Документооборот с контрагентами

Настроить правила получения документов

Настроить правила получения документов

По умолчанию СБИС регистрирует входящие документы автоматически: определяет тип операции (регламент) и передает документ ответственному сотруднику или подразделению. Система последовательно проверяет данные в документе. В соответствии с первым совпавшим параметром назначает ответственного.

Все документы поступают в раздел «Документы/Входящие» с тем же типом, который выбрал отправитель. При этом не важно, какие в них есть вложения. Если в документ с типом «Счет» вложен файл УПД, он все равно останется счетом.

Вы можете изменить правила по умолчанию, если они вам не подходят, или настроить свои. Для этого перейдите в раздел «Документы/Входящие» и нажмите . Правила не изменяют ничего в самих документах — тип, содержание, вложения — они только помогают передать документы адресату более точно и быстро.

Изменить правила по умолчанию
Настроить свои правила

В типовых правилах регистрации можно настроить три параметра: от кого получать документы, принимать ли редакции документов и кому передавать на выполнение.

Ограничить круг отправителей

По умолчанию СБИС принимает документы от всех контрагентов. Чтобы изменить настройку, выберите «принимаются только от контрагентов в Избранном». Проверьте, чтобы все, с кем вы ведете обмен в СБИС, были в списке «Избранные». Иначе контрагенты не смогут отправить вам электронные документы.

Чтобы полностью отказаться от приема документов, выберите «не принимаются».

Настроить получение редакций

Редакция появляется, когда пользователь вносит в документ изменения. По умолчанию вы можете принимать новые редакции взамен предыдущих. Если вы принимаете только заново оформленные документы, выберите «новые редакции не принимаются».

Чтобы видеть в личном кабинете все редакции и знать, какая из них актуальная, выберите «новые редакции принимаются только после обработки старых».

Настроить передачу ответственному

СБИС подбирает ответственного по правилам. Для этого проверяет список последовательно, сверху вниз.

Если стандартный порядок вам не подходит, измените его с помощью кнопок . Лишние пункты можно удалить кнопкой .

Если не подходит ни одно из условий, назначьте ответственным работника или отдел. Для этого нажмите «+» и выберите из списка.

Чтобы сотрудники могли видеть только документы своего отдела, укажите в их личных карточках область видимости «Свое подразделение» или «Свой офис».

Можно создать одно или несколько индивидуальных правил регистрации. В первую очередь СБИС будет учитывать и применять ваше правило, затем — правило по умолчанию.

Чтобы не настраивать несколько похожих правил вручную, создайте группу и задайте общие условия в ней, а для индивидуальных параметров настройте правила внутри группы.

, общим условием может быть контрагент, а остальные условия — индивидуальные.

Если входящий документ соответствует условиям группы, а вложенным правилам — нет, документ зарегистрируется согласно правилу по умолчанию.

  1. Нажмите «+», выберите:
    • «Правило»;
    • «Групповое условие» — чтобы задать общие условия для всех правил в группе.
  2. Придумайте название.
  3. Укажите условия распределения входящих документов:
    • «содержит вложения» — выберите тип вложения, который должен быть в документе.
      Например, чтобы принимать счет-фактуру и счет только в формате *.xml, выберите их из списка и укажите, что документ должен содержать «обязательно все» вложения;
    • «пришел от контрагента» — выберите компанию-отправителя, несколько компаний или папку из раздела «Наши клиенты». Когда добавите в папку новых контрагентов, правило сработает и для них.
      Например, чтобы все документы от определенного контрагента поступали ответственному менеджеру напрямую, минуя всех остальных;
    • «для нашей организации» — выберите компанию-получателя, если в вашем аккаунте их несколько.
      Например, у вас есть организации «Ромашка» и «Лютик», у каждой своя бухгалтерия. Чтобы счета для «Ромашки» поступали напрямую ее бухгалтерии, выберите это подразделение из списка и назначьте в качестве ответственного бухгалтерию «Ромашки»;
    • «с ключевыми словами» — напишите слово или его часть (минимум 3 символа, максимум 225), которые должны быть в комментарии к поступающему документу или в названии неформализованного вложения. Укажите, все слова должны быть в документе или хотя бы одно.
      Например, если отправитель присылает счета двум отделам одной компании — закупкам и снабжению — он может указывать в комментарии, кому следует передать документ. СБИС «прочитает» комментарий и автоматически направит в нужный отдел;
    • «имеет тип» — выберите тип документа.
      Например, чтобы договоры получал только ответственный за них, тип «договор»;
    • «с размером вложения» — размер в мегабайтах.
      Если размер хотя бы одного вложения превысит указанный, контрагент получит предупреждение, что документ не может быть отправлен.

    Если для правила не требуется ни одно из условий выше, нажмите «Без условий» и перейдите к следующему шагу. Параметр «Без условий» можно использовать в группе только один раз.

  4. Выберите, как зарегистрировать документ в системе:
    • «Автоматически» — будет выбрана операция, которая стоит первой в настройках раздела;
    • «Использовать операцию» — выберите операцию из списка;
    • «Позже, разберем вручную» — документ попадет в раздел «Документы/Входящие», назначить операцию можно будет самостоятельно;
    • «Не принимать» — позволит совсем не получать некоторые электронные документы. Например, запретите получение pdf-файлов, если хотите получать их только в формате *.xml.
  5. Выберите, кого назначить ответственным за документ. Чтобы пропустить настройку ответственного, нажмите «Далее».
    • «Сотрудник, закрепленный за контрагентом» — параметр используется, если за общение с компанией отвечает конкретный сотрудник.
    • «Ответственный за документ-основание, например, за счет или договор» — правило сработает, только если есть документ-основание и ему назначен ответственный.
    • «Лицо или подразделение, указанное отправителем в документе» — ответственным будет подразделение, код которого указан при отправке. Указать сотрудника получателем в личном кабинете можно только для письма.
    • «Обособленное подразделение, соответствующее адресу в документе» — ответственным станет филиал, чей адрес указан в первом формализованном вложении. Адрес может быть указан по КЛАДР или в свободной форме.
    • «Подразделение, соответствующее нашей организации» — ответственным будет подразделение, которое соответствует организации указанной в документе. Такое подразделение должно быть создано только в управленческой структуре и связано с филиалом из раздела «Наша компания».

    Если правила регистрации не определили ответственного, сработает правило по умолчанию.

  6. Нажмите «Сохранить».

Чтобы отправлять документы из СБИС сразу в свою информационную систему, настройте интеграцию и выберите подключение в пункте «После получения переслать в».

Правило регистрации документов настроено.

Правила можно изменить, удалить или временно отключить. Для этого кликните по нему правой кнопкой мыши и выберите действие.

Также вы можете объединить похожие правила в группу, и наоборот — преобразовать группу в правило.

Лицензия

Тариф «Обмен с контрагентами» сервиса «Документооборот и EDI».

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.