КАК ОТОБРАТЬ НУЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Как отобрать нужные документы

Вы — успешная компания, у вас большое количество организаций, с которыми вы сотрудничаете, и объем электронного документооборота постоянно растет. Ориентироваться во «входящих» порой становится сложно, трудоемко и затратно по времени. Для быстрого поиска нужного документа вы можете воспользоваться фильтром, который есть в реестре.

Данный фильтр имеет несколько критериев отбора:

По статусу

Процесс той или иной обработки документа характеризуется его статусом. Статусы есть у всех документов. По ним мы можем отслеживать весь ход обмена документами. Описание статусов см. здесь.

 
 

Так, например, мы можем посмотреть, какие документы мы отклоняли:

  • нажимаем «Нужно отобрать?»
  • выбираем «Отклоненные» и нажимаем «Отобрать».

Все очень удобно, буквально несколько кликов мышкой.

Можем посмотреть документы, которые требуют ответа — это очень важно, то есть те, которые мы получили, но еще не обработали.

Или документы, которые мы отправили, но покупатели их еще не обработали.
То есть покупатели их получили, но по какой-то причине еще не дали нам ответ: согласны они или нет, не вернули подписанный экземпляр.

За период

Оперативность обмена документами — это основной плюс электронного документооборота. Сыграть не лучшую роль в этом может «человеческий фактор». Очень легко затеряться в большом потоке электронных документов и обработать не все «входящие», пришедшие сегодня, что в свою очередь может привести к нехорошим последствиям.

 

Быстро выстроить список документов за определенный период времени: «за сегодня», «за последний месяц», «за последние полгода» и т.д., можно следующим образом:

  • Нажимаем «Нужно отобрать».
  • Кликаем на галочку в конце поля «Отбираются»
  • Выбираем нужный промежуток времени.

В нашем случае мы выберем пункт «за последний месяц» и просмотрим все документы, поступившие за месяц.

По отправителю

Ваше бизнес окружение весьма велико, но и среди такого множества организаций данный фильтр найдет вам все документы, например, по одной конкретной организации.

 
  • Открываем окно фильтра.
  • Нажимаем на ссылку «Отправитель».
  • В новом окне выбираем организацию.

Теперь мы сможем просмотреть список документов, поступивших только от выбранной организации.

 

3
0
Оставьте свой отзыв:
ОТПРАВИТЬ