При приеме на работу новый сотрудник должен подписать не только заявление и приказ, но и множество внутренних инструкций, положений компании. В них прописаны должностные обязанности сотрудников, регламенты работ, внутренние процессы и технологии.
Все инструкции хранятся в СБИС в электронном виде, их можно в любой момент отправить на ознакомление и подпись неограниченному количеству работников. В крупной компании кадровику больше не придется рассылать инструкции во все подразделения или распечатывать их при приеме на работу для каждого сотрудника.
С чего начать
- Утвердите «Положение об электронном документообороте», которое регламентирует порядок использования ЭП.
- Подпишите с каждым сотрудником соглашение об ЭДО на бумаге.
- Выпустите сотрудникам ЭП.
- Создайте или загрузите инструкции в СБИС. Опубликуйте их для всей организации или для конкретного отдела.
После этого сотрудник увидит список документов на своей странице в разделе «Инструкции» и сможет подписать их ЭП, руководитель — проконтролировать, кто из сотрудников уже ознакомился с документом, а кто еще нет.
Если впоследствии инструкция изменится, сотруднику придет оповещение об этом. Он сможет повторно ознакомиться с инструкцией и подписать ее еще раз.
Лицензия
Тариф «HR-портал» сервиса «Управления персоналом».
Или один из тарифов:
- «Внутренний документооборот» сервиса «Электронный документооборот». Приобретается вместе с необходимым количеством пакетов на квартал;
- «Корпоративная соцсеть» сервиса «Корпоративная социальная сеть».