Электронный документооборот

Электронные документы и отправка груза

Электронные документы и отправка груза

Зачем нам ЭДО, если документы в любом случае доставляет водитель или экспедитор с машиной? Какой документ сопровождает машину? Давайте разберемся, какие документы будут отправлены с грузом, а какие пойдут через интернет.

До перехода на ЭДО с машиной едет полный комплект документов — счет-фактура, накладная ТОРГ-12 и товарно-транспортная накладная (ТТН). После перехода на ЭДО в машине остается только ТТН и обязательно с товарным разделом (чтобы можно было принять товар), также в ТТН будет расписываться кладовщик по факту приема груза. А в электронном виде будут идти накладная и счет-фактура.

Электронные документы могут быть полезны по следующим причинам:

  1. Экономия времени для ваших контрагентов. Документы они получат сразу после отъезда машины и смогут загрузить данные в свою систему, информировав своих менеджеров о новом приходе.
  2. Экономия времени для вас. Подписанные документы вы получите не тогда, когда к вам вернется машина, а сразу, как только их подпишет покупатель. Да и водителю не придется дополнительно заезжать в бухгалтерию, чтобы отдать подписанные документы.
  3. Электронные документы (далее ЭД) нельзя помять или испачкать. Документы, которые приезжают в бухгалтерию, после приемки товара по ним часто имеют очень плохой внешний вид. Из-за этого могут быть ошибки при их вводе в учетную систему, а на исправление будет тратиться время.
  4. ЭД всегда будет иметь актуальную форму и корректную подпись. Некорректные документы просто не пропустит система.
  5. ЭД в налоговую можно будет предоставить в электронном виде. А бумажные документы придется сканировать — это долгий процесс.
  6. Начав работать по ЭДО, вы можете обмениваться не только документами реализации (которые идут с машиной), но и любыми другими документами (письма, акты сверки, договора), которые уже не привязаны к машине. На бумаге это придется делать по почте и ждать ответа несколько дней, а то и недель, а в электронном виде весь процесс может занять пару минут.