Документооборот с контрагентами

Обмен документами с покупателем

Обмен документами с покупателем

Документы, сопровождающие сделку, оформляет поставщик. Покупатель получает их, подписывает и отправляет назад.

Обязательные документы:

  • товарно-транспортная накладная — фиксирует перевозку и передачу груза. Форма типовая, ее нельзя менять самостоятельно.
  • счет-фактура (поступление) — используется для оплаты полученного груза, имеет типовую форму.

Дополнительно поставщик может заключить с покупателем договор поставки, прислать счет на оплату, а также приложить к товарам путевые листы или сертификаты.

Схема работы

  1. Покупатель оформляет заказ и отправляет поставщику по ЭДО или иным способом.
  2. Поставщик получает заказ, обрабатывает и отправляет покупателю ответ: утверждение или отказ.
  3. Если заказ утвержден, поставщик оформляет документы реализации и отправляет покупателю.
  4. Покупатель получает документы реализации и заказ, сравнивает данные в заказе с фактическим поступлением товара. Если расхождений нет, утверждает документы. Документооборот завершается.

Если покупатель находит расхождение, он может отклонить реализацию. В этом случае поставщик получит документ с отказом и сможет исправить его или оформить заново. Если покупатель согласен принять заказ как есть, он оформляет акт о расхождении, в котором указывает фактическое количество товара. Поставщик подписывает акт, и документооборот завершается.

Поставщик может отправить покупателю счет перед отгрузкой, вместе с оформлением реализации или после него. Это зависит от договоренности с покупателем.

Лицензия

Тариф «Обмен с контрагентами» сервиса «Документооборот и EDI».