С чего начать

Отложенное подписание документов и отчетов

Отложенное подписание документов и отчетов

Все документы, которые организация отправляет контрагентам или в госорганы, должны быть заверены электронной подписью. Однако у владельца ЭП не всегда есть время, чтобы самостоятельно их отправить. В СБИС вы можете настроить отложенное подписание — всю работу с отчетами, договорами, счетами и реализациями будут вести уполномоченные сотрудники, а руководителю останется только проконтролировать отправку. При этом документы можно подписывать удаленно: из дома, в дороге или в командировке.

  1. Перейдите в раздел «Сотрудники» и откройте «Электронные подписи».
  2. Наведите курсор на строку с ЭП и нажмите «Доверить».
  3. Заполните доверенность и установите флаг «Использовать для отложенного подписания».
  4. Отметьте флагами те документы, которые смогут подписывать уполномоченные сотрудники.
  5. Настройте ограничение для каждого типа документа.

Выберите, требуется ли контроль отправки.

Без подтверждения

Когда уполномоченный представитель нажимает «Подписать», документ сразу отправляется контрагенту или в госорган. При этом:

  • владелец ЭП должен быть авторизован в СБИС Плагине;
  • ЭП должна быть вставлена в этот же компьютер на момент подписания.

Если условия не выполнены, при попытке отправить документ появится уведомление «Документ не подписан. Запросить подпись у сотрудника?». Нажмите «Да». Когда руководитель войдет в личный кабинет и ЭП станет доступна, документ подпишется автоматически. Процесс подписания может занять несколько минут.

С подтверждением

Когда уполномоченный представитель нажимает «Подписать», документ передается руководителю. Он проверяет и подтверждает отправку.

Если вы выбрали отложенное подписание с подтверждением, порядок работы с отчетами и документами будет отличаться.

Как подписать отчет
Как подписать документ

Уполномоченный сотрудник создает и отправляет отчет. У него появляется статус «Отправлен на подпись».

Руководитель

  1. Открывает отчет в разделе:
    • «Отчетность» со статусом ;
    • или «Задачи» со статусом .
  2. Нажимает «Подписание» и выбирает «Подписать». Отчет отправляется в инспекцию.

Уполномоченный сотрудник создает и отправляет документ. В общем списке у него появляется статус «Ожидает подписания».

Руководитель

  1. Открывает документ, ожидающий подписания, в разделе «Документы/Исходящие».
  2. Нажимает «Подписание» и выбирает «Подписать». Документ отправляется контрагенту.