Если раньше вы вели складской учет в другой системе, при переходе в СБИС занесите начальные остатки. Это не требуется, если аптека только начинает работу и на складе пока ничего нет.
Прежде чем вносить остатки:
- проверьте настройки учетной политики компании;
- укажите основную организацию в параметрах склада;
- включите ценообразование по партиям;
- настройте расчет цен.
Остатки заносятся через документ «Поступление». Вы можете добавить данные вручную или загрузить их из Excel-файла, если, к примеру, переносите сведения из другой учетной программы.
- Создайте документ. В разделе «Документы/Входящие» или «Бизнес/Закупки/Расходы» нажмите и выберите «Поступление».
- Укажите поставщика и склад. Проверьте склад — по умолчанию указан склад согласно настройкам. Если требуется его изменить, нажмите название и выберите склад из справочника. В поле «Поставщик» выберите свою организацию.
- Загрузите Excel-файл. На вкладке «Документы» нажмите «Прикрепить» и выберите файл с остатками. Дождитесь загрузки документа и кликните «Разобрать» — откроется карточка импорта.
В блоке «В импортируемом файле» установите переключатель:
- «Только дополнения и изменения» — если дополняете документ поступления;
- «Каталог целиком» — если формируете документ с нуля. При этом вся информация, введенная ранее, удалится из документа.
В поле «Разбор начинать с» укажите номер строки таблицы, начиная с которой нужно загрузить данные. Все данные из строк выше этой не будут импортированы. Строку с описанием столбцов загружать не нужно.
Для того чтобы данные из таблицы перенеслись в поступление, соотнесите названия столбцов с полями документа. По умолчанию для них выбран параметр «Не используется». Кликните его и выберите название поля.
Нажмите «Импортировать», чтобы загрузить данные в документ поступления.
- Создайте карточки номенклатур. Загруженные наименования отображаются серым цветом — для них в каталоге нужно создать карточки номенклатур. Сделать это нужно прямо в документе поступления. Товары с разным типом номенклатуры (например, лекарства и парафармацевтическую продукцию) нужно добавлять в каталог отдельно. Отметьте все товары одного типа и нажмите , чтобы раскрыть панель операций.
Кликните и выберите«Добавить в каталог». 
СБИС предложит вам указать раздел каталога для новых номенклатур — выберите существующий или создайте новый кнопкой . Отмеченные товары добавятся в каталог и будут выделены в списке черным цветом. Им будет присвоен тип номенклатуры и ставка НДС.
- Добавьте штрихкоды. Если в Еxcel-файле нет штрихкодов, добавьте их в карточки товаров. Для этого раскройте панель операций кнопкой и нажмите «Без штрихкодов». В открывшемся окне представлены все товары из документа, у которых не указаны штрихкоды. Нажмите название препарата и сканируйте его штрихкод — он добавится в карточку номенклатуры. Если сканирование невозможно, введите штрихкод вручную.
- Проверьте информацию о партии. Убедитесь, что данные загрузились правильно — характеристики лекарственных препаратов должны автоматически установиться из Excel-документа. Если данных не хватает, на вкладке «Поступление» или «Цены по партиям» выделите наименование и нажмите . В открывшемся окне заполните поля: серия, срок годности, страна производителя, цена поставщика, розничная цена.
Если лекарство входит в список жизненно важных, поставьте флаг в поле «ЖНВЛП» укажите цену производителя и себестоимость. Около поля «Цена» появится значение «max» — СБИС предупредит, если цена будет превышена.
- Распечатайте этикетки и ценники. Откройте меню документа кнопкой , выберите по очереди «Этикетки партии», «Ценники» и «Стеллажная карточка».
Выберите шаблон этикетки, укажите число копий или поставьте флаг «Определяется из поступления».
Нажмите . 
- Примите документ к учету. Нажмите — СБИС сформирует складские проводки.
- Создайте документ. В разделе «Документы/Входящие» или «Бизнес/Закупки/Расходы» нажмите и выберите «Поступление».
- Укажите поставщика и склад. Проверьте склад — по умолчанию указан склад согласно настройкам. Если требуется его изменить, нажмите название и выберите склад из справочника. В поле «Поставщик» выберите свою организацию.
- Добавьте позиции. Для этого сканируйте штрихкод лекарства — товар добавится в документ, если он уже есть в каталоге. Если нет, СБИС автоматически загрузит в ваш каталог карточку номенклатуры из ЕКТ. Товару будет присвоен тип номенклатуры и ставка НДС.
В поле «Кол-во» введите остаток лекарства. Одну и ту же карточку номенклатуры можно занести в разные строки — это позволит указать для каждой партии лекарства свой срок годности, серию и себестоимость.
- Укажите информацию о партии. На вкладке «Поступление» или «Цены по партиям» выделите наименование и нажмите . В открывшемся окне заполните поля: серия, срок годности, страна производителя, цена поставщика, розничная цена.
Если лекарство входит в список жизненно важных, поставьте флаг в поле «ЖНВЛП» укажите цену производителя и себестоимость. Около поля «Цена» появится значение «max» — СБИС предупредит, если цена будет превышена.
- Распечатайте этикетки и ценники. Откройте меню документа кнопкой , выберите по очереди «Этикетки партии», «Ценники» и «Стеллажная карточка».
Выберите шаблон этикетки, укажите число копий или поставьте флаг «Определяется из поступления».
Нажмите . - Примите документ к учету. Нажмите — СБИС сформирует складские проводки.
Остатки зафиксированы в складском учете, на них установлены розничные цены. Напечатаны этикетки, ценники и стеллажные карты.
Права и роли