Заказы и поставки (EDI)

Обмен документами с торговой сетью «Виктория Балтия»

Обмен документами с торговой сетью «Виктория Балтия»

Торговая сеть «Виктория Балтия» приглашает своих поставщиков обмениваться юридически значимыми электронными документами и EDI-сообщениями.

Сеть обменивается

  • EDI-сообщениями: ORDERS, DESADV, RECADV, APERAK.
  • ЮЗД: Счет-Фактура, УКД, УПД

Где можно работать с сетью

  • В личном кабинете СБИС — подходит поставщикам, которые хотят сразу начать обрабатывать заказы от сети, тем, кто ведет учет в СБИС или пока не настроил интеграцию со своей системой
  • В своей учетной системе — подойдет поставщикам, которые получают от сети много заказов и ведут учет в своей системе

Кто оплачивает трафик

  • Поставщик — платит за входящие и исходящие EDI-сообщения и документы
1. Подключите
2. Настройте
3. Работайте

Чтобы начать работать с сетью «Виктория Балтия», выполните следующие шаги.

  1. Зарегистрируйтесь в СБИС и получите квалифицированную электронную подпись, если у вас ее нет. Она нужна для обмена документами с контрагентами.
  2. Свяжитесь с менеджером и оставьте заявку на подключение к торговой сети через личный кабинет СБИС или через интеграцию, если вы собираетесь работать в своей учетной системе.
  3. Получите GLN — уникальный идентификатор компании в системе EDI, если у вас его нет. Для этого заполните заявление и передайте его менеджеру. Скачать шаблон заявления можно здесь, пример заполнения — .
  4. Купите лицензию «Заказы и поставки (EDI)» сервиса «Документооборот и EDI».

Если у вас возникли вопросы, обратитесь к своему менеджеру или свяжитесь с техподдержкой по телефону в вашем регионе (доб. 2000).

Перед началом работы выполните несколько шагов, которые позволят менеджерам обрабатывать заказы и оформлять документы реализации.

  1. Включите конфигурацию «Заказы и поставки» или «Предприятие».
  2. Укажите GLN и полный адрес своей организации в карточке компании.
  3. В разделе «Каталог и цены» включите работу с УПД.
  4. Назначьте роль «Менеджер» сотруднику, который будет обрабатывать заказы и отправлять документы сети. Для этого в разделе «Сотрудники/Доступ и права» откройте роль, нажмите и выберите пользователя из списка.
  5. Скачайте и установите мобильное приложение СБИС. Настройте уведомления, чтобы сразу узнавать о поступлении заказов и других документов. Также вы можете получать оповещения на email или по смс.

Чтобы работать с заказами сети «Виктория Балтия» в своей учетной системе:

  1. Настройте интеграцию СБИС EDI со своей информационной системой.
  2. Убедитесь, чтобы документ, которые вы будете отправлять в сеть, соответствуют ее 

Получите заказ, обработайте его и ответьте покупателю. Прямо из заказа оформите документы реализации.

  1. Получите заказ (ORDERS) от покупателя (торговой сети). Он поступит в раздел «Документы/Входящие» и «Реализации/Счета/Заказы» на вкладку «Заказы».
  2. Обработайте документ: перейдите на вкладку «Заказ от покупателя» и ознакомьтесь со списком товаров.

    Если номенклатура выделена серым, сопоставьте ее.

  3. Нажмите «Утверждение», если готовы выполнить заказ в полном объеме, выберите «Утвердить». Покупателю отправится документ «Ответ на заказ».

    Отклоните заказ, если не готовы его выполнять.

  4. Перед отправкой товара создайте реализацию из заказа, нажав «Не отгружено»;
  5. Получите от покупателя акт о приемке (RECADV). Он отправит его вам, когда получит и проверит товар.
  6. Сравните данные в акте с данными на вкладке «Реализация».

    Если расхождений нет, нажмите «Отправить СФ».

    Если есть расхождения, исправьте данные согласно акту. Для этого нажмите «Изменить», исправьте номенклатуру и нажмите «Отправить СФ».

    Покупатель получит УПД, утвердит или отклонит его.

  7. Получите ответ:
    • утверждение — титул покупателя;
    • отклонение — уведомление об уточнении.

    При отклонении создайте и отправьте покупателю один из документов: