Управление бизнес-процессами

Настроить операции для заявки и приказа на оплату

Настроить операции для заявки и приказа на оплату

Процесс согласования заявки на оплату может быть многоуровневым. Вы можете добавлять этапы и переходы в зависимости от организационной структуры компании. Например, заявку, которая утверждена руководителем подразделения, можно направить в финансовый отдел для проверки. После этого автоматически сформируется приказ на оплату, который затем проверит финансовый директор.

Операция для заявки на оплату
Операция для приказа на оплату

Создать операцию и настроить этапы

  1. В разделе «Учет/Деньги/Заявки на оплату» нажмите .
  2. В строке с операцией «Заявка на оплату» нажмите и выберите « Копировать запись». Вы создадите новую операцию и при этом сможете пользоваться стандартной.
  3. Введите название операции, например «Заявка на оплату с согласованием».
  4. Откройте этап «Согласование», в названии введите «Согласование с руководителем».
  5. Измените исполнителя на «Руководителя подразделения» и нажмите «Сохранить».
  6. Нажмите + Этап.
  7. Введите название этапа «Проверка реквизитов». В качестве исполнителя выберите подразделение, например финансовый отдел или бухгалтерию. На данном этапе ответственный сотрудник проверяет реквизиты и наличие счета.
  8. Установите срок на выполнение этапа, например 3 дня.
  9. Добавьте этап «Доработка» и «Информирование», для них выберите исполнителя «Ответственный».

Настроить переходы

Для настройки переходов откройте редактор блок-схем.

  1. Настройте переходы из этапа «Согласование с руководителем». Для этого нажмите переход «Согласовать» и выберите следующий этап «Проверка реквизитов». Измените положительный итог на «Согласовано».
  2. Откройте переход «Отклонить», укажите следующий за ним этап «Информирование» и в блоке «Другие настройки» установите флаг «Обязательно указать комментарий».
  3. Добавьте переход из этапа «Проверка реквизитов». Укажите название «Проверено» и выберите положительный итог обработки документа.
  4. Добавьте переход с отрицательным итогом на этап «Доработка», в названии укажите «Есть замечания». Этап может потребоваться, чтобы автор дополнил документ — например, если в нем указаны неправильные данные. Дополнительно установите флаг напротив параметра «Обязательно указать комментарий».
  5. С этапа «Доработка» создайте переход с итогом «Вернуть в обработку» на этап «Согласование с руководителем».
  6. Для этапа «Информирование» добавьте завершающий переход «Информирован».

Когда документ будет согласован всеми участниками автоматически сформируется приказ на оплату. Для его обработки в СБИС есть готовый регламент. При необходимости вы тоже можете его настроить под особенности организации.

Создать операцию и настроить этапы

  1. В разделе «Учет/Деньги/Заявки на оплату» нажмите и перейдите в «Движение средств».
  2. В сроке с операцией «Приказ на оплату» нажмите и выберите « Копировать запись». Таким образом, вы создадите новую операцию и при этом можете пользоваться стандартной.
  3. Введите название операции, например «Утверждение приказа на оплату».
  4. Нажмите + Этап.
  5. Введите название этапа «Информирование». В качестве исполнителя выберите финансовый отдел и ответственного за документ. Они будут ознакомлены с результатами утверждения директором.

Настроить переходы

Для наглядной настройки переходов откройте редактор блок-схем.

  1. Откройте этап «Утвердить», измените исполнителя на финансового директора или главного бухгалтера, в зависимости от устройства вашей организации.
  2. Откройте переход из этапа «Утвердить». Измените итог на положительный и выберите следующий этап «Информирование».
  3. Добавьте отрицательный переход «Отклонить», укажите следующий за ним этап «Информирование» и в блоке «Другие настройки» установите флаг «Обязательно указать комментарий».
  4. Для этапа «Информирование» добавьте завершающий переход «Информирован».