Все организации и индивидуальные предприниматели, производящие выплаты в пользу физических лиц по гражданско-правовым и трудовым договорам, обязаны представить в налоговый орган комплект сведений по форме 2-НДФЛ.
Если в течение отчетного периода в адрес физического лица не было выплат, облагаемых налогом, то 2-НДФЛ по нему сдавать не нужно.
Срок сдачи
Сведения подаются ежегодно не позднее:
- 1 марта — организации, которые не смогли удержать 2-НДФЛ в полном объеме за расчетный период. Такие справки формируются с признаком «2 — сообщение о невозможности удержать налог».
- 1 апреля — все остальные организации. Справки формируются с признаком «1 — сведения о доходах».
Ответственность за несданную отчетность
- За нарушение сроков сдачи — штраф 200 рублей за каждую справку.
- За представление недостоверных сведений — 500 рублей.
Как сформировать
ONLINE.SBIS.RU
В СБИС
- В разделе «Отчетность/Налоговая» или «Учет/Отчетность/Налоговая» (в зависимости от конфигурации) создайте отчет «2-НДФЛ».
- Нажмите «Добавить сотрудника» и отметьте флагом
сотрудников, по которым нужно отправить данные. 
- Откройте справку по сотруднику и проверьте реквизиты на титульном листе.
- Перейдите в «Разделы 2, 3 и приложение» и укажите ставку налога (это 9%, 13%, 15%, 30%, 35% или ставка, указанная в соглашении об избежании двойного налогообложения).
Если доходы облагаются по разным ставкам, заполните данные по каждой их них. Чтобы создать дополнительные разделы, нажмите «Добавить страницу».
- Нажмите «Добавить строку» или «Добавить несколько строк за период». Выберите месяц, заполните код дохода, сумму дохода и вычеты (если есть).
- Чтобы добавить стандартные, социальные и имущественные вычеты, нажмите «Новая запись».
- Заполните «Общие суммы дохода и налога».
- Вернитесь к списку сотрудников и заполните остальные справки.
- Проверьте и отправьте отчет.
- В разделе «ФНС» создайте отчет «Сведения о доходах физических лиц (2-НДФЛ)».
- На вкладке «Период отчетности» проверьте реквизиты и нажмите «Далее».
- Для формирования справок нажмите:
- «Добавить сотрудника» — чтобы добавить сотрудников организации.
- «Добавить частное лицо» — чтобы сформировать справку на стороннее физическое лицо, выполняющее периодические работы в организации по договору гражданско-правового характера (например, по договору найма).
- Проверьте данные сотрудника в разделе 1. Если они не указаны или заполнены неверно, исправьте их по кнопке «Редактировать данные».
- В строке «Доходы, облагаемые по ставке» укажите ставку налога (9%, 13%, 15%, 30%, 35% или ставка, указанная в соглашении об избежании двойного налогообложения).
Если доходы облагаются по разным ставкам, установите флаг
у нужных и заполните разделы 2 и 3 по каждой из них.
- Нажмите «Редактировать доходы и налоговые вычеты». Заполните код дохода, сумму дохода и вычеты (если есть).
- Чтобы указать стандартные, социальные и имущественные вычеты, нажмите «Добавить».
- Заполните суммы в разделе 2 и сохраните сведения.
- Проверьте и отправьте отчет.