Кто должен подавать сведения
Юридические лица - коммерческие и некоммерческие организации (кроме субъектов малого предпринимательства) всех видов экономической деятельности и форм собственности и их обособленные подразделения, со средней численностью сотрудников более 15 человек.
Срок подачи сведений
Сведения подаются ежемесячно в срок не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом.
Какие разделы заполнять
Форма сведений включает в себя титульный лист и таблицу (раздел 1), которые заполняются при наличии соответствующих данных.
Проверка сведений
Когда сведения будут заполнены, необходимо провести их проверку. Для этого в программе предусмотрена специальная кнопка «Проверить» .
После того, как программа проверит сведения, будет выдан результат проверки:
Если сведения заполнены правильно, то их можно отправить в контролирующие органы. Для этого в программе используется кнопка «Отправить» .
При заполнении сведений П-4 следует обратить внимание на то, что:
- данные в графах 1-4, 7-10 отражаются за отчетный месяц;
- данные в графах 5-6, 11 отражаются нарастающим итогом с начала года.
Особенности заполнения формы П-4 организациями, имеющими обособленные подразделения
Организации с обособленными подразделениями могут воспользоваться одним из двух вариантов заполнения:
1. Заполнить отчеты с помощью мастера. Для этого используется кнопка «Заполнить» в правом верхнем углу страницы:
Далее, в открывшемся окне, кликнуть по строке «Титульный лист (Реквизиты)» и проверить правильность заполненных данных (название организации и обособленных подразделений, их ОКПО, ОКВЭДы, код собственности и ТОГС, в который они сдаются). Чтобы заполнить сведения по организации или ее подразделению, нужно кликнуть по строке «В том числе по видам деятельности», затем «Добавить ОКВЭД» и в открывшемся окне выбрать вид деятельности, заполнить необходимые показатели и закрыть панель. Если организация ведет деятельность по нескольким видам, то необходимо повторить действия необходимое количество раз.
После того, как все показатели будут введены, нужно нажать на кнопку «Заполнить» и мастер сформирует отчеты по организации и подразделениям.
Если по обособленному подразделению заполнены только реквизиты (нет данных ни в одном из показателей во всех видах деятельности), то отчет за обособленное подразделение создан не будет.
2. Заполнить отчеты с помощью вкладки «Обособленные подразделения». Для этого нужно перейти на вкладку «Обособленные подразделения» и нажать на кнопку «Добавить ОП». В открывшемся списке выбирается нужное подразделение и далее, кликнув по строке с его названием, заполняется открывшийся по этому подразделению отчет в соответствии с порядком, рассмотренным ниже. Аналогично заполняются отчеты по самой организации и другим подразделениям.
Титульный лист (реквизиты)
В титульном листе организация отражает сведения о себе.
В поле «Отчетный период» указывается месяц и год, за который организация представляет отчет.
В поле «Код собственности» из соответствующего справочника выбирается код формы собственности организации.
В разделе «Реквизиты организации» указываются:
- в поле «Название организации» - полное наименование отчитывающейся организации в соответствии с учредительными документами;
- в поле «ОКВЭД» - код основного вида экономической деятельности организации в соответствии с классификатором;
- в поле «ОКПО» - код в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций на основании уведомления о присвоении данного кода;
- в поле «Направление сдачи» - территориальный отдел Росстата (ТОГС), в который сдается отчет.
В разделе «Ответственные сотрудники» указываются:
- в поле «Директор» - фамилия, имя, отчество (при наличии) руководителя организации;
- в полях «Составитель отчета» и «Должность» - ФИО и должность лица, составившего отчет;
- в поле «Телефон» - номер телефона организации.
Если клиент зарегистрирован в системе, большинство вышеуказанных полей заполняются автоматически.
Численность, начисленная заработная плата работников и отработанное время
В данном разделе отражаются данные о средней численности работников и фонде заработной платы.
Если организация в отчетном периоде не начисляла зарплату и другие выплаты, то сведения в форме П-4 она представляет без заполнения этих данных.
Сведения в таблице заполняются в целом по организации (итоговая строка – заполняется автоматически по всем видам деятельности) и по фактическим видам экономической деятельности.
Чтобы сформировать таблицу, необходимо кликнуть по строке «Новая запись» и в открывшемся окне заполнить данные.
В соответствующей строке выбирается код вида экономической деятельности из классификатора.
Далее указываются сведения о численности работников и начисленной им заработной платы по данному виду экономической деятельности.
В графе 1 автоматически рассчитывается средняя численность всех категорий работников организации (списочных, совместителей и работающих по договорам гражданско-правового характера) за отчетный месяц:
гр. 1 = гр. 2 + гр. 3 + гр. 4
В графе 2 указывается средняя численность работников списочного состава.
В графе 3 отражается численность внешних совместителей.
В графе 4 указывается численность работников, выполнявших работы по гражданско-правовым договорам (ГПД).
В графах 5 и 6 отражаются отработанные человеко-часы работниками списочного состава и внешними совместителями. При этом в количество человеко-часов включаются фактически отработанные работниками часы с учетом сверхурочных и отработанных в праздничные (нерабочие) и выходные (по графику) дни, включая часы работы в служебных командировках.
В графе 7 автоматически рассчитывается сумма фонда заработной платы всех категорий работников за отчетный период:
гр. 7 = гр. 8 + гр. 9 + гр. 10
В фонд заработной платы включаются начисленные суммы оплаты труда в денежной и неденежной формах за отработанное и неотработанное время, компенсационные выплаты, доплаты и надбавки, премии, единовременные поощрительные выплаты, а также оплата питания и проживания, имеющая систематический характер. При этом не имеют значения источники финансирования; порядок удержания НДФЛ и сроки фактической выплаты.
В графе 8 указывается фонд заработной платы работников списочного состава.
В графе 9 отражаются денежные суммы, начисленные внешним совместителям.
В графе 10 указываются начисленные суммы работникам по договорам гражданско-правового характера.
В графе 11 указываются выплаты социального характера.
В выплаты социального характера включаются суммы средств, связанные с предоставленными работникам социальными льготами, в частности, на лечение, отдых, проезд, трудоустройство (без пособий из государственных внебюджетных фондов).