Служебные инструкции

При приеме на работу новый сотрудник должен подписать не только заявление и приказ, но и множество внутренних инструкций, положений компании. В них прописаны должностные обязанности сотрудников, регламенты работ, внутренние процессы и технологии.

В СБИС в разделе «Документы/Инструкции» вы можете создать новые инструкции или загрузить уже готовые файлы, а также указать, требуется ли заверять их подписью. Для подписания внутренних положений компании сотруднику потребуется ЭП — подойдет как квалифицированная электронная подпись (КЭП), так и ЭП для внутреннего документооборота (НЭП).

Все инструкции хранятся в СБИС в электронном виде, их можно в любой момент отправить на ознакомление и подпись неограниченному количеству работников. В крупной компании кадровику больше не придется рассылать инструкции во все подразделения или распечатывать их при приеме на работу для каждого сотрудника.

Как организовать подписание

1. Утвердите «Положение об электронном документообороте», которое регламентирует порядок использования ЭП.
2. Подпишите с каждым сотрудником соглашение об ЭДО на бумаге.
3. Выпустите сотрудникам ЭП.
4. Создайте или загрузите инструкции в СБИС. Опубликуйте их для всей организации или для конкретного отдела.

После этого сотрудник увидит список всех инструкций на своей странице в разделе «Инструкции» и сможет подписать их ЭП, руководитель — проконтролировать, кто из сотрудников уже ознакомился с документом, а кто еще нет.

Если впоследствии инструкция изменится, сотруднику придет оповещение об этом. Он сможет повторно ознакомиться с инструкцией и подписать ее еще раз.

Добавить инструкцию

Для создания новой инструкции в разделе «Документы/Инструкции» нажмите «Редактировать», кликните «Добавить» и выберите « Документ Word», « Таблицу Excel» или « Презентацию PowerPoint».

Чтобы загрузить инструкцию, укажите способ загрузки:

• «С компьютера» — выберите заранее подготовленный файл на компьютере;
• «Из буфера обмена» — вставьте файл или изображение, скопированные в буфер;
• «Скан» — проверьте, подключен ли сканер к вашему компьютеру, и сканируйте бумажный документ.

Документы в списке выстраиваются в порядке добавления. Чтобы его изменить, перетащите файлы вверх или вниз.

Вы можете создать папки и распределить по ним инструкции. Для этого выберите « Папку».

Чтобы инструкция отображалась в документах ЭДО, прикрепите к бизнес-процессу файл или ссылку на документ.

Лицензия

• Тариф «Внутренний документооборот» сервиса «Электронный документооборот». Приобретается вместе с необходимым количеством пакетов на квартал;
• Или тариф «Корпоративная соцсеть» сервиса «Корпоративная социальная сеть».