Электронный документооборот

Перейти на ЭДО

Перейти на ЭДО

Надо ли нам менять учетную политику предприятия при переходе на электронные документы?

Нет, не нужно. В учетной политике закреплены только формы документов, а не способ доставки.

Подробнее:

В соответствии с п.4 ПБУ1/2008 «Учетная политика организации» в учетной политике должны быть отражены «формы первичных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности», но нигде не сказано, что в учетной политике надо отражать способ доставки документов до контрагентов. При переходе на ЭДО формы документов не меняются, а меняется только способ их доставки.

Мы решили перейти на ЭДО. Надо ли со всеми клиентами перезаключать договоры или подписывать дополнительные соглашения?

Можно, но по закону совсем не обязательно. Весь вопрос в трудоемкости их подписания для компаний с большим количеством контрагентов. Если вы все-таки решили подписывать доп. соглашения — то сделайте его максимально простым, чтобы у юристов ваших клиентов было меньше вопросов к нему. Например, таким.

Подробнее:

Если в действующем договоре с клиентом не указано, что документы выставляются в бумажном виде, то дополнительное соглашений подписывать не нужно, так как документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается юридически значимым вне зависимости от наличия или отсутствия соглашения. Такой вывод можно сделать на основании ст. 6 ФЗ №63:

  1. В п. 1, который гарантирует юридическую значимость электронных документов, вообще нет никаких упоминаний о необходимости подписания соглашений;
  2. Для сравнения можно обратиться к п. 2, который для других видов подписей требует либо явного указания в законе, либо соглашения сторон;
  3. Пункт 3 определяет, что электронный документ может заменять документ с печатью и подписью. В нем допускается возможность, а не обязанность использовать соглашение для определения дополнительных требований.

При заключении сделок с электронной подписью достаточно опираться на действующие законы и не заключать соглашение. В п. 2 ст. 160 ГК РФ указано, что «Использование при совершении сделок ... электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон», то есть можно опираться на соглашение, а можно на закон. В случае первичных документов использование электронной подписи закреплено именно в законах:

  • для счетов-фактур — это п. 1 ст. 169 НК РФ, а также приказ Минфина РФ от 10.11.2015г. N 174н. В обоих законах есть фраза «Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки». При этом нигде не написано, в какой форме это согласие должно быть оформлено. Нет требования, чтобы это согласие было письменным;
  • в письме Минфина РФ от 01.08.2011 №03-07-09/26 сказано: «Согласие на применение электронных счетов-фактур может быть оформлено с учетом применяемых в предпринимательской деятельности правил поведения (обычаев делового оборота), в том числе посредством обмена документами, без составления одного документа, подписанного сторонами, выполнения действий, свидетельствующих о согласии на составление счетов-фактур в электронном виде, и т.п.». Из этого следует, что согласие может быть и устным. Таким согласием можно считать первую полученную квитанцию о получении документа, подписанную ЭП второй стороны. Раз эта сторона получила документ и подписала квитанцию, значит, у нее есть технические возможности и она выражает свое согласие;
  • для актов, накладных и других бухгалтерских документов — это п. 5 ст. 9 Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Он разрешает составлять первичные документы в электронном виде документа с ЭП, при этом не содержит никаких требований о заключении каких-то соглашений.

В суде можно доказать исполнение своих обязательств по электронным документам без наличия соглашений.

  • Прежде всего в суд можно представлять электронные документы. Об этом говорит п. 3 ст. 75 Арбитражно-процессуального кодекса.
  • В суд предоставляются акты и накладные, которые и доказывают исполнение обязательств продавца по отношению к покупателю, а для этих документов, как мы говорили выше, никаких требований о необходимости заключения соглашений нет.
  • Электронный акт или накладная будет подписана электронной подписью покупателя, которая гораздо надежнее защищает документ от подделки, при этом она «признается действительной до тех пор, пока судом не установлено иное» ( ст. 11 Закона об электронной подписи 63-ФЗ).