Электронный документооборот

Отправить электронные документы

Отправить электронные документы

Быстрый и безопасный обмен документами с партнерами по бизнесу — залог успешной работы всей организации. СБИС позволяет наладить электронный документооборот с контрагентами. Вы можете создавать документы прямо в СБИС, загружать их со своего устройства или добавлять из других учетных систем, а затем отправлять контрагентам, контролировать исполнение и подписание.

1. Создать
2. Отправить
3. Получить ответ

Рассмотрим создание документа на примере реализации.

Создайте документ в СБИС

  1. В разделе «Документы/Исходящие» создайте документ, выберите его тип. В качестве отправителя будет указана ваша организация.
  2. Укажите получателя (покупателя). СБИС автоматически проставит номер документа и дату создания.
  3. Заполните список товаров или услуг.
  4. На вкладке «Документы» прикрепите файлы для отправки. Если контрагент просит прислать УПД, при создании реализации измените тип документа. По умолчанию СБИС устанавливает стандартный тип реализации: ТОРГ-12, акт или счет-фактура.

На заметку!

Если вы отправляете УПД всем контрагентам, измените значение по умолчанию, чтобы не выбирать тип реализации каждый раз.

Загрузите документ из другой учетной системы

Если вы работаете в 1С (версия 8.2 и выше) или SAP:

  1. Создайте в учетной системе первичный документ (счет-фактуру, счет на оплату, акт выполненных работ и т.д.).
  2. Загрузите документы из 1С в СБИС или из SAP в СБИС.

В результате в СБИС создается исходящий документ, в котором все реквизиты заполнены данными из загруженной реализации. Счет-фактура и другие документы, предназначенные для отправки покупателю, уже будут к нему прикреплены. Обратите внимание, что для их отправки необходимо указать полномочия подписанта.

Если вы планируете использовать систему «1С:Предприятие» для массового электронного документооборота, рекомендуем попробовать специальную внешнюю обработку СБИС для 1С. Она позволит работать с электронными документами прямо в 1С. При этом вам не придется открывать СБИС — система будет служить только для передачи и хранения электронных документов.

Пользователи других систем могут создать документ в своем аккаунте, выгрузить его и добавить в СБИС.

Убедитесь, что включен СБИС3 Плагин и проверьте данные отправителя. Отправьте документ — он автоматически будет заверен вашей электронной подписью. Если ЭП хранится на носителе, убедитесь, что в этот момент носитель вставлен в компьютер.

Сотрудник, отправляющий документ, должен обладать правом подписи документов.

Если вы отправили электронные документы в закрытый филиал компании, они автоматически перенаправятся в действующую головную организацию.

Чтобы узнать, доставлен ли документ, утвержден или отклонен, проверьте его статус в разделе «Исходящие». При смене статуса (например, когда контрагент утвердит реализацию) вам придет уведомление.

Получатель утвердил документ

У документа появится статус . Электронную подпись второй стороны можно увидеть на вкладке «Документы».
Это означает, что теперь и у вас, и у контрагента есть юридически значимый документ с подписями двух сторон.

Вы можете распечатать документ со «штампом», содержащим информацию о подписях, которыми заверен документ, датами отправки и подписания.

Получатель отклонил документ

Например, обнаружил недочеты в документе и указал их в причине отказа. У ответа появится статус . Внесите исправления в документ и заново отправьте его или создайте и отправьте новый.

Посмотреть стадии обработки документа, увидеть всех участников обмена и отправить любому из них сообщение можно в документе, на вкладке «Лента событий».