ОТПРАВЛЯЕМ ДОКУМЕНТЫ ПОКУПАТЕЛЮ

Отправляем документы покупателю

1. Загрузите документ из своей учетной системы

Если ваша учетная система 1С (версии 8.2 и выше) или SAP:

  1. Создайте в учетной системе первичный документ (счет-фактуру, счет на оплату, акт выполненных работ и т.д.).
  2. Загрузите документы из 1С в СБИС или из SAP в СБИС.
    В результате в СБИС создается исходящий документ, в котором отправитель, получатель и прочие реквизиты будут заполнены данными из документа. Счет-фактура и другие документы, предназначенные для отправки покупателю, уже будут к нему прикреплены.

Для компаний, использующих систему «1С:Предприятие», у которых обмен электронным документами не будет штучным, рекомендуем воспользоваться специальной внешней обработкой СБИС для 1С. Она позволит работать с электронными документами прямо в 1С. СБИС в этом случае будет выполнять только функции невидимой «транспортной» службы и являться архивом электронных документов.

Если вы пользуетесь другой учетной системой:

  1. Создайте документ в своей учетной системе.
  2. Выгрузите документ в файл.

На заметку!

Для того чтобы электронный счет-фактура имел юридическую значимость, формат файла должен соответствовать Приказу ФНС от 4 марта 2015 г. N ММВ-7-6/93@.

  1. Загрузите документ из файла в СБИС.

... или создайте документ в СБИС

Если заполнять первичные документы вы будете в СБИС, укажите это в настройках и только после этого переходите к заполнению документов:

  1. Создайте документ в реестре «Документы/Исходящие/Реализации».
  2. В качестве отправителя будет указана ваша организация. Укажите получателя (покупателя). Номер и текущая дата при формировании документа присваивается ему автоматически.
  3. Заполните список товаров/услуг.

2. Отправьте документ покупателю

Отправьте подготовленный комплект с документами в адрес покупателя.
При отправке документ автоматически подписывается вашей электронной подписью. Если ЭП хранится на носителе, убедитесь, что в этот момент носитель вставлен в компьютер.

На заметку!

Сотрудник, отправляющий документ, должен обладать правом подписи документов.

3. Получите подписанный экземпляр

Понять получил покупатель документ или нет, утвердил или отклонил его, можно по статусу документа в реестре «Исходящие».

Если покупатель утвердил документ:

Когда покупатель подпишет полученный документ, в реестре появится статус и в документе вы увидите подпись второй стороны.
Это означает, что теперь и у вас, и у покупателя имеются юридически значимый документ с подписями двух сторон. При желании вы можете распечатать документ со «штампом», содержащим информацию о подписях, которыми заверен документ, датами отправки и подписания.

Если покупатель отклонил документ:

Если контрагент обнаружил какие-то недочеты в документе, он отклонит его, указав причину отказа. В реестре появится статус и причина отказа.
Внесите исправления в документ и заново отправьте его, или создайте и отправьте новый.

Посмотреть подробнейшую информацию по стадиям обработки документа, увидеть всех участников обмена и даже послать любому из них сообщение, можно в документе, на вкладке «Лента событий».

Контроль обработки документов

СБИС позволяет быстро проконтролировать состояние документов отгрузки. Например, чтобы отобрать реализации, которые контрагент получил, но не обработал, в реестре «Документы/Исходящие/Реализации» в фильтре нажмите «В любом состоянии» и выберите «Не получен ответ». Ознакомьтесь со списком, свяжитесь с покупателем и попросите утвердить документ.

Аналогично, выбрав нужный параметр фильтрации, вы можете построить список недоставленных, отклоненных, аннулированных и прочих документов.

Если не все ваши контрагенты поддерживают работу с электронными документами, даже в этом случае вы можете вести полный архив электронных документов. Документы, утвержденные на бумаге, отсканируйте и прикрепите их к электронному документу.

 

22
2
Оставьте свой отзыв:
ОТПРАВИТЬ