Командировка и отпуск: как можно их совмещать
Представим ситуацию. Компания отправила работника в командировку, и он захотел провести там отпуск. Или наоборот: отпуск еще не закончился, а отдыхающего сотрудника надо экстренно отправить в другой город со служебным заданием. Как можно совместить эти два кадровых события — командировку и отпуск, расскажем в статье.
Что делать, если…
Командировка прерывается на отпуск
Бывает, сотруднику срочно надо уйти в отпуск, когда он находится в командировке. Работодатель может согласовать такую ситуацию и прервать командировку. Это значит — пересчитать суточные. Проезд в место командировки и обратно — из командировки до места постоянной работы оплачивается, как при обычных командировках. То есть НДФЛ и страховые взносы не возникают, а расходы можно учесть в налоговом учете. Например, при расчете налога на прибыль или на УСН с объектом «Доходы минус расходы».
Какой оформить отпуск — зависит от ситуации. Если до даты отдыха больше 4 дней, допустимо оформить ежегодный оплачиваемый. Если меньше — оформите отпуск сотруднику за его счет, то есть без сохранения заработной платы. Оформить ежегодный оплачиваемый отпуск в такой ситуации вы попросту не успеете, ведь отпускные надо выплатить не менее чем за 3 календарных дня до даты наступления отпуска. Причем день выплаты не учитывается в этом периоде (ст. 14 и 136 ТК РФ, информация Минтруда от 05.10.2023).
Может ли работодатель отказать в отпуске
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для сотрудников (ст. 123 ТК РФ). Если работник хочет оформить отпуск в другой период, надо согласовать даты переноса с работодателем. Без согласования уйти в отпуск нельзя — это будет считаться прогулом.
Что касается неоплачиваемых отпусков, без сохранения заработной платы, их надо также согласовывать с начальством. Но есть исключения, когда работодатель обязан предоставить такой. Например, на это вправе претендовать такие категории работников (ст. 128 ТК РФ):
- любые работники в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников;
- инвалиды;
- пенсионеры;
- супруги и родители военнослужащего, сотрудника МВД, таможни и других сотрудников.
Отпуск прерывается на командировку
Работодателю может понадобиться отправить в командировку сотрудника, который находится в отпуске. В таком случае первоначально надо получить согласие такого работника на отзыв из отпуска. Работник может отказаться прерывать отпуск (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Применять дисциплинарную ответственность за это нельзя.
Отзыв из отпуска запрещен, если это (ч. 3 ст. 125 ТК РФ):
- беременные сотрудницы;
- несовершеннолетние;
- работники вредных и опасных производств.
Как оформить командировку из отпуска
- Издайте приказ об отзыве сотрудника из отпуска. Заранее получите согласие в виде отдельного документа или подпись о согласии работника в приказе.
- Пересчитайте отпускные по количеству дней фактического отпуска. Излишек можно вернуть в кассу наличными, вычесть из зарплаты или учесть в командировочных расходах.
- Определитесь с неизрасходованными днями отпуска. Сотрудник может их перенести на другие даты с согласования работодателя или продолжить отгуливать отпуск сразу после командировки. Новые даты отпуска зафиксируйте в графике отпусков.
- Оформите командировку. Пропишите в приказе даты начала и окончания служебной поездки.
- Рассчитайте и выплатите суточные. Это можно сделать в любое время, так как законом срок перечисления не установлен.
- Компенсируйте расходы на проезд. Работодатель должен оплатить сотруднику стоимость билета из отпуска в место командировки. Если из служебной поездки сотрудник возвращается на работу — этот проезд тоже компенсируется. В ситуации, когда работник решил продолжить отпуск и возвращается на отдых, оплачивать стоимость проезда не надо (письмо Минфина от 17.01.2017 № 03‑04‑06/1546). Если работодатель все же решит компенсировать эти затраты, удержите и перечислите в бюджет НДФЛ, уплатите страховые взносы и не учитывайте эту сумму в расходах в налоговом учете.
- Получите от сотрудника авансовый отчет. По возвращении из командировки (или последующего отпуска) сотрудник должен предоставить вам авансовый отчет. Срок — 3 дня после выхода на работу.
Отозвать сотрудника из отпуска и правильно рассчитать все выплаты поможет Saby (СБИС).
Оформление командировок без бумаги
Согласовывайте и подписывайте документы по командировке онлайн с помощью кадрового электронного документооборота. Пакет документов сформируется автоматически
Командировка переходит в отпуск
Отпуск сотрудника может начинаться на следующий день после командировки. Тогда работодатель компенсирует только проезд в командировку. Даже если сотрудник отдыхает в городе, где провел командировку. Ведь сотрудник будет возвращаться к месту постоянной работы уже не из командировки, а из отпуска, а такие траты работодатель нести не обязан. Поэтому все остальные расходы ложатся на плечи работника.
Компания по своей инициативе может возместить стоимость обратных билетов, но с этой суммы придется уплатить НДФЛ и страховые взносы, а затраты нельзя будет провести в налоговом учете.
Отпуск переходит в командировку
Работодатель может оформить командировку сотруднику прямо с места отпуска, по его завершении. В этом случае работодатель должен возместить расходы на проезд из места отдыха в командировку и из города служебной поездки в место постоянной работы сотрудника. Эта сумма не облагается НДФЛ и страховыми взносами, ее можно учитывать в расходах при расчете налогов.
В приказе о командировании укажите, что сотрудник направляется в командировку с места отдыха.
После командировки сотрудник задержался на выходные
Бывает, командировка заканчивается в пятницу (или перед праздниками) и сотрудник решает провести выходные (праздники) в том городе, куда был командирован. Если работодатель письменно согласует такое решение сотрудника, то можно возместить сотруднику билеты как в командировку, так и обратно.
В этом случае стоимость проезда можно принять в расходах в налоговом учете. Платить НДФЛ не надо. А вот страховые взносы с расходов на обратный проезд перечислить в бюджет придется, так как дата окончания командировки не совпадает с датой, указанной в обратном билете (письмо Минфина от 03.08.2023 № 03‑03‑06/2/72716). Возможный выход — официально продлить командировку на указанные дни.
Аналогичный порядок применяется, если работодатель согласовал более ранний выезд работника к месту командировки — когда работник проводит на новом месте выходные (праздники), а потом начинается командировка.
Все рассмотренные ситуации оформлять проще, если работодатель перешел на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Основные плюсы кадрового ЭДО: скорость подписания и удобный поиск кадровых документов. Перевести кадровые документы в цифру поможет Saby (СБИС).
Переведите командировки в онлайн
Подписывайте командировочные документы сотрудников со смартфона или компьютера. Заявки, авансовые отчеты, приказы о командировании
Видеоматериалы по теме
