СБИС Для аптек

Оформить инвентаризацию в аптеке

Оформить инвентаризацию в аптеке

Инвентаризация позволяет выявить несоответствие фактических и учетных остатков на складе. Если в организации несколько складов, инвентаризацию на каждом из них нужно проводить отдельно.

Инвентаризация проводится в следующих случаях:

  • плановая — руководство аптеки определяет, как часто будет проходить проверка, и закрепляет план проведения инвентаризации в специальном приказе;
  • внеплановая — например, если у аптеки меняется материально ответственное лицо, перед этим необходимо сопоставить фактическое количество ТМЦ с данными складского учета;
  • выборочная — чтобы устранить пересортицу. Инвентаризацию можно провести только для группы товаров.

Что сделать перед началом инвентаризации

  1. Закройте кассовую смену.
  2. Проведите в системе все документы по приходу и расходу ТМЦ до даты инвентаризации, чтобы получить корректные данные о недостачах и излишках.
  3. Рекомендуем остановить все физическое товародвижение: отгрузку, поступление (не только в CБИС, но и фактическое). Если во время инвентаризации на склад поступил товар, сначала завершите инвентаризацию, а после проведите поступление, указав дату принятия к учету.
  4. Если в каталоге есть дубли номенклатурных карточек, объедините их.

Провести инвентаризацию

Со сканером штрихкодов
Без сканера
  1. Создайте документ. В разделе «Бизнес/Склад» на вкладке «Документы» выберите «Инвентаризации» и нажмите + Документ.
  2. Проверьте организацию и склад. В документе должна быть указана организация, в которой проводится инвентаризация, и ее склад.
  3. Укажите, на какую дату и время требуется зафиксировать остатки. Например, если вы начали проводить инвентаризацию 19.08.2019 в 10:00, то в документе «Инвентаризация» укажите дату 19.08.2019 и время 10:00. При установке времени «на утро» будет установлено время 00:01, «на вечер» — 23:59.
  4. Задайте способ фиксации остатков. Выберите «по количеству и сумме», чтобы в документе было указано не только количество товаров, но и их себестоимость по партиям.
  5. Добавьте в документ товары. Сканируйте штрихкоды с каждой упаковки товаров, по которым проводите инвентаризацию — они добавятся в документ. СБИС распределит их по партиям, которые числятся на остатках, по методу LIFO: первыми подставятся те партии, которые поступили последними.
  6. Посмотрите отклонение — оно рассчитывается автоматически как разница между значениями «В учете» и «Факт.». Недостача выделена красным цветом, излишки — зеленым.

    Чтобы удобнее было оценить результат, в фильтре можно настроить отображение данных — например, вывести только отклонения или недостачи.

    Поле «В учете» может быть заполнено отрицательными значениями. Это возможно, если при ведении складского учета были допущены ошибки.

  7. Проведите документ. Нажмите Провести, чтобы сохранить документ и зафиксировать изменения.
  8. Распечатайте документ. Если предложенная печатная форма вам не подходит, измените ее настройки или добавьте собственную.
  1. Создайте документ. В разделе «Бизнес/Склад» на вкладке «Документы» выберите «Инвентаризации» и нажмите + Документ.
  2. Проверьте организацию и склад. В документе должна быть указана организация, в которой проводится инвентаризация, и ее склад.
  3. Укажите, на какую дату и время требуется зафиксировать остатки. Например, если вы начали проводить инвентаризацию 19.08.2019 в 10:00, то в документе «Инвентаризация» укажите дату 19.08.2019 и время 10:00. При установке времени «на утро» будет установлено время 00:01, «на вечер» — 23:59.
  4. Задайте способ фиксации остатков. Выберите «по количеству и сумме», чтобы в документе было указано не только количество товаров, но и их себестоимость по партиям.
  5. Добавьте в документ товары.
    • Если проводите полную инвентаризацию — нажмите «Заполнить» и выберите «Наименования». СБИС добавит в документ все номенклатурные карточки, по которым на складе есть ненулевые остатки.
    • Если проводите инвентаризацию для определенной группы товаров (например, только для парафармацевтической продукции) — укажите раздел каталога, нажмите «Заполнить» и выберите «Наименования». СБИС добавит в документ все номенклатурные карточки из раздела, по которым на складе есть ненулевые остатки.
    • Если проводите инвентаризацию некоторых товаров или исправляете пересортицу — нажмите , чтобы добавить позиции.
  6. Укажите фактическое количество остатков. Кликните строку с товаром и нажмите .

    В разделе «По партиям» укажите фактическое количество остатков по каждой партии. Определять партию удобно по сроку годности, дате поступления и поставщику.

    Если нужной партии нет в списке, добавьте ее. Нажмите «+ Выбрать». В открывшемся окне установите дату поступления, отметьте партию и нажмите «Выбрать» — она добавится в список.

    Убедитесь, что количество фактических остатков указано верно, и нажмите Сохранить.

  7. Посмотрите отклонение — оно рассчитывается автоматически как разница между значениями «В учете» и «Факт.». Недостача выделена красным цветом, излишки — зеленым.

    Чтобы удобнее было оценить результат, в фильтре можно настроить отображение данных — например, вывести только отклонения или недостачи.

    Поле «В учете» может быть заполнено отрицательными значениями. Это возможно, если при ведении складского учета были допущены ошибки.

  8. Проведите документ. Нажмите Провести, чтобы сохранить документ и зафиксировать изменения.
  9. Распечатайте документ. Если предложенная печатная форма вам не подходит, измените ее настройки или добавьте собственную.

Инвентаризация в аптеке проведена. В складском учете зафиксированы корректные количественные и суммовые остатки.

Лицензия

Тариф «Касса, склад» или «Профи» сервиса «Для магазинов и аптек», а также расширение «Маркировка».