Словарь терминов для работы с документами

Словарь терминов для работы с документами

Авторизация

Вход пользователя в систему. Авторизация позволяет пользователю работать в рамках тех прав, которые ему предоставлены.

Аутентификация

Проверка личности пользователя по идентификатору, который указывается при авторизации. Например, по логину и паролю или по сертификату ЭП.

Внешний документ

Документы, которыми организации обмениваются друг с другом по электронным каналам. К ним относятся: счета, договоры, реализации, акты сверок и другие.

Внутренний документ

Документы, которые оформляют и исполняют в пределах организации. К ним относятся: задачи, инструкции, служебные записки и другие.

Входящий документ

Документы, которые поступили в организацию от контрагентов или госорганов. Например, договор, документ купли-продажи, информационное письмо.

Исполнитель, указанный в документе

Сотрудник или отдел, которому адресована задача или документ. Исполнителя указывает автор при создании документа.

Исходящий документ

Документы, которые создаются в организации и отправляются в другие учреждения или частным лицам. Например, отчеты, договоры, письма, акты сверок взаиморасчетов.

Ответственный за документ

Сотрудник, который контролирует этапы документооборота. В карточке документа он указан в стикере.

Формализованный документ

Документ, для которого строго определен состав, форма и расположение полей в файле. Как правило, формализованный документ представляет собой xml-файл. Например, формат отчетов и счетов-фактур регламентируется законодательством. Это нужно для совместимости систем ЭДО и приемных комплексов в госорганах.

Электронная подпись (ЭП)

Цифровой аналог обычной подписи на бумаге, специальная последовательность символов, которая присоединяется к документу. ЭП позволяет установить личность подписавшего и подтвердить информацию, предоставленную в документе.

Электронный документооборот (ЭДО)

Обмен электронными документами между контрагентами через систему оператора. При передаче документа оператор ЭДО автоматически проверяет электронную подпись, которой заверен документ, и соответствие требованиям законодательства. Документы, переданные по ЭДО, обладают юридической силой и приравниваются к оригиналам.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.