Электронный документооборот

Распределить входящие документы

Распределить входящие документы

Каждый день любая компания получает документы от контрагентов и государственных учреждений. Их необходимо отсортировать и передать сотрудникам на выполнение. СБИС помогает автоматизировать этот процесс:

Настроить тип операции и назначить ответственного

Например, вы хотите, чтобы акты сверки от компании «Мастер Плюс» регистрировались в СБИС по определенному регламенту и приходили бухгалтеру, минуя остальных.

  1. В разделе «Документы/Входящие» нажмите . На вкладке «Правила регистрации» выберите от кого вы хотите получать документы: от всех контрагентов или только от избранных. Если выбираете второе, проверьте, чтобы все, с кем вы ведете переписку в СБИС, были отмечены звездочкой. Если этого не сделать, они не смогут отправить вам электронные документы.
  2. Создайте правило регистрации, нажав .
  3. Укажите условия:
    • «содержит вложения» — тип вложения, соответствующий регламенту, например, акт сверки;
    • «пришел от контрагента» — компанию-отправителя;
    • «для нашей организации» — компанию-получателя, если в аккаунте их несколько;
    • «с ключевыми словами» — слова, которые должны быть в поступающем документе/
  4. Укажите в качестве чего зарегистрировать документ. Выберите тип из списка или нажмите «Еще...», чтобы открыть весь перечень.

    Здесь же вы можете включить настройку, которая поможет не принимать электронные документы. Например, если вы хотите сэкономить пространство в облачном хранилище, откажитесь от получения документов с прикрепеленными файлами. Для этого

    , что документ должен содержать вложения «Форматы файлов» и выберите пункт «отклонить». Попытавшись выслать вам файл, контрагент получит предупреждение, что документ не может быть отправлен.

  5. Назначьте ответственного — конкретного сотрудника или целое подразделение. Например руководителя отдела бухгалтерии, он передаст документ свободному сотруднику.
  6. Нажмите Сохранить.

В результате, если компания «Мастер плюс» отправит вам акт сверки взаиморасчетов по ЭДО, он будет зарегистрирован по регламенту «Входящий акт сверки». Бухгалтер увидит документ в разделе «Документы/Входящие».

Для этой настройки мы использовали все условия правил регистрации. При создании других правил вы можете выбрать иные настройки. Например, только контрагента и тип операции.

Получить документы, если правила регистрации не настроены

В этом случае документы будут поступать в СБИС автоматически в раздел «Документы/Входящие» с кнопкой «Утвердить». Им нельзя изменить регламент — он определяется на стороне отправителя, но можно назначить ответственного.

Чтобы иметь возможность назначать и ответственного, и регламент, измените правила регистрации.

  1. Откройте настройки конфигураций на главной странице.
  2. На вкладке «Правила регистрации» измените условие с автоматического на ручное. Сохраните изменения.

Просмотреть доступ сотрудников

Если правила регистрации не настраивались, уведомления о новых документах получают Администратор системы, Настройщик системы, Руководитель предприятия. На вкладке «Кто имеет доступ» указаны сотрудники, которым разрешено или запрещено менять правила регистрации документов.

Если сотруднику не хватает прав на создание правил регистрации, администратор системы изменяет настройки в разделе «Доступ и права».