Общие принципы работы с документами

Общие принципы работы с документами

Общие принципы работы с документами

В кабинете СБИС документы делятся на внутренние и внешние. Принцип работы с ними единый: их можно создавать, редактировать, искать, сортировать и массово обрабатывать, но у каждого типа есть свои нюансы.

У документов есть регламент, который определяет в каком разделе СБИС они будут отображаться. Например, договор, который прислал контрагент попадет в раздел «Документы/Входящие», а поручение, которое написали вы можно будет найти в «Задачи/От меня».

Входящие

Все, что присылают контрагенты: первичные документы, письма и т.д., хранится в разделе «Входящие». Здесь можно увидеть кто отправил и получил документ, его тип, вложения и комментарии, а также создать новый или скачать документ на компьютер. Можно обрабатывать как один, так и несколько договоров, счетов и реализаций сразу. Чтобы следить за прохождением документа, обратите внимание на его статус — он покажет, какой документ принят, а какой еще не обработан.

В общем списке документы сортируются по дате поступления. Чтобы найти нужный воспользуйтесь строкой поиска и фильтрами.

Добавьте собственные пометки и комментарии, чтобы важный документ или информация в нем не потерялись.

Исходящие

Все новые и уже отправленные документы можно найти в разделе «Исходящие». Создавайте счета, реализации и фактуры, загружайте их с компьютера или из вашей учетной системы и следите за статусом и состоянием.

Список выглядит и сортируется по тем же принципам, что и во «Входящих». Чтобы найти нужную позицию используйте поиск, фильтры и сортировку.

Письма

Отправляйте документы в свободной форме — пишите письма, соглашения или поздравительные открытки своим контрагентам. Полученные и отправленные письма будут хранится в разделах «Входящие» и «Исходящие» соответственно.

Принцип работы в «Письмах» такой же, как и в других разделах: можно фильтровать, сортировать, загружать и выгружать записи, следить за статусом и состоянием.

Получение и обработку писем можно включить в бизнес-процесс или дополнить специальным шаблоном.

Корреспонденцию, которая приходит в бумажном виде, можно добавить к электронному архиву.

Разобрать

В этом разделе хранятся нераспределенные документы. Например, секретарь получил акт выполненных работ, но у него недостаточно прав, чтобы принять его к учету — это делает бухгалтер на аутсорсе. Чтобы передать документ в обработку, получатель загружает документ в раздел «Разобрать» и передает бухгалтеру.

В зависимости от конфигурации кабинета СБИС раздел «Документы» может выглядеть по-разному. При некоторых настройках вместе с основными пунктами «Входящие» и «Исходящие» могут отображаться дополнительные, например, во входящих — поступления и счета, в исходящих — реализации и счета.