Управление персоналом и расчет зарплаты

Служебные инструкции

Служебные инструкции

При приеме на работу новый сотрудник должен подписать не только заявление и приказ, но и множество внутренних инструкций и положений компании. В них прописаны должностные обязанности сотрудников, регламенты работ, внутренние процессы и технологии.

В СБИС в разделе «Наша компания/Инструкции» вы можете создать новые инструкции или загрузить уже готовые файлы, а также указать, требуется ли заверять их подписью. Для подписания внутренних положений компании сотруднику потребуется ЭП — подойдет как квалифицированная электронная подпись (КЭП), так и ЭП для внутреннего документооборота (НЭП).

Все инструкции хранятся в СБИС в электронном виде, их можно в любой момент отправить на ознакомление и подпись любому количеству работников. В крупной компании кадровику больше не придется рассылать инструкции во все подразделения или распечатывать их при приеме на работу для каждого сотрудника.

Как организовать подписание

  1. Утвердите «Положение об электронном документообороте», которое регламентирует порядок использования ЭП.
  2. Подпишите с каждым сотрудником соглашение об ЭДО на бумаге.
  3. Выпустите сотрудникам ЭП.
  4. Создайте или загрузите инструкции в СБИС. Опубликуйте их для всей организации или для конкретного отдела.

После этого сотрудник увидит список всех инструкций в разделе «Моя страница/Инструкции» и сможет подписать их своей ЭП, а руководитель — проконтролировать, кто из сотрудников уже ознакомился с документом, а кто еще нет.

Если впоследствии инструкция изменится, сотруднику придет оповещение об этом. Он сможет повторно ознакомиться с инструкцией и подписать ее еще раз.

Кликните , чтобы перейти в режим администрирования. Откройте панель массовых операций и нажмите «Загрузить» или «Создать».

В разделе можно создать папки и распределить по ним инструкции. Документы в списке выстраиваются в порядке добавления. Чтобы его изменить, перетащите файлы вверх или вниз.

Чтобы инструкция отображалась в документах ЭДО, прикрепите к бизнес-процессу файл или ссылку на документ.