РАБОТА В РАЗДЕЛЕ «ДОКУМЕНТЫ»

В зависимости от конфигурации системы раздел «Документы» выглядит по-разному.

При минимальных настройках, вместе с основными рзделами «Входящие» и «Исходящие» отображаются дополнительные: во входящих — поступления и счета, в исходящих — реализации и счета.

В этих разделах вы гораздо быстрее найдете первичные документы учета. Они попадают сюда, если имеют подходящий регламент.

При максимальных настройках реализации, поступления и счета вы найдете в общем списке входящих и исходящих документов и в разделе «Бизнес».

Папки «Договоры» и «Акты сверок» доступны при любых настройках конфигурации.

Входящие

Все, что вам присылают контрагенты хранится в разделе «Входящие». Это и первичные документы, и обычные письма. Сюда же можно добавить документы, которые партенр прислал в бумажном виде. Так вы сформируете единую базу и зафиксируете все значимые взаимодействия.

Самый простой способ найти документ в списке — воспользоваться строкой поиска и фильтрами.

Не открывая полученный документ, в списке вы уже видите основную информацию о нем: отправителя, получателя, тип документа, вложения и комментарии. Каждое поступление имеет свое название, статус и состояние:

  • — непрочитанные;
  • — прочитанные и уже подписанные;
  • — отклоненные.

Добавьте собственные пометки и комментарии, чтобы важный документ или информация в нем не потерялись.

Чтобы работать сразу с несколькими документами откройте меню массовых операций. Из него доступны печать, утверждение и удаление.

Для выгрузки нескольких документов используйте кнопку  . Она позволит импортировать отмеченные или отфильтрованные документы в excel и pdf, а также отправить их в 1С.

Создать новый документ можно по кнопке  + Документы  .

Чтобы сохранить сканированную копию бумажного оригинала или документ из другой системы, нажмите кнопку «Загрузить». Система предложит вам найти файл на компьютере или выбрать другой источник.

По умолчанию документы сортируются по дате поступления. Она отображается на последнем полученном отправлении. Все, что было получено раньше в этот же день имеет отметку времени.

Вы можете выбрать период для просмотра документов. Например, ищем счет, который пришел сегодня. Для этого указываем в фильтре «За сегодня» и тип документа «Счет».

Здесь же доступны и другие критерии отбора.

Исходящие

Новые документы для отправки можно создавать в разделе «Исходящие». Здесь же хранятся все отправленные. Список документов выглядит и сортируется по тем же принципам, что и во «Входящих». .

Статусы и состояния документов отображены на документе. Фильтры, сортировка, загрузка и выгрузка документов также доступны для этого раздела.

Увидеть ответы контрагентов на специальной вкладке.

Письма

Во разделах «Входящие» и «Исходящие» отдельно хранятся письма. Это неформализованные документы, которые не требуют отдельного регламента: дополнительные соглашения, распоряжения, поздравительные открытки.

Разделы писем выглядят так же, как разделы документов: фильтры, статистика, сортировка, загрузка и выгрузка устроены одинаково.

Корреспонденция, которую вы получаете или отправляете в бумажном виде, тоже может быть добавлена к электронному архиву. Так не пропадет ни один важный документ, даже если оригинал будет утерян.

Получение и обработку писем можно включить в бизнес-процесс или дополнить специальным шаблоном.

Разобрать

В этом разделе хранятся нераспределенные документы.

Например, секретарь получил акт выполненных работ, но у него не достаточно прав, чтобы принять его к учету — это делает бухгалтер на аутсорсе. Чтобы передать документ в обработку, получатель загружает документ в раздел «Разобрать» и передает бухгалтеру.

Права и роли

0
0
Оставьте свой отзыв:
ОТПРАВИТЬ