СБИС Для аптек

Оформить инвентаризацию в аптеке

Оформить инвентаризацию в аптеке

Инвентаризация позволяет выявить несоответствие фактических и учетных остатков на складе. Если в организации несколько складов, инвентаризацию на каждом из них нужно проводить отдельно.

Инвентаризация проводится в следующих случаях:

  • плановая — руководство аптеки определяет, как часто будет проходить проверка, и закрепляет план проведения инвентаризации в специальном приказе;
  • внеплановая — например, если у аптеки меняется материально ответственное лицо, перед этим необходимо сопоставить фактическое количество ТМЦ с данными складского учета;
  • выборочная — чтобы устранить пересортицу. Инвентаризацию можно провести только для группы товаров.

Что сделать перед началом инвентаризации

  1. Закройте кассовую смену.
  2. Проведите в системе все документы по приходу и расходу ТМЦ до даты инвентаризации, чтобы получить корректные данные о недостачах и излишках.
  3. Рекомендуем остановить все физическое товародвижение: отгрузку, поступление (не только в CБИС, но и фактическое). Если во время инвентаризации на склад поступил товар, сначала завершите инвентаризацию, а после проведите поступление, указав дату принятия к учету.
  4. Если в каталоге есть дубли номенклатурных карточек, объедините их.

Провести инвентаризацию

Со сканером штрихкодов
Без сканера
  1. Создайте документ. В разделе «Бизнес/Склад» перейдите на вкладку «Инвентаризации» и нажмите + Документ.
  2. Проверьте, правильно ли указаны организация и склад. В документе должна быть выбрана организация, в которой проводится инвентаризация, и ее склад.
  3. Укажите, на какую дату и время требуется зафиксировать остатки. Например, если вы начали проводить инвентаризацию 19.08.2019 в 10:00, то в документе «Инвентаризация» укажите дату 19.08.2019 и время 10:00. При установке времени «на утро» будет установлено время 00:01, «на вечер» — 23:59.
  4. Задайте способ фиксации остатков. Выберите «по количеству и сумме», чтобы в документе было указано не только количество товаров, но и их себестоимость по партиям.
  5. Добавьте в документ товары. Сканируйте штрихкоды с каждой упаковки товаров, по которым проводите инвентаризацию — они добавятся в документ. СБИС распределит их по партиям, которые числятся на остатках, по методу LIFO: первыми подставятся те партии, которые поступили последними.
  6. Посмотрите отклонение — оно рассчитывается автоматически как разница между значениями «В учете» и «Факт.». Недостача выделена красным цветом, излишки — зеленым.

    Чтобы удобнее было оценить результат, в фильтре можно настроить отображение данных — например, вывести только отклонения или недостачи, а также построить список в порядке добавления.

    Поле «В учете» может быть заполнено отрицательными значениями. Это возможно, если при ведении складского учета были допущены ошибки.

  7. Проведите документ. Нажмите Провести, чтобы сохранить документ и зафиксировать изменения.
  8. Распечатайте документ. Если предложенная печатная форма вам не подходит, измените ее настройки или добавьте собственную.
  1. Создайте документ. В разделе «Бизнес/Склад» перейдите на вкладку «Инвентаризации» и нажмите + Документ.
  2. Проверьте, правильно ли указаны организация и склад. В документе должна быть выбрана организация, в которой проводится инвентаризация, и ее склад.
  3. Укажите, на какую дату и время требуется зафиксировать остатки. Например, если вы начали проводить инвентаризацию 19.08.2019 в 10:00, то в документе «Инвентаризация» укажите дату 19.08.2019 и время 10:00. При установке времени «на утро» будет установлено время 00:01, «на вечер» — 23:59.
  4. Задайте способ фиксации остатков. Выберите «по количеству и сумме», чтобы в документе было указано не только количество товаров, но и их себестоимость по партиям.
  5. Добавьте в документ товары.
    • Если проводите полную инвентаризацию — нажмите «Заполнить» и выберите «Наименования». СБИС добавит в документ все номенклатурные карточки, по которым на складе есть ненулевые остатки.
    • Если проводите инвентаризацию для определенной группы товаров (например, только для парафармацевтической продукции) — укажите раздел каталога, нажмите «Заполнить» и выберите «Наименования». СБИС добавит в документ все номенклатурные карточки из раздела, по которым на складе есть ненулевые остатки.
    • Если проводите инвентаризацию некоторых товаров или исправляете пересортицу — нажмите , чтобы добавить позиции.
  6. Укажите фактическое количество остатков. Кликните строку с товаром и нажмите .

    В разделе «По партиям» укажите фактическое количество остатков по каждой партии. Определять партию удобно по сроку годности, дате поступления и поставщику.

    Если нужной партии нет в списке, добавьте ее. Нажмите «+ Выбрать». В открывшемся окне установите дату поступления, отметьте партию и нажмите «Выбрать» — она добавится в список.

    Убедитесь, что количество фактических остатков указано верно, и нажмите Сохранить.

  7. Посмотрите отклонение — оно рассчитывается автоматически как разница между значениями «В учете» и «Факт.». Недостача выделена красным цветом, излишки — зеленым.

    Чтобы удобнее было оценить результат, в фильтре можно настроить отображение данных — например, вывести только отклонения или недостачи, а также построить список в порядке добавления.

    Поле «В учете» может быть заполнено отрицательными значениями. Это возможно, если при ведении складского учета были допущены ошибки.

  8. Проведите документ. Нажмите Провести, чтобы сохранить документ и зафиксировать изменения.
  9. Распечатайте документ. Если предложенная печатная форма вам не подходит, измените ее настройки или добавьте собственную.

Инвентаризация в аптеке проведена. В складском учете зафиксированы корректные количественные и суммовые остатки.