Оформить инвентаризацию

Инвентаризация позволяет выявить возможное несоответствие фактических и учетных остатков на складе. Проводить ее необходимо на каждом складе в отдельности. Чтобы инвентаризация отразилась в СБИС, оформите ее специальным документом — для этого в разделе «Бизнес/Склад» перейдите на вкладку «Инвентаризации».

В каких случаях оформляется

• Сопоставление фактического количества ТМЦ с данными бухгалтерского учета.
• Плановые инвентаризации, порядок и сроки проведения которых определяются руководством предприятия и закрепляются соответствующими приказами.
• Выборочные инвентаризации для устранения пересортицы внутри группы товара.
• Смена материально-ответственного лица.

Что сделать перед началом инвентаризации

• Закройте кассовую смену, если вы работаете в СБИС Рознице или Presto.
• Проведите в системе все документы по приходу и расходу ТМЦ до даты инвентаризации — только в этом случае вы получите корректные данные по недостачам и излишкам.
• Рекомендуем остановить все физическое товародвижение: отгрузку, поступление (не только в программе, но и фактическое).
• Добавьте сканер на рабочее место, чтобы учитывать товары с серийными номерами.

Если во время инвентаризации на склад поступил товар, сначала завершите инвентаризацию, а после проведите поступление. Укажите в документе дату принятия к учету и дату поставщика.

Как создать документ инвентаризации

1. В разделе «Бизнес/Склад», перейдите на вкладку «Инвентаризации» и нажмите +Документ.
2. Проверьте, правильно-ли указана организация, в которой проводится инвентаризация. Если требуется, измените ее.
3. Укажите дату и время, на которые нужно зафиксировать остатки.
   

   Например, если вы начали проводить инвентаризацию 10.07.2017 в 08:00, то в документе «Инвентаризация» укажите дату 10.07.2017 и время 08:00. При установке времени «на утро» будет установлено условное время 00:01, «на вечер» — 23:59.

   
4. Выберите способ фиксации остатков:
   • если требуется только зафиксировать количество ТМЦ, выберите «по количеству»;
   • чтобы зафиксировать количество и себестоимость ТМЦ, выберите «по количеству и сумме».
5. Проверьте склад: это должен быть склад, на котором вы проводите инвентаризацию. Если он указан неверно, измените.
   
6. Если инвентаризация проводится только по некоторым разделам каталога (например, Товары, Материалы, Вентиляторы), укажите эти разделы.
7. Добавьте наименования. Нажмите «Заполнить» и выберите:
   • «Наименования» — в документ добавятся все наименования на дату инвентаризации по указанному складу и разделу, по которым были движения с момента последней инвентаризации. После этого занесите фактический остаток в колонку «В наличии/Кол-во» вручную или сканированием. Будьте внимательны! Если повторно нажать на кнопку «Наименования» количество «В учете» перезаполняется, а «В наличии» — обнуляется.
     Можно зафиксировать остаток по определенным ТМЦ — выберите их из каталога. Обратите внимание, нельзя добавить в документ номенклатуру с видом учета «Без учета»: работы, услуги или неисключительные права. Также в документ можно добавить любую позицию из отчета, прайса поставщика или СБИС Маркета с помощью корзины. Если инвентаризация сформирована через связанные документы, в нее уже добавлена номенклатура. Проверьте и при необходимости скорректируйте наименования.
     Если для товаров указаны штрихкоды, сканируйте штрихкод каждой единицы товара — номенклатура добавится в документ.
   • «Обновить» — обновляет количество по учету, при этом уже добавленное фактическое количество остается неизменным. Эта функция требуется в том случае, если, например, в ходе инвентаризации производились изменения в учете: перенос карточек из раздела в раздел, объединение карточек каталога, проведение документов, дата и время которых меньше времени инвентаризации.
   • «Факт по учету» — заполнит вторую колонку документа фактическим количеством, равным количеству по учету. Эта функция требуется, например, для списания со склада отрицательных остатков: после проведения инвентаризации положительный остаток не меняется, а отрицательный остаток обнуляется.
     
   
8. В разделе «Факт» укажите количество товара, которое фактически выявлено на складе или нажмите «Да», если количество в учете равно фактическому. Если остатки фиксируются по количеству и сумме, дополнительно скорректируйте себестоимость.
   
   Если на складе обнаружены полуфабрикаты или блюда, на которые еще не сделаны акты выпуска, используйте инвентаризацию по составу.
   
   Остальные поля заполнятся автоматически:
   • «Себестоимость» — значение фактической стоимости товара на складе (если в документе установлено значение «по количеству»);
   • «Отклонение» рассчитывается как разница между значениями «В наличии» и «В учете»: недостача выделена красным цветом, излишки — зеленым.
     В первом документе инвентаризации поле «В учете» может быть заполнено отрицательными значениями. Это нормально, если до проведения инвентаризации вы уже оформляли в СБИС списания или продажи.
9. Чтобы удобнее было оценить результат, в фильтре можно настроить отображение данных — например, вывести только отклонения или недостачи, либо построить список в порядке добавления.

   Обратите внимание, возможна ситуация, когда в сумме себестоимости есть отклонения, хотя фактическое и учетное количество товара одинаковое. Такая ситуация возникает из-за ошибок расчета себестоимости — исправьте их.

   
10. Нажмите Провести. На складе будет зафиксирована номенклатура в указанном количестве.

Распечатайте документ. Если предложенная печатная форма вам не подходит, измените ее настройки или добавьте собственную.