ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТА

Ответственный за исполнение документа

За любое действие в организации кто-то из сотрудников должен быть «в ответе», будь то обычная сделка купли-продажи, заключение контракта, отправленное письмо партнеру или полученный счет по договору. В СБИС для каждого документа устанавливается ответственный сотрудник.

Порядок определения ответственного 

При создании документа ответственным по умолчанию всегда устанавливается автор документа. Для входящего документа порядок определения ответственного установлен настройками системы. При необходимости их можно изменить.

Рассмотрим подробнее порядок назначения ответственного по умолчанию (условия установлены в порядке приоритета):

  1. Сотрудник, который был ответственным за предыдущую редакцию документа (если такая редакция существует).

  2. Сотрудник или подразделение, которое отправитель указал в качестве получателя документа.

  3. Сотрудник, который отвечает за работу с этим контрагентом (отправителем). 

  4. Обособленное подразделение, у которого адрес совпадает с адресом в поле «Грузополучатель» в первом формализованном документе комплекта. Если грузополучателя определить не удалось, то проверяется поле «Получатель».

  5. Сотрудник или подразделение, которое указано ответственным за документ-основание. Например, в документах, связанных с договором, ответственным будет назначен тот же сотрудник/подразделение, что и в самом договоре.

  6. Первое подразделение организации, на которую поступил документ. 

Если в качестве ответственного удалось найти нужного сотрудника, он будет назначен исполнителем документа: сотрудник увидит документ в разделе «Задачи на мне», в реестре «Документы/Входящие». Также он получит уведомление по ним. На любом этапе обработки документа ответственного можно переназначить.

Если ответственный – подразделение, то все сотрудники, которым разрешен просмотр документов этого отдела, увидят их в реестре «Документы/Входящие».

Когда ответственного по документу определить не удалось, все сотрудники, которым правами доступа разрешено просматривать входящие документы, увидят документ в реестре «Документы\Входящие», а пользователи с ролями «Администратор системы», «Руководитель», «Настройщик системы» и разрешением на зону «Уведомление о документах» получат уведомление.

Настроить порядок определения ответственного

  1. В реестре «Документы/Входящие» или «Бизнес/Продажи» нажмите  — окне настроек будет представлен текущий порядок определения ответственного.
  2. Выполните необходимые настройки:
  • задайте последовательность шагов с помощью  и , либо удалите лишний — ;
  • укажите сотрудника или подразделение, отвечающего за обработку документов, по которым не удалось определить ответственного;
  • выберите тип документов, который должен обрабатывать сотрудник или подразделение.

  1. Сохраните настройки по кнопке  Применить .

Если у документа есть редакция, то его в текущей версии в качестве ответственного всегда будет установлен тот же сотрудник, что и в редакции.

6
1
Оставьте свой отзыв:
ОТПРАВИТЬ