Все организации и индивидуальные предприниматели, производящие выплаты в пользу физических лиц по гражданско-правовым и трудовым договорам, обязаны представить в налоговый орган комплект сведений по форме 2-НДФЛ.
Срок сдачи
Сведения подаются ежегодно, не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.
Организации, которые не смогли удержать НДФЛ в полном объеме за расчетный период, должны сдать 2-НДФЛ до 1 марта. Такие справки формируются с признаком «2 - Справка предоставляется в соответствие с п.5 ст.226 НК РФ».
Если в адрес физического лица в течение отчетного периода работодатель не производил выплат, облагаемых налогом, то 2-НДФЛ по такому сотруднику предоставлять не нужно.
Ответственность за несданную отчетность
За нарушение сроков сдачи предусмотрен штраф в размере 200 рублей за каждую справку, недостоверных сведений — 500 рублей за каждую справку.
Как сформировать
- В разделе «Отчетность/Налоговая» или «Учет/Отчетность/Налоговая» (в зависимости от конфигурации) создайте отчет «2-НДФЛ».
- Нажмите «Добавить сотрудника» и отметьте флагом
сотрудников, по которым нужно отправить данные. 
- Откройте справку по сотруднику и проверьте реквизиты на титульном листе.
- Перейдите в раздел «Пункты 3 - 5» и укажите ставку налога (это 9%, 13%, 15%, 30%, 35% или ставка, указанная в соглашении об избежании двойного налогообложения).
Если организация выплачивала работнику доходы, облагаемые по разным ставкам, то разделы 3 - 5 заполняются по каждой из них. Чтобы создать дополнительные разделы, нажмите «Добавить страницу».
- Нажмите «Добавить строку» или «Добавить несколько строк за период». Выберите месяц, заполните код дохода, сумму дохода и вычеты (если есть).
- Чтобы добавить стандартные, социальные и имущественные вычеты, в разделе 4 нажмите «Новая запись».
- Заполните суммы в разделе 5.
- Вернитесь к списку сотрудников и заполните остальные справки.
- Проверьте и отправьте отчет.
- В разделе «ФНС» создайте отчет «Сведения о доходах физических лиц (2-НДФЛ)».
- На вкладке «Период отчетности» проверьте реквизиты и нажмите «Далее».
- Для формирования справок нажмите:
- «Добавить сотрудника» — чтобы добавить сотрудников организации.
- «Добавить частное лицо» — чтобы сформировать справку на стороннее физическое лицо, выполняющее периодические работы в организации по договору гражданско-правового характера (например, по договору найма).
- Проверьте данные сотрудника в разделе 2. Если они не указаны или заполнены неверно, исправьте их по кнопке «Редактировать».
- В строке «Доходы, облагаемые по ставке» укажите ставку налога (это 9%, 13%, 15%, 30%, 35% или ставка, указанная в соглашении об избежании двойного налогообложения).
Если организация выплачивала работнику доходы, облагаемые по разным ставкам, установите флаг
у нескольких ставок и заполните разделы 3 - 5 по каждой из них.
- Нажмите «Редактировать доходы, стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты по ставке ...%». В разделе 3 заполните код и сумму дохода, добавьте вычеты (если есть).
- Чтобы добавить стандартные, социальные и имущественные вычеты, в разделе 4 нажмите «Добавить».
- Заполните суммы в разделе 5 и сохраните сведения.
- Проверьте и отправьте отчет.