СБИС для аптек

Оформить поступление товара в аптеке

Оформить поступление товара в аптеке

Когда товар поступает на склад, оформите в СБИС поступление — документ складского учета, из которого можно:

  • оприходовать товар на склад;
  • утвердить документ;
  • установить розничную цену;
  • проконтролировать максимально допустимую цену на ЖНВЛП по региону;
  • распечатать документы, ценники, этикетки, стеллажные карты.

Оформляя поступление товара в аптеку, проверьте, на месте ли сопроводительные документы: накладная, декларация и сертификаты к накладной, протокол согласования цен поставки лекарственных препаратов. После проверки примите товар к учету в СБИС.

Порядок действий зависит от того, каким способом поставщик прислал документы.

По ЭДО
В Excel
По скану накладной
На бумаге

Если контрагент отправляет накладную по ЭДО, документ «Поступление» создается автоматически. Вы получите уведомление об этом в СБИС. Посмотреть документ можно в разделе «Документы/Входящие» или «Бизнес/Закупки/Расходы».

  1. Откройте поступление. Нажмите «Изменить» и проверьте данные:
    • Наменование поставщика и вашей компании.
    • Дата документа — она должна совпадать с датой в накладной поставщика. Если период закрыт или необходимо оприходовать товары на склад датой фактического получения, укажите дату принятия к учету.
    • По умолчанию устанавливается склад, указанный в настройках. Если требуется его изменить, нажмите название и выберите склад из справочника.
    • Если в документе выделен НДС и к поставке прилагается счет-фактура, выберите «с НДС», иначе — «без НДС».
  2. Проверьте документы поставщика. Перейдите на вкладку «Документы». Обязательно сверьте серию на упаковках лекарств с серией в реестре деклараций и сертификатов. Если серия не совпадает, оформите возврат поставщику.
  3. Сопоставьте товары с локальным каталогом. Проверьте наименования — лекарства, связанные с вашим каталогом, выделены черным цветом. С ними ничего делать не требуется — характеристики лекарственных препаратов (серия, срок годности, цена производителя и другие) установятся автоматически из документа.

    Остальные наименования отображаются серым цветом — нажмите , чтобы сопоставить их с каталогом.

    В окне споставления сканируйте штрихкод товара. Если в вашем каталоге есть препарат с таким штрихкодом, номенклатура сопоставится автоматически. Если сканирование невозможно, введите штрихкод или наименование препарата вручную. Для сопоставления выберите одну из найденных номенклатур.

    Внимание!

    Один и тот же препарат у разных производителей имеет разный штрихкод — для товара от каждого производителя нужна отдельная номенклатурная карточка.

    Если товар найти не удалось, добавьте его в каталог — введите название и нажмите «Это новое». СБИС предложит вам указать раздел, в который нужно добавить позицию — выберите один из существующих или нажмите , чтобы создать новый.

  4. Установите цены. На вкладке «Цены по партиям» укажите розничную цену или наценку, если она не настроена для каталога:
    • общую наценку для всех наименований документа — нажмите «Наценка, %», выберите «Общая для документа» и укажите значение;
    • наценку для отдельных препаратов, если она отличается от общей — кликните строку с товаром и укажите наценку или цену.

    На вкладке «Цены по партиям» лекарства из списка ЖНВЛП отмечены значком . Сверьте цены на эти лекарства с «Протоколом согласования цен на жизненно важные препараты». Если отметки нет, но товар указан в протоколе, отметьте лекарства как жизненно важные.

    СБИС проверит цену и наценку на ЖНВЛП. При партионном ценообразовании автоматически подставится максимально допустимая цена. Если для товаров из списка ЖНВЛП цена или наценка превысят максимально допустимое значение, СБИС предупредит об этом и не даст сохранить изменения.

  5. Нажмите Утверждение, чтобы подписать документ своей электронной подписью.

Если поставщик прислал накладкную в формате Excel, загрузите ее в документ «Поступление» в СБИС.

  1. Создайте документ. В разделе «Документы/Входящие» или «Бизнес/Закупки/Расходы» нажмите + Документ и выберите «Поступление».

    Если вы хотите продолжить работу с документом, созданным ранее, откройте его и нажмите «Изменить».

  2. Укажите поставщика и склад. По умолчанию указан склад согласно настройкам. Если требуется его изменить, нажмите название и выберите склад из справочника.

