Общие принципы работы с документами

Прикрепить файл или скан

Прикрепить файл или скан

К каждому документу или сообщению в СБИС можно добавить вложение — например, переслать коллеге презентацию или добавить к поступлению скан бумажного экземпляра. В дальшейшем вложение можно будет изменить, заверить электронной подписью, напечатать или сохранить на компьютер.

Чтобы добавить файл к документу или сообщению, нажмите «Прикрепить» и выберите:

Прикрепить и отправить можно любой файл, а открыть с помощью СБИС — только некоторые.

Форматы вложений, которые можно открыть прямо в СБИС:

  • документы — *.doc, *.docx, *.odt, *.docm, *.dot, *.dotm, *.dotx, *.rtf, *.pdf, *.xls, *.xlsx, *.ods, *.xlsm, *.xlsb, *.ppt, *.pptx, *.odp, *.pptm, *.pot, *.potm, *.potx, *.pps, *.ppsm, *.ppsm, *.ppsx, *.vsd, *.vsdx;
  • изображения — *.jpg, *.jpeg, *.bmp, *.png, *.ico, *.gif, *.rgb, *.rgba, *.tiff, *.tif;
  • медиа-файлы — *.mp4, *.webm, *.mkv, *.avi, *.mov, *.mpg, *.wmv, *.flv;
  • веб-страницы — *.html, *.htm;
  • архивы — *.zip, *.7z, *.rar.

Файлы прочих форматов сначала скачайте на компьютер, а затем откройте в программе, которая работает с этим форматом.

Создать файл

Чтобы прямо в документе создать файл или папку, в которую можно переместить вложения, нажмите «Создать» и выберите:

  • папку;
  • документ Word;
  • таблицу Excel;
  • презентацию PowerPoint.

Отредактировать вложение

Документы MS Office можно отредактировать в браузере или в приложении на компьютере. Прочие форматы сначала сохраните на компьютер.

Офисные документы

  1. Откройте документ или сообщение с прикрепленным файлом.
  2. В строке вложения нажмите и выберите, где его открыть: в браузере или в приложении. Чтобы установить редактор по умолчанию для этого формата файлов, в строке с ним нажмите .
  3. Отредактируйте документ.

Изображения

Изменить графический файл формата *.jpg, *.jpeg, *.bmp или *.png можно с помощью редактора изображений. Чтобы его открыть, в строке вложения нажмите « Редактировать».

Другие форматы

  1. Сохраните файл на компьютер.
  2. Отредактируйте его в приложении, которое поддерживает работу с этим форматом.
  3. Прикрепите измененный файл снова. Он будет загружен как редакция, если его имя совпадает с именем исходного файла.

Если в документе присутствуют элементы ActiveX, макросы и прочее, для их корректной работы сначала

.

При изменении любого файла СБИС сохранит все редакции вложения — их можно

в истории изменений.

Удалить вложение

Файл, который больше не нужен или был прикреплен по ошибке, можно удалить. Для этого наведите на него курсор и нажмите .

Скопировать печатную форму в задачу

Файл печатной формы можно продублировать в задаче в виде вложения. Так исполнитель сразу увидит его, не переходя в печатные формы документа.

Например, сотрудник отдела кадров получил задачу «Оформить прием на работу». Чтобы он не искал форму приказа, скопируйте ее в задачу. Для этого нажмите . В открывшемся окне выберите печатную форму, кликните по ней правой кнопкой мыши и выберите «Сохранить во вложения». Закройте окно печатных форм.

Файл появится в задаче.