Если контрагент не работает с ЭДО и присылает вам подписанные документы в бумажном виде, загрузите их в СБИС с помощью QR-кода. Загружать можно счета-фактуры, ТОРГ-12, УПД, акты и наряды-заказы. Это помогает массово добавлять файлы в СБИС, а также избегать ошибок, которые допускаются при ручном вводе.
Чтобы загружать по QR-коду другой тип документов, добавьте код в печатную форму.
Как это работает
- Пользователь СБИС создает документ, на котором автоматически размещается QR-код, и отправляет контрагенту.
- Контрагент получает его и печатает. Ставит на бумажном экземпляре подпись, печать и отправляет пользователю.
- Пользователь получает подписанный документ и загружает в СБИС с помощью сканера, фотоаппарата или мобильного телефона.
Он может добавлять документы по одному или сразу по несколько — СБИС идентифицирует каждый QR-код и прикрепит изображения к подходящим документам. - Пользователю останется только проверить выбор системы и подтвердить загрузку. После этого он считается подписанным на бумаге.
Если СБИС не обнаружит среди электронных документов коды, совпадающие с теми, которые вы загрузили, система предупредит и предложит выбрать, что сделать: переместить файлы или создать новый документ. Также вы получите предупреждение, если QR-кода вовсе не будет на загруженном документе.
Как загрузить
Оформите документ в СБИС и получите от контрагента подписанный бумажный вариант. Проверьте, чтобы к вашему компьютеру было подключено устройство для считывания изображений. Вы можете загружать документы по одному, по мере поступления или собирать их и сканировать все вместе за раз.
- На главной странице СБИС нажмите
. - Нажмите пункт «Загрузить»:
- «С компьютера» — выберите заранее подготовленный файл на компьютере;
- «Из буфера обмена» — вставьте изображение, скопированное в буфер;
- «С мобильного устройства» — добавьте файл с мобильного телефона или планшета;
- «Скан» — сканируйте бумажный документ. Если он одностраничный, нажмите «Скан», если многостраничный, нажмите «PDF».
Проверьте, что QR-код находится на первой странице загружаемого файла. Начинайте загрузку только с нее.
- СБИС получит изображение, найдет по коду первоначальный документ и заменит его полученным изображением.
- Проверьте загруженный файл. Если замена прошла правильно, нажмите . Если нет — нажмите «Отменить» и загрузите скан повторно.
После замены документ становится подписанным на бумаге.
Если на момент загрузки скана или после нее документ уже подписали электронно, он останется таким. Сканированный файл появится в документе как дополнительное вложение.
- На главной странице СБИС нажмите .
- Нажмите пункт «Загрузить»:
- «С компьютера» — выберите заранее подготовленные файлы на компьютере;
- «Из буфера обмена» — вставьте изображение, скопированное в буфер;
- «С мобильного устройства» — добавьте файл с мобильного телефона или планшета;
- «Скан» — сканируйте бумажный документ.
Внимание!
Сканируйте многостраничные файлы по одному, отдельно друг от друга.
- Откройте и проверьте загруженные файлы:
- «Документ подписан на бумаге» — файл успешно заменен сканом. Если замена прошла правильно, нажмите . Если нет — нажмите «Отменить» и загрузите скан повторно.
- «Документ был изменен после печати» — на загруженных и электронных файлах найдены расхождения. Просмотрите документы и решите, что с ними делать: заменить или создать новые.
- «Электронный документ заменен на скан» — документ уже подписан электронно, скан добавлен как вложение.
- «Что делать с файлами?» — на файле не обнаружен QR-код. Переместите или создайте новый документ.
- «Документ подписан на бумаге» — файл успешно заменен сканом. Если замена прошла правильно, нажмите . Если нет — нажмите «Отменить» и загрузите скан повторно.
Лицензия
Тариф «Обмен с контрагентами» сервиса «Документооборот и EDI».