ФСС, что ускоряет процесс получения выплат.

Работайте с электронными больничными в СБИС

Схема работы с электронными больничными

Схема
  1. Работник, получив у врача номер электронного больничного, сообщает его работодателю.
  2. Бухгалтер в СБИС создает больничный и вводит его номер. ФСС присылает больничный.
  3. СБИС сделает расчет, если надо, загрузив данные из учетной системы, сформирует реестр сведений и передаст его в ФСС вместе с больничным.
  4. Работник получит пособие напрямую из ФСС.

О том, как удобно работать с электронными больничными в СБИС, смотрите в нашем видеоролике.

Электронные больничные в 2021 году

С 1 января 2021 года прямые выплаты заработали во всех регионах, подробнее в статье. Работодатели, как и раньше, оплачивают первые три дня больничного, допвыходные для ухода за ребенком-инвалидом и пособие на погребение. Порядок расчета больничных при прямых выплатах такой же, как при зачетной системе. Назначить пособие нужно в течение 10 календарных дней с даты предъявления номера ЭЛН (255-ФЗ ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 15).

В 2021 году появились новые правила выдачи больничных (приказ Минздрава № 925н от 01.09.2020). Теперь можно:

  • продлевать бумажный больничный электронным, и наоборот;
  • оформлять электронный больничный дистанционно (при угрозе распространения опасных заболеваний);
  • оформлять один электронный больничный для нескольких работодателей при совмещении.

А также закрепили правила исправления ошибок в ЭЛН: меняем данные и повторно отправляем в ФСС с указанием причины, документ утверждается электронными подписями главного бухгалтера и руководителя.

Полный расчет от больничного до зарплаты

Полный расчет от больничного до зарплаты

Рассчитывайте зарплату прямо в СБИС — система автоматически заполнит табель по данным проходной или календаря сотрудника, рассчитает премию и зарплату, сформирует проводки и платежки или ордера для выплат.

Обязательные электронные больничные с 2022 года

В конце апреля Госдума приняла Федеральный закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ с поправками, которые закрепили обязательную выдачу больничных листков только в электронном виде с 1 января 2022 года. Оформляться на бумаге больничные будут только в отдельных случаях, их список утвердит Правительство. По желанию пациента ему могут выдать выписку из электронного больничного, форму позже утвердит ФСС.

О том, как изменится работа бухгалтера после отмены бумажных больничных, читайте в нашей статье.

Как начать работать с электронными больничными: инструкция для бухгалтера

Для работы с электронными больничными вам понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись.

Получить электронную подпись

  1. Зарегистрируйтесь в системе «Соцстрах» и заключите соглашение с ФСС.

Для работы с электронными больничными листками организации нужно зайти в личный кабинет на cabinets.fss.ru. Делается учетная запись юрлица на Госуслугах. Далее вам нужно просто заполнить информацию о своей компании и ознакомиться с инструкцией. Также обязательно предоставить в свое отделение ФСС соглашение об информационном обмене.

Скачать Образец об информационном обмене с ФСС России.

  1. Подключите любой тариф СБИС Отчетность через интернет, чтобы получать и передавать информацию по оплате электронного больничного. Если у вас есть эта лицензия — вам уже доступна работа с электронными больничными листами.
  2. Оповестите сотрудников.

Как только организация подключилась к системе «Соцстрах», расскажите сотрудникам, что они могут оформить электронный больничный лист. Например, выпустите приказ под подпись или сделайте электронную рассылку.

С 2022 года получать согласие работников будет не нужно. Сведения о больничных будут передаваться работодателю автоматически. Сотруднику не нужно будет сообщать номер своего больничного.

Работайте с электронными больничными в СБИС

Электронный документооборот с ФСС

Помимо электронных больничных, ФСС все больше процессов переводит в цифру. Так Фонд разработал и запустил систему социального электронного документооборота (СЭДО). Сейчас по СЭДО ФСС может:

  • проинформировать работодателя о новом больничном листке;
  • прислать извещение о представлении недостающих документов по прямым выплатам страхового обеспечения (ПВСО).

Все это уже можно получать в СБИС: уведомления о новых больничных и извещениях из системы ПВСО сразу попадут в ваш личный кабинет. Вы точно ничего не пропустите и не получите штраф.

Подробнее читайте в нашем ликбезе

Частые вопросы

  • Можно ли использовать одну квалифицированную электронную подпись на нескольких компьютерах?

    Да, это возможно в случае установки средств электронной подписи и соблюдения требований информационной безопасности.

  • Должен ли работодатель быть зарегистрирован на Едином портале государственных услуг для получения информации по ЭЛН?

    Нет, регистрация необязательна.

    Получение информации об ЭЛН может быть осуществлено страхователем тремя способами:

    • используя программное обеспечение специализированных операторов, например СБИС;
    • установив специальную программу от ФСС, которая предназначена только для формирования реестра для выплат пособий, заполнение расчетов «Форма 4-ФСС»;
    • через личный кабинет страхователя на сайте cabinets.fss.ru (в данном случае необходима регистрация на ЕПГУ).
  • Что такое личный кабинет страхователя?

    Личный электронный кабинет страхователя выполняет следующие функции:

    • получение данных ЭЛН по его номеру и СНИЛС работника;
    • просмотр электронных листков нетрудоспособности, вывод на печать;
    • формирование электронных отчетов по заболеваемости сотрудников с целью проведения профилактических мероприятий.

    Чтобы работать в личном кабинете страхователя на cabinets.fss.ru, организации потребуется регистрация на Едином портале государственных услуг.

    Все это можно делать в автоматическом режиме в СБИС. Подробнее

  • Как сотрудник должен информировать работодателя о том, что ему выдали электронный больничный?

    После закрытия больничного сотрудник должен сообщить его номер своему работодателю. Сделать это он может любым удобным способом: передать распечатку, по телефону, в мессенджерах и т. д.

  • Как и где можно проверить подлинность больничного листа?

    Вы можете обратиться в ваше отделение Фонда или в медицинскую организацию, реквизиты которой указаны в листке нетрудоспособности. Для зарегистрированных на Портале Фонда страхователей также есть возможность проверить, существует ли листок нетрудоспособности с указанным номером.

    СБИС сам проверит подлинность больничного, автоматически отправив запрос в ФСС.

  • Нужно ли распечатывать и хранить электронные больничные наряду с бумажными бланками?

    Нет, не нужно. Электронные листки нетрудоспособности являются документами, имеющими юридическую силу, и в соответствии с Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ формируются и хранятся в информационной системе ФСС.

Смотрите также

Используя официальный сайт sbis.ru, вы даете согласие на работу с cookie, Яндекс.Метрикой, Google Analytics для сбора технических данных. Подробнее