Электронный документооборот

Провести массовую загрузку договоров

Провести массовую загрузку договоров

Организации, которые принимают регулярные платежи от физических лиц, в СБИС могут массово создавать договоры с плательщиками. Это позволит систематизировать и ускорить загрузку реестров оплат.

Например, детский сад принимает оплату от физлиц: 1000 родителей регулярно оплачивает услуги через банковские терминалы, операторов или онлайн. Организация ежедневно получает от банка реестр платежей, в котором есть ФИО плательщиков и номера лицевых счетов. Бухгалтер загружает реестр в СБИС, и в системе создаются оплаты по каждому физическому лицу.

Но у физлиц может быть несколько лицевых счетов, например, на каждого ребенка в садике. В этом случае в СБИС для каждого плательщика можно создать договор, номером которого будет лицевой счет. При последующих загрузках реестров оплат система будет находить созданный договор и брать из него данные контрагента.

Файл с данными лицевых счетов должен быть в формате *.xls, *.csv или *.txt. Скачать пример.

  1. Подготовьте файл для загрузки и убедитесь, что в нем указаны:
    • ФИО клиента;
    • дата и номер договора (лицевой счет);
    • дополнительный идентификатор клиента, например телефон или e-mail.

    Остальные реквизиты не обязательны — заполните, если они известны.

  2. В разделе «Документы/Договоры» нажмите  Загрузить .
  3. Выберите «Реестр договоров», укажите путь к файлу с базой договоров.
  4. После загрузки файла откроется окно с настройкой импорта, в нем выберите:
    • ​​вид договора и организацию, с которой физическое лицо его заключило;
    • нужно ли обновлять реквизиты, если такой номер договора уже есть в СБИС, или пропустить строку;
    • с какой строки файла начать разбор данных;
    • какой знак считать разделителем. Например, если в одной ячейке два номера телефона, разделите их знаком «;», чтобы они не слились в один (только при загрузке файлов *.txt и *.csv);
    • кодировку, если автоматически она определилась неправильно, и текст файла отображается некорректно (только при загрузке файлов *.txt и *.csv).
  5. Настройте столбцы. Для этого нажмите название колонки и выберите значение.
    Обязательно должны быть настроены параметры: «Договор номер», «Договор дата», «ФИО», один из дополнительных параметров — «ИНН», «СНИЛС», «Телефон», «E-mail» или внешний идентификатор, например порядковый номер клиента.
  6. Нажмите  Импортировать .

    Данные начнут загружаться в систему.

Создать шаблон загрузки

Во время импорта СБИС предложит создать шаблон загружаемого файла, чтобы не настраивать параметры каждый раз. Если вы планируете регулярно добавлять однотипные договоры, нажмите  Создать  и дайте название шаблону.

При следующей загрузке вы сможете использовать шаблон, изменить или добавить новый.

Исправить ошибки

Если загрузка файла не завершилась успешно, нажмите  Отчет с ошибками . Откроется журнал длительных операций. Выберите из списка файл с ошибкой, нажмите «Отчет с ошибками».

​​На ваш компьютер загрузится файл Excel с описанием ошибки. Просмотрите его и внесите необходимые изменения в реестр оплат. Повторите загрузку.

Когда все данные загрузятся успешно, договоры появятся в разделе «Документы/Договоры».

Лицензия

Один из тарифов «Обмен с контрагентами» сервиса «Электронный документооборот».