График отпусков на 2024 год: как составлять, что учитывать и с кем согласовывать
2023 год подходит к концу, пора планировать график отпусков на 2024. Как исключить пересечения выходных, быстро посчитать неотгуленные дни за прошлые годы, обновить списки льготников, совместителей, мобилизованных и не нарваться на проверки ГИТ — объясняют эксперты СБИС.
Что вы узнаете
Зачем составлять график отпусков: коротко о нормативах
График отпусков — это обязательный документ, составлять который должны почти все компании. Исключение — микропредприятия, НКО и ИП без внутренних нормативных актов. В их случае руководители заключают письменное соглашение с каждым сотрудником в трудовом договоре. То есть отпуск все равно положен, но не по графику, а по заявлению.
Все работники имеют право на ежегодный оплачиваемый отдых. Его длительность зависит от социальной категории, но не только:
- не менее 28 календарных дней — для обычных сотрудников;
- 30 дней оплачиваемых выходных — для сотрудников с инвалидностью;
- 30–40 дней — для работников спасательных служб;
- 42–56 дней — для отдельных категорий химиков и педагогов.
Руководитель компании должен утвердить график отпусков на следующий год не позднее 15 декабря 2023 года. Компаниям, которые не составили график вовремя, грозит административное наказание — предупреждение или штраф от 1 000 до 50 000 рублей.
Как составить график отпусков: пошаговая инструкция
Шаг 1. Соберите пожелания сотрудников о датах отпуска
График отпусков — это директивный документ, а не договоренность между сотрудником и руководителем. Это значит, что учитывать пожелания работников при составлении графика необязательно. На практике же многие компании заранее собирают заявления сотрудников о желаемых датах отпуска. Это современный экологичный подход, который показывает заботу работодателя о команде.
Оперативно собрать мнения работников можно в СБИС. В системе электронного документооборота сотрудник сам устанавливает период отдыха и направляет свое решение на согласование руководителю. Если выбранные даты пересекутся с выходными коллег, система оповестит об этом и попросит выбрать другие дни.
Также руководитель в СБИС может выбрать периоды, в которые сотрудникам разных должностей и категорий желательно не уходить в отпуск. Например, в торговых сетях это предновогодние недели. При необходимости руководитель может корректировать отпуска — сотрудникам придут уведомления. После согласования дат работодателем периоды отпусков автоматически вносятся в график. В системе есть опция информирования с автоматической электронной подписью получателя (как ее получить и без нервов перевести команду на электронный документооборот, читайте здесь). Это упрощает и ускоряет документооборот и защищает работодателя от возможных проблем с Государственной инспекцией труда (ГИТ).
Шаг 2. Заполните форму графика отпусков
При оформлении графика отпусков можно использовать стандартную форму Т‑7 или разработать локальный документ. Форма графика должна быть утверждена приказом или закреплена в локальном акте. Часто Т‑7 ведут в Excel, и у этого традиционного способа много минусов: сложно проследить пересечение отпусков, нельзя автоматически рассчитать отдых с учетом праздников, приходится вручную обновлять график и сообщать работнику и руководителю о предстоящем отпуске.
Весь пул проблем решает СБИС. В сервисе эйчар в один клик может посмотреть накопившиеся дни отпуска и подготовить отчет. Система проследит пересечения на этапе подготовки графиков, пришлет уведомление об отпуске за 2 недели, подготовит без участия эйчара документы для подписи. А еще СБИС синхронизирован с 1С: эйчар видит все документы в общем поле работы.
Кого вносить в график отпусков
В график отпусков нужно вносить всех, кто состоит в трудовых отношениях с организацией. С основной категорий сотрудников все понятно: минимум 28 дней, фиксированные даты. Но есть работники‑льготники, которые могут уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время. В случае с ними отклонение от плана не будет нарушением — эйчару достаточно сделать отметку в 7 графе формы Т‑7 о фактических датах отпуска. К льготникам относятся:
- женщины перед отпуском по беременности и родам и после него;
- сотрудник, чья жена находится в отпуске по беременности и родам;
- супруги военных;
- работники до 18 лет;
- многодетные родители детей до 18 лет, пока младшему не исполнится 14 лет;
- один из родителей или опекунов ребенка — инвалида до 18 лет;
- ликвидаторы аварии на ЧАЭС;
- почетные доноры России;
- работники, которых отозвали из отпуска по производственной необходимости;
- бывшие мобилизованные и контрактники в течение 6 месяцев после возобновления трудового договора.
Отпуск для сотрудников на удаленке определяется локальными актами или трудовым договором. Если у работодателя нет особенных условий к этой категории сотрудников, то их отпуск включается в общий график. То же правило касается и работающих по срочному договору (даже сроком действия менее 6 месяцев) и сотрудников, которые уже находятся в отпуске с последующим увольнением.
Обратите внимание: Роструд рекомендует не включать мобилизованных в график отпусков, так как трудовые отношения с ними приостанавливаются. По факту у такого сотрудника продолжает копиться отпускной стаж, и чтобы его не потерять, лучше включить мобилизованного в график, отметив в 10 графе приостановку договора.
Кого не нужно вносить в график отпусков
В график отпусков не включают исполнителей по договору ГПХ, так как отношения с ними не регулируются трудовым законодательством.
Сотрудники, которых приняли на работу после утверждения графика, уходят на отдых по отдельному приказу. Руководитель может включить новичка в годовой план, но это необязательно — в трудовом кодексе нет информации о корректировке графика отпусков в таких случаях.