    Дата поступления должна совпадать с датой в накладной поставщика. Если период закрыт или необходимо оприходовать товары на склад датой фактического получения, укажите дату принятия к учету.

    Если в документе выделен НДС и к поставке прилагается счет-фактура, выберите «с НДС», иначе — «без НДС».

  3. Загрузите Excel-файл. На вкладке «Документы» нажмите «Прикрепить» и выберите файл с накладной. Дождитесь загрузки документа и кликните «Разобрать» — откроется карточка импорта.

    В блоке «В импортируемом файле» установите переключатель:

    • «Только дополнения и изменения» — если дополняете документ поступления;
    • «Каталог целиком» — если формируете документ с нуля. При этом вся информация, введенная ранее, удалится из документа.

    В поле «Разбор начинать с» укажите номер строки таблицы, начиная с которой нужно загрузить данные. Все данные из строк выше этой не будут импортированы. Строку с описанием столбцов загружать не нужно.

    Для того чтобы данные из таблицы перенеслись в поступление, соотнесите названия столбцов с полями документа. По умолчанию для них выбран параметр «Не используется». Кликните его и выберите название поля.

    Нажмите «Импортировать», чтобы загрузить данные в документ поступления.

  4. Сопоставьте товары с локальным каталогом. Проверьте наименования — лекарства, связанные с вашим каталогом, выделены черным цветом. С ними ничего делать не требуется — характеристики лекарственных препаратов (серия, срок годности, цена производителя и другие) установятся автоматически из документа.

    Остальные наименования отображаются серым цветом — нажмите , чтобы сопоставить их с каталогом.

    В окне споставления сканируйте штрихкод товара. Если в вашем каталоге есть препарат с таким штрихкодом, номенклатура сопоставится автоматически. Если сканирование невозможно, введите штрихкод или наименование препарата вручную. Для сопоставления выберите одну из найденных номенклатур.

    Внимание!

    Один и тот же препарат у разных производителей имеет разный штрихкод — для товара от каждого производителя нужна отдельная номенклатурная карточка.

    Если товар найти не удалось, добавьте его в каталог — введите название и нажмите «Это новое». СБИС предложит вам указать раздел, в который нужно добавить позицию — выберите один из существующих или нажмите , чтобы создать новый.

  5. Установите цены. На вкладке «Цены по партиям» укажите розничную цену или наценку, если она не настроена для каталога:
    • общую наценку для всех наименований документа — нажмите «Наценка, %», выберите «Общая для документа» и укажите значение;
    • наценку для отдельных препаратов, если она отличается от общей — кликните строку с товаром и укажите наценку или цену.

    На вкладке «Цены по партиям» лекарства из списка ЖНВЛП отмечены значком . Сверьте цены на эти лекарства с «Протоколом согласования цен на жизненно важные препараты». Если отметки нет, но товар указан в протоколе, отметьте лекарства как жизненно важные.

    СБИС проверит цену и наценку на ЖНВЛП. При партионном ценообразовании автоматически подставится максимально допустимая цена. Если для товаров из списка ЖНВЛП цена или наценка превысят максимально допустимое значение, СБИС предупредит об этом и не даст сохранить изменения.

Если поставщик предоставил документы на бумаге, вы можете загрузить в СБИС их фотографию или скан. Перед загрузкой убедитесь, что изображение

.

После того как вы подготовили изображение, начните работу с документом поступления.

  1. Создайте документ. В разделе «Документы/Входящие» или «Бизнес/Закупки/Расходы» нажмите + Документ и выберите «Поступление».

    Если вы хотите продолжить работу с документом, созданным ранее, откройте его и нажмите «Изменить».

  2. Проверьте данные и прикрепите скан. Дата поступления должна совпадать с датой в накладной поставщика. Если период закрыт или необходимо оприходовать товары на склад датой фактического получения, укажите дату принятия к учету.

    По умолчанию склад указан согласно настройкам — чтобы изменить его, нажмите название и выберите склад из справочника.

    Нажмите «Прикрепить» и выберите фото или скан с товарной накладкой или УПД. СБИС автоматически заполнит поставщика и НДС, а также сформирует список товаров с количеством, себестоимостью, ставкой НДС и суммой.

