• Документооборот с контрагентами

ОБМЕНИВАЕМСЯ АКТАМИ СВЕРКИ

Проверить и подтвердить наличие задолженности при учете расчетов с контрагентами можно с помощью обмена актами сверки взаиморасчетов.

СБИС предоставляет возможность обмениваться актами сверки даже если учет ведется в другой системе (например, в 1С).

Как работать?

Обмен актами сверки происходит на основании установленного регламента. Вы можете выступать как в качестве инициатора сверки, так и контрагента, сравнивающего варианты взаиморасчетов. Для организаций, которые ведут учет в СБИС, создан удобный отчет «Взаиморасчеты». С его помощью система мгновенно сверит расчеты с контрагентом за указанный период.

Рассмотрим этапы процесса более детально. 

Если обмен актами сверки ведется через ЭДО

1. Запрос 
   • Инициатор сверки взаиморасчетов создает исходящий акт сверки, либо загружает его из своей учетной системы и отправляет его по ЭДО.
2. Сверка взаиморасчетов
   • Контрагент получает входящий акт сверки. Как только документ поступил в кабинет организации, система автоматически создаст его карточку;
   • Бухгалтер формирует данные по взаиморасчетам в своей учетной системе. Если учет ведется в СБИС — это удобно сделать с помощью отчета «Взаиморасчеты».
   • На основании полученных данных производится сверка взаиморасчетов с данными инициатора. СБИС сравнит варианты и покажет расхождения.
3. Отправка результатов
   • Если результаты сходятся — контрагент отправляет уведомление об утверждении акта сверки. В противном случае необходимо предоставить свой вариант взаиморасчетов инициатору. СБИС автоматически создаст карточку исходящего акта сверки — останется только проверить и отправить его.

Если обмен актами сверки ведется без ЭДО

1. Запрос 
   • Инициатор сверки взаиморасчетов создает исходящий акт сверки, либо загружает его из своей учетной системы и отправляет его по электронной почте, либо на бумаге.
2. Сверка взаиморасчетов
   • Получив акт сверки на электронную почту в формате XML, PDF или Excel — контрагент создает входящий акт сверки вручную и прикрепляет к нему полученный файл.  
   • Бухгалтер формирует исходящий акт сверки в СБИС, либо загружает данные из своей учетной системы в СБИС, и сравнивает акты вручную.
3. Отправка результатов
   • Если результаты сходятся — бухгалтер подписывает акт инициатора и отправляет его с уведомлением о том, что взаиморасчеты верны. Если были найдены расхождения — необходимо отправить свой вариант сверки контрагенту.