Шаг 3. Согласуйте и утвердите график
Когда график готов, его должен подписать эйчар и руководитель — этого достаточно, чтобы документ считался утвержденным. Быстро согласовать и подписать план можно в СБИС. Это займет меньше минуты и сократит количество бумаг в папках.
Шаг 4. Ознакомьте работников с планом отдыха
ТК РФ не обязывает работодателя ознакамливать сотрудников с графиком отпусков, но Роструд рекомендует это сделать. Большинство организаций дополняют график графой для подписи сотрудника или составляют лист ознакомления.
В СБИС информирование — автоматическое. Когда график согласован и утвержден, сотруднику в личном профиле приходит план отдыха. Работник подтверждает в системе, что проинформирован о датах отпуска в следующем году, этот документ сохраняется и при спорных ситуациях может оказаться полезным обеим сторонам. СБИС адаптирована под мобильную версию. Так что систему можно интегрировать в любую компанию — все важное в телефоне.
Даты, отгулы, оплата: что важно учесть при составлении графика отпусков
Как рассчитать даты отпуска
График отпусков действует с 1 января по 31 декабря. При его составлении важно помнить о нерабочих праздничных днях в 2024 году, которые не входят в число календарных дней. Если отпуск приходится на эти дни, срок его окончания переносится. Например, отдых запланирован с 6 мая по 2 июня. В этом промежутке 4 нерабочих дня: с 9 по 12 мая. Значит, дата окончания отпуска — 6 июня. А если отпуск выпадает на конец 2024 года — начало 2025 года, в примечаниях в 2024 эйчар должен прописать, что оставшиеся дни учитываются в графике 2025 года.
К обязательной основной части отпуска может быть приплюсован дополнительный — на него имеют право работники с ненормативным графиком, с вредными и опасными условиями труда, врачи и другие категории. Совмещать дополнительный отпуск с основным или нет — решают сотрудник и работодатель обоюдно по договору.
Как поделить отпуск на части
Поделить отпуск на части можно, но один из периодов должен быть не менее 14 календарных дней, остальные — по соглашению сторон. Если компания практикует подход с несколькими отпусками в течение года, важно перед утверждением графика получить согласие работника.
Как вносить изменения в график отпусков
В законе нет алгоритма, как вносить изменения в график отпусков, поэтому руководитель может действовать по локальным актам. Часто, чтобы скорректировать документ, достаточно заявления сотрудника и приказа руководителя, в котором указывается причина переноса. В зависимости от типа отпуска СБИС формирует типовое заявление и приказ — сотруднику и работодателю нужно указать дату и поставить электронную подпись.
Как пользоваться графиком отпусков в течение года и что делать, если все пошло не по плану
За 2 недели до начала отпуска руководитель должен письменно напомнить сотруднику о предстоящем отдыхе. Если начальник не сделал этого или пропустил срок, работник имеет право перенести отпуск на удобное для него время по заявлению.
Исполнение графика отпусков является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, сотрудник — отказаться от него. Выбрать «двойные отпускные» вместо отдыха нельзя, по своему желанию быть на работе и не отдыхать тоже. Если во время отпуска работник заболел или призван на государственные и общественные работы, отпуск продлевается или переносится на другие даты с учетом пожеланий сотрудника.
Как уйти в отпуск авансом
Первый раз работник отдыхает через 6 месяцев после приема на работу, но можно и раньше, если работодатель не против. Для этого нужно написать заявление и получить разрешение. На отпуск до истечения полугода могут рассчитывать женщины перед отпуском по беременности и родам и после него, несовершеннолетние работники, усыновители ребенка до 3 месяцев, совместители, родитель или опекун ребенка‑инвалида, многодетные с 3 и более детьми до 14 лет.
В остальном работник любой категории может уйти в отпуск по уважительной причине в любой момент, но за свой счет. Для этого нужно написать заявление на имя руководителя и объяснить причину. Искать образцы и выдумывать повод не нужно: в СБИС есть шаблон документа.
Как перенести отпуск на следующий год
Перенести отдых на следующий год можно только по веским причинам. В таких случаях 28 дней или часть отпуска можно перенести на 2025 год по письменному согласию. При этом компенсация за перенос отпуска не положена.
Перенесенный отпуск обязательно дают в следующем году — не предоставлять отдых в течение 2 лет подряд запрещено. То есть год без отпуска — можно, 2 — уже нет. Это нарушение трудовых обязательств.
Когда платить отпускные
Отпускные выплачиваются минимум за 3 календарных дня до начала отпуска, но деньги можно выдать и раньше вместе с зарплатой. Если работодатель задержал отпускные, сотруднику положена компенсация — 1/150 ставки рефинансирования за каждый день просрочки. Это немного: за неделю просрочки 20 000 рублей накопится 70 рублей компенсации.
Что делать, если сотрудник решил уволиться
Неотгуленный отпуск в текущем рабочем году при увольнении заменяется денежной компенсацией. Если у сотрудника есть накопленные дни отдыха за прошлые годы и он решает уволиться, компания должна выплатить компенсацию за все неотгуленные дни, даже если трудолюбивому работнику положены сотни тысяч рублей.
Как и сколько хранить графики отпусков
Хранить график отпусков нужно в бухгалтерии и отделе кадров в течение 3 лет, план важно вывесить в удобном для ознакомления сотрудников месте, выслать копии в структурные подразделения компании.
Минимизировать бумажную рутину и сократить расходы на бумагу можно с сервисом СБИС КЭДО. Внедрить кадровый электронный документооборот проще, чем многие думают. Если сомневатесь, рассчитайте выгоду от перехода на КЭДО.
Видеоматериалы по теме
