Электронный документооборот

Как обмениваться электронными документами в СБИС

Как обмениваться электронными документами в СБИС

Быстрый и безопасный обмен документами с партнерами по бизнесу — залог успешной работы всей организации. СБИС позволяет наладить электронный документооборот с контрагентами. Вы можете создавать документы прямо в СБИС, загружать их со своего устройства или добавлять из других учетных систем, а затем отправлять контрагентам, контролировать исполнение и подписание.

Рассмотрим создание документа на примере реализации.

1. Создать
2. Отправить
3. Получить ответ

Вы можете создать документ в СБИС или загрузить его из другой учетной системы.

В СБИС

  1. В разделе «Документы/Исходящие» создайте документ, выберите его тип. В качестве отправителя указана ваша организация.
  2. Укажите получателя (покупателя). СБИС автоматически проставит номер документа и дату создания.
  3. Заполните список товаров или услуг.
  4. На вкладке «Документы» прикрепите файлы для отправки. Размер каждого файла не должен превышать 100 МБ. При отправке одним комплектом более 200 xml-файлов могут возникать ошибки.
  5. Также на вкладке «Документы» можно создать УПД. По умолчанию СБИС устанавливает стандартный тип реализации: ТОРГ-12, акт или счет-фактура.

На заметку!

Если вы отправляете УПД всем контрагентам, измените значение по умолчанию, чтобы не выбирать тип реализации каждый раз.

Загрузить из другой учетной системы

Если вы работаете в 1С (версия 8.2 и выше) или SAP:

  1. Создайте в учетной системе первичный документ: счет-фактуру, счет на оплату, акт выполненных работ и т.д.
  2. Загрузите документы из 1С в СБИС или из SAP в СБИС.

В СБИС появится исходящий документ, в котором все реквизиты заполнены данными из загруженной реализации. Счет-фактура и другие документы, предназначенные для отправки покупателю, уже будут к нему прикреплены. Обратите внимание, что для их отправки необходимо указать полномочия подписанта.

Если вы планируете использовать систему «1С:Предприятие» для массового электронного документооборота, рекомендуем настроить специальную внешнюю обработку СБИС для 1С. Она позволит работать с электронными документами прямо в 1С. При этом вам не придется открывать СБИС — система будет служить только для передачи и хранения электронных документов.

Пользователи других систем могут создать документ в своем аккаунте, выгрузить его и добавить в СБИС.

Итог: документ создан, отправьте его.

Убедитесь, что включен СБИС3 Плагин. Отправьте документ — он автоматически будет заверен вашей электронной подписью. Если ЭП хранится на носителе, убедитесь, что в этот момент носитель вставлен в компьютер.

Сотрудник, отправляющий документ, должен обладать правом подписи документов.

Если вы отправили электронные документы в закрытый филиал компании, они автоматически перенаправятся в действующую головную организацию.

Итог: документ отправлен, дождитесь ответа контрагента.

Чтобы узнать, доставлен ли документ, утвержден или отклонен, проверьте его статус в разделе «Исходящие». При смене статуса (например, когда контрагент утвердит реализацию) вам придет уведомление.

Получатель утвердил документ

У документа появится статус . Электронную подпись второй стороны можно увидеть на вкладке «Документы».
Это означает, что теперь и у вас, и у контрагента есть юридически значимый документ, подписанный обеими сторонами.

Вы можете распечатать документ со «штампом», содержащим информацию об электронных подписях, датами отправки и подписания.

Получатель отклонил документ

Например, обнаружил недочеты в документе и указал их в причине отказа. У ответа появится статус . Внесите исправления в документ и заново отправьте его или создайте и отправьте новый.

Посмотреть стадии обработки документа, увидеть всех участников обмена и отправить любому из них сообщение можно на вкладке «Лента событий».

Лицензия

Тариф «Обмен с контрагентами» сервиса «Документооборот и EDI».