При приеме на работу новый сотрудник должен подписать не только заявление и приказ, но и множество внутренних инструкций и положений компании. В них прописаны должностные обязанности сотрудников, регламенты работ, внутренние процессы и технологии.
В СБИС в разделе «Наша компания/Инструкции» вы можете создать новые инструкции или загрузить уже готовые файлы, а также указать, требуется ли заверять их подписью. Для подписания внутренних положений компании сотруднику потребуется ЭП — подойдет как квалифицированная электронная подпись (КЭП), так и ЭП для внутреннего документооборота (НЭП).
Все инструкции хранятся в СБИС в электронном виде, их можно в любой момент отправить на ознакомление и подпись любому количеству работников. В крупной компании кадровику больше не придется рассылать инструкции во все подразделения или распечатывать их при приеме на работу для каждого сотрудника.
Как организовать подписание
- Утвердите «Положение об электронном документообороте», которое регламентирует порядок использования ЭП.
- Подпишите с каждым сотрудником соглашение об ЭДО на бумаге.
- Выпустите сотрудникам ЭП.
- Создайте или загрузите инструкции в СБИС. Опубликуйте их для всей организации или для конкретного отдела.
После этого сотрудник увидит список всех инструкций в разделе «Моя страница/Инструкции» и сможет подписать их своей ЭП, а руководитель — проконтролировать, кто из сотрудников уже ознакомился с документом, а кто еще нет.
Если впоследствии инструкция изменится, сотруднику придет оповещение об этом. Он сможет повторно ознакомиться с инструкцией и подписать ее еще раз.
Кликните , чтобы перейти в режим администрирования. Откройте панель массовых операций и нажмите «Загрузить» или «Создать».
В разделе можно создать папки и распределить по ним инструкции. Документы в списке выстраиваются в порядке добавления. Чтобы его изменить, перетащите файлы вверх или вниз.
Чтобы инструкция отображалась в документах ЭДО, прикрепите к бизнес-процессу файл или ссылку на документ.