Проверить и подтвердить наличие задолженности или переплат при расчетах с контрагентами можно с помощью обмена актами сверки взаиморасчетов.
СБИС предоставляет возможность обмениваться актами сверки даже если учет ведется в другой системе (например, в 1С).
Для организаций, которые ведут учет в СБИС, создан специальный отчет «Взаиморасчеты». С его помощью система мгновенно создает акт сверки с контрагентом за указанный период.
Обмен актами сверки происходит на основании установленного регламента. Вы можете выступать как в качестве инициатора сверки, так и контрагента, сравнивающего варианты взаиморасчетов.
Сверку можно проводить через электронный документооборот или обмениваться актами по email или почте.
Обмен актами сверки через ЭДО
- Запрос
- Инициатор сверки взаиморасчетов создает исходящий акт сверки, либо загружает его из своей учетной системы и отправляет его по ЭДО.
- Сверка взаиморасчетов
- Контрагент получает входящий акт сверки. Как только документ поступил в кабинет организации, система автоматически создаст его карточку;
- Бухгалтер формирует данные по взаиморасчетам в своей учетной системе. Если учет ведется в СБИС — это удобно сделать с помощью отчета «Взаиморасчеты».
- На основании полученных данных производится сверка взаиморасчетов с данными инициатора. СБИС сравнит варианты и покажет расхождения.
- Отправка результатов
- Если результаты сходятся — контрагент отправляет уведомление об утверждении акта сверки. В противном случае необходимо предоставить свой вариант взаиморасчетов инициатору. СБИС автоматически создаст карточку исходящего акта сверки — останется только проверить и отправить его.
Обмен актами сверки без ЭДО
- Запрос
- Инициатор сверки взаиморасчетов создает исходящий акт сверки, либо загружает его из своей учетной системы и отправляет его по электронной почте, либо на бумаге.
- Сверка взаиморасчетов
- Получив акт сверки на электронную почту в формате XML, PDF или Excel — контрагент создает входящий акт сверки вручную и прикрепляет к нему полученный файл.
- Бухгалтер формирует исходящий акт сверки в СБИС, либо загружает данные из своей учетной системы в СБИС, и сравнивает акты вручную.
- Отправка результатов
- Если результаты сходятся — бухгалтер подписывает акт инициатора и отправляет его с уведомлением о том, что взаиморасчеты верны. Если были найдены расхождения — необходимо отправить свой вариант сверки контрагенту.
С чего начать
Для формирования актов сверок в СБИС все уже готово, дополнительные настройки не требуются.