Учет

Разобрать реестр платежей из банка

Разобрать реестр платежей из банка

Организации, которые оказывают услуги физическим лицам, регулярно получают платежи за свою деятельность. Зачастую клиенты организации перечисляют деньги через банк. Таких платежей может быть много — например, услуги детского сада оплачивает сразу несколько сотен родителей.

Такие оплаты нужно оформить в учете. В первую очередь следует заключить договор приема платежей со своим банком. Клиенты смогут оплачивать счета и квитанции через банкоматы или интернет-банк, а организация — получать сразу несколько оплат единым платежом, а также реестр с данными плательщиков. В реестре указаны лицевые счета, номера договоров, ФИО клиентов, суммы и даты платежей. После этого реестр нужно разобрать, чтобы зарегистрировать чеки и отразить каждую оплату в учете.

Дополнительно настраивать ничего не нужно, в СБИС уже все готово для загрузки и разбора реестров. Если вы ведете учет в другой системе, можете перенести в СБИС клиентскую базу — с ее помощью система определяет плательщика в документе. Сделать это можно с помощью массовой загрузки договоров — система добавит информацию о физлицах.

1. Создайте платеж
2. Загрузите и разберите реестр

Входящий платеж на сумму всех оплат от физлиц появится автоматически после того, как бухгалтер загрузит выписку из банка за операционный день. Также его можно создать вручную.

  1. В разделе «Учет/Деньги/Банк» на вкладке «Платежи» нажмите Приход.
  2. Выберите операцию «Оплата от покупателя».
  3. В поле «От кого» укажите банк.
  4. Введите общую сумму платежа с учетом комиссии банка. Это нужно для того, чтобы СБИС сверил ее с суммой всех оплат.
  5. Включите платеж в выписку.

Итог: в СБИС создан входящий платеж на общую сумму оплат от физлиц.

  1. Нажмите ссылку « Прикрепить» и выберите файл реестра с компьютера. Обратите внимание, документ должен быть в формате *.xls, *.txt или *.csv.
  2. Вложение появится в карточке документа. Разверните меню дополнительных возможностей кнопкой .
  3. Нажмите « Разобрать».
  4. В окне настроек разбора укажите:
    • применить настройки ко всему файлу или к определенному листу (например, если банк прислал реестр за несколько дней в одном файле);
    • с какой строки начать разбор: введите значение в поле или нажмите нужную строку в файле — СБИС выделит значения, которые не участвуют в разборе, светло-серым цветом;
    • какой знак считать разделителем данных. Например, если в одной ячейке два номера телефона, разделите их знаком «;», чтобы они не слились в один (только при загрузке файлов *.txt).
  5. Реестры разных банков отличаются, поэтому в СБИС вы можете самостоятельно настроить колонки — указать, какие данные в них содержатся. По умолчанию все колонки отмечены как «Не используется».

    В примере первая колонка — номер платежа, во второй содержится номер лицевого счета. Эти данные необходимы. Третья колонка с данными о периоде оплаты не нужна для разбора реестра, ее можно не использовать.

    Чтобы эти колонки участвовали в разборе, кликните ссылку «Не используется» и выберите, какие данные в ней содержатся. Они сгруппированы по типам:

    • Платеж: «Дата», «Время», «Дата время», «Номер»;
    • Плательщик: «ФИО», «Комментарий», «Адрес»;
    • Основание: «Номер счета», «Номер договора», «Назначение»;
    • Сумма: «К оплате», «Комиссия».
  6. Проверьте, какие колонки вы отметили. Обязательно должна быть информация о номере и сумме платежа, а также об основании: назначении платежа, номере договора или счета.
  7. Нажмите Импортировать — СБИС разберет документ, используя информацию из реестра.

    В общем платеже будут созданы документы оплаты по каждому физическому лицу. Если вы ведете учет в СБИС, система автоматически свяжет оплаты со счетами и реализациями. В зависимости от того, с каким документом-основанием и на какую часть суммы связаны оплаты от физических лиц, они отмечены значками:

    • — вся сумма оплаты связана со счетом;
    • — оплата больше суммы в счете. Остаток платежа можно связать с другими счетами;
    • — платеж связан с реализацией на полную сумму;
    • — сумма платежа больше стоимости отгруженных товаров или услуг по документу реализации. Остаток платежа можно связать с другими документами реализациями.

    Оплаты, которые система не смогла связать с документом-основанием, находятся в блоке «Разобрать». Такое может произойти, если в назначении платежа номер счета не указан или изменен. В этом случае документы нужно связать вручную.

  8. Нажмите Провести, СБИС сформирует проводки по каждой оплате от физического лица.

Итог: платежи разобраны и связаны с конкретными клиентами. Зарегистрируйте чеки по ним.