ОТПРАВЛЯЕМ ДОКУМЕНТЫ ПОКУПАТЕЛЮ

Быстрый и безопасный обмен документами с покупателем — залог успешной работы всей компании. В СБИС вы можете загружать свои документы, добавлять их из других учетных систем, отправлять, контролировать исполнение и подписание.

Рассмотрим создание документа на примере реализации.

Создайте документ в СБИС

  1. В разделе «Документы/Исходящие» создайте документ, выберите его тип. В качестве отправителя будет указана ваша организация.
  2. Укажите получателя (покупателя). Номер и текущая дата при формировании документа присваивается ему автоматически.
  3. Заполните список товаров/услуг.

  4. На вкладке «Документы» прикрепите файлы для отправки. Если контрагент просит прислать УПД, при создании реализации измените тип документа. По умолчанию, все реализации создаются как стандартные.

На заметку!

Если вы отправляете УПД всем контрагентам, измените значение по умолчанию, чтобы не выбирать тип реализации каждый раз.

Загрузите документ из своей учетной системы

Если ваша учетная система 1С (версии 8.2 и выше) или SAP:

  1. Создайте в учетной системе первичный документ (счет-фактуру, счет на оплату, акт выполненных работ и т.д.).
  2. Загрузите документы из 1С в СБИС или из SAP в СБИС.

В результате в СБИС создается исходящий документ, в котором все реквизиты будут заполнены данными из документа. Счет-фактура и другие документы, предназначенные для отправки покупателю, уже будут к нему прикреплены. Обратите внимание, что для их отправки необходимо заполнять полномочия подписанта.

Если вы планируете использовать систему «1С:Предприятие» для массового электронного документооборота, рекомендуем попробовать специальную внешнюю обработку СБИС для 1С. Она позволит работать с электронными документами прямо в 1С. СБИС в этом случае будет выполнять только функции невидимой «транспортной» службы и являться архивом электронных документов.

Пользователи других систем могут создать документ в своем аккаунте, выгрузить его и добавить в СБИС.

Сохраните и отправьте документ покупателю. При отправке он автоматически подписывается вашей электронной подписью. Если ЭП хранится на носителе, убедитесь, что в этот момент носитель вставлен в компьютер.

Сотрудник, отправляющий документ, должен обладать правом подписи документов.

Понять, доставлен документ или нет, утвержден или отклонен, можно по его статусу в разделе «Исходящие». При смене статуса, придет уведомление.

Покупатель утвердил документ:

У документа появится статус . Электронную подпись второй стороны можно увидеть на вкладке «Документы».
Это означает, что теперь и у вас, и у покупателя имеются юридически значимый документ с подписями двух сторон.

Вы можете распечатать документ со «штампом», содержащим информацию о подписях, которыми заверен документ, датами отправки и подписания.

Покупатель отклонил документ:

Например, обнаружил недочеты в документе и указал их в причине отказа. У ответа появится статус . Внесите исправления в документ и заново отправьте его, или создайте и отправьте новый.

Посмотреть информацию по стадиям обработки документа, увидеть всех участников обмена и отправить любому из них сообщение, можно в документе, на вкладке «Лента событий».

0
0
Оставьте свой отзыв:
ОТПРАВИТЬ