    Прикрепленный файл отображается в нижней части экрана. Если некоторые строки заполнились некорректно, нажмите «Распознать». Если проблема не решилась, попробуйте сделать другое фото и загрузите его в СБИС.

  3. Сопоставьте товары с локальным каталогом. Проверьте наименования — лекарства, связанные с вашим каталогом, выделены черным цветом. С ними ничего делать не требуется — характеристики лекарственных препаратов (серия, срок годности, цена производителя и другие) установятся автоматически из документа.

    Остальные наименования отображаются серым цветом — нажмите , чтобы сопоставить их с каталогом.

    В окне споставления сканируйте штрихкод товара. Если в вашем каталоге есть препарат с таким штрихкодом, номенклатура сопоставится автоматически. Если сканирование невозможно, введите штрихкод или наименование препарата вручную. Для сопоставления выберите одну из найденных номенклатур.

    Внимание!

    Один и тот же препарат у разных производителей имеет разный штрихкод — для товара от каждого производителя нужна отдельная номенклатурная карточка.

    Если товар найти не удалось, добавьте его в каталог — введите название и нажмите «Это новое». СБИС предложит вам указать раздел, в который нужно добавить позицию — выберите один из существующих или нажмите , чтобы создать новый.

  4. Установите цены. На вкладке «Цены по партиям» укажите розничную цену и наценку, если она не настроена для каталога:
    • общую наценку для всех наименований документа — нажмите «Наценка, %», выберите «Общая для документа» и укажите значение;
    • наценку для отдельных препаратов, если она отличается от общей — кликните строку с товаром и укажите наценку или цену.
  5. Укажите информацию о партии. На вкладке «Поступление» или «Цены по партиям» выделите наименование и нажмите . В открывшемся окне заполните поля: серия, срок годности, страна производителя.

    Если лекарство входит в список жизненно важных, поставьте флаг в поле «ЖНВЛП» укажите цену производителя и себестоимость. Около поля «Цена» появится значение «max» — СБИС предупредит, если цена будет превышена.

Если поставщик предоставил документы на бумаге, оформите поступление в СБИС вручную.

  1. Создайте документ. В разделе «Документы/Входящие» или «Бизнес/Закупки/Расходы» нажмите + Документ и выберите «Поступление».

    Если вы хотите продолжить работу с документом, созданным ранее, откройте его и нажмите «Изменить».

  2. Укажите поставщика и склад. По умолчанию указан склад согласно настройкам. Если требуется его изменить, нажмите название и выберите склад из справочника.

    Дата поступления должна совпадать с датой в накладной поставщика. Если период закрыт или необходимо оприходовать товары на склад датой фактического получения, укажите дату принятия к учету.

    Если в документе выделен НДС и к поставке прилагается счет-фактура, выберите «с НДС», иначе — «без НДС».

  3. Добавьте позиции. Для этого сканируйте штрихкод лекарства — товар добавится в документ, если он уже есть в каталоге. Если нет, СБИС автоматически создаст карточку номенклатуры в каталоге из ЕКТ и добавит ее в поступление.
  4. Установите цены. На вкладке «Цены по партиям» укажите розничную цену и наценку, если она не настроена для каталога:
    • общую наценку для всех наименований документа — нажмите «Наценка, %», выберите «Общая для документа» и укажите значение;
    • наценку для отдельных препаратов, если она отличается от общей — кликните строку с товаром и укажите наценку или цену.
  5. Укажите информацию о партии. На вкладке «Поступление» или «Цены по партиям» выделите наименование и нажмите . В открывшемся окне заполните поля: серия, срок годности, страна производителя.

    Если лекарство входит в список жизненно важных, поставьте флаг в поле «ЖНВЛП» укажите цену производителя и себестоимость. Около поля «Цена» появится значение «max» — СБИС предупредит, если цена будет превышена.

  1. Распечатайте этикетки и ценники. Откройте меню документа кнопкой , выберите по очереди «Этикетки партии», «Ценники» и «Стеллажная карточка». Выберите шаблон и укажите число копий или поставьте флаг «Определяется из поступления». Нажмите «Печать».
  2. Распечатайте поступление. Если печатная форма вам не подходит, измените ее или добавьте собственную.
  3. Примите документ к учету. Нажмите Провести — СБИС сформирует складские проводки.