СБИС позволяет сохранить все входящие письма в электронном виде в надежном облачном хранилище. В любой момент и из любого места вы сможете найти нужный документ и поделиться им с коллегами.
Но если регистрировать все подряд, даже электронный архив можно захламить ненужной информацией. Чтобы не допустить такого, мы предлагаем заносить в СБИС наиболее важные документы.
Следует сохранять в СБИС:
- документы с пометкой «лично»;
- все письма от государственных, контролирующих и надзорных органов (налоговая, Росстат, Пенсионный фонд, служба судебных приставов, ФСБ и прочие);
- судебные определения, решения, жалобы;
- все письма претензионного характера;
- предписания и решения, постановления о проверках;
- письма от контрагентов с печатью;
- документы, поступившие ошибочно (не по адресу).
Первичная документация бухгалтерского учета (акты сверки, поступления и пр.) регистрируются в СБИС по своим регламентам.
Можно не регистрировать:
- документы без подписи;
- печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
- ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры;
- рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники;
- пригласительные билеты, поздравительные письма;
- извещения о конференциях, их программы и материалы к ним;
- документы на иностранных языках без перевода.