Инвентаризация позволяет выявить возможное несоответствие фактических и учетных остатков на складе. Проводить ее необходимо на каждом складе в отдельности. Чтобы инвентаризация отразилась в СБИС, оформите ее специальным документом — для этого в разделе «Бизнес/Склад» перейдите на вкладку «Инвентаризации».
В каких случаях оформляется
- Сопоставление фактического количества ТМЦ с данными бухгалтерского учета.
- Плановые инвентаризации, порядок и сроки проведения которых определяются руководством предприятия и закрепляются соответствующими приказами.
- Выборочные инвентаризации для устранения пересортицы внутри группы товара.
- Смена материально-ответственного лица.
Что сделать перед началом инвентаризации
- Проведите в системе все документы по приходу и расходу ТМЦ до даты инвентаризации — только в этом случае вы получите корректные данные по недостачам и излишкам.
- Рекомендуем остановить все физическое товародвижение: отгрузку, поступление (не только в программе, но и фактическое).
Если во время инвентаризации на склад поступил товар, сначала завершите инвентаризацию, а после проведите поступление. Укажите в документе дату принятия к учету и дату поставщика.
Как создать документ инвентаризации
- В разделе «Бизнес/Склад», перейдите на вкладку «Инвентаризации» и нажмите .
- Проверьте, правильно-ли указана организация, в которой проводится инвентаризация. Если требуется, измените ее.
- Укажите дату и время, на которые нужно зафиксировать остатки.
Например, если вы начали проводить инвентаризацию 10.07.2017 в 08:00, то в документе «Инвентаризация» укажите дату 10.07.2017 и время 08:00. При установке времени «на утро» будет установлено условное время 00:01, «на вечер» — 23:59.
- Выберите способ фиксации остатков:
- если требуется только зафиксировать количество ТМЦ, выберите «по количеству»;
- чтобы зафиксировать количество и себестоимость ТМЦ, выберите «по количеству и сумме».
- Проверьте склад: это должен быть склад, на котором вы проводите инвентаризацию. Если он указан неверно, измените.
- Если инвентаризация проводится только по некоторым разделам каталога (например, Товары, Материалы, Вентиляторы), укажите эти разделы.
- Добавьте наименования. Нажмите
«Заполнить» и выберите: - «Наименования» — в документ добавятся все наименования на дату инвентаризации по указанному складу и разделу, по которым были движения с момента последней инвентаризации. После этого занесите фактический остаток в колонку «В наличии/Кол-во» вручную или сканированием. Будьте внимательны! Если повторно нажать на кнопку «Наименования» количество «В учете» перезаполняется, а «В наличии» — обнуляется.
Можно зафиксировать остаток по определенным ТМЦ — выберите их из каталога. Обратите внимание, нельзя добавить в документ номенклатуру с видом учета «Без учета»: работы, услуги или неисключительные права. Также в документ можно добавить любую позицию из отчета, прайса поставщика или СБИС Маркета с помощью корзины. Если инвентаризация сформирована через связанные документы, в нее уже добавлена номенклатура. Проверьте и при необходимости скорректируйте наименования.
Если для товаров указаны штрихкоды, сканируйте штрихкод каждой единицы товара — номенклатура добавится в документ. - «Обновить» — обновляет количество по учету, при этом уже добавленное фактическое количество остается неизменным. Эта функция требуется в том случае, если, например, в ходе инвентаризации производились изменения в учете: перенос карточек из раздела в раздел, объединение карточек каталога, проведение документов, дата и время которых меньше времени инвентаризации.
- «Факт по учету» — заполнит вторую колонку документа фактическим количеством, равным количеству по учету. Эта функция требуется, например, для списания со склада отрицательных остатков: после проведения инвентаризации положительный остаток не меняется, а отрицательный остаток обнуляется.
- «Наименования» — в документ добавятся все наименования на дату инвентаризации по указанному складу и разделу, по которым были движения с момента последней инвентаризации. После этого занесите фактический остаток в колонку «В наличии/Кол-во» вручную или сканированием. Будьте внимательны! Если повторно нажать на кнопку «Наименования» количество «В учете» перезаполняется, а «В наличии» — обнуляется.
- Укажите количество в разделе «В наличии»: это количество товара, которое фактически выявлено на складе. Если остатки фиксируются по количеству и сумме, дополнительно скорректируйте себестоимость.
Если на складе обнаружены полуфабрикаты или блюда, на которые еще не сделаны акты выпуска, используйте инвентаризацию по составу.Остальные поля заполнятся автоматически:
«Себестоимость» — значение фактической стоимости товара на складе (если в документе установлено значение «по количеству»);
- «Отклонение» рассчитывается как разница между значениями «В наличии» и «В учете»: недостача выделена красным цветом, излишки — зеленым.
В первом документе инвентаризации поле «В учете» может быть заполнено отрицательными значениями. Это нормально, если до проведения инвентаризации вы уже оформляли в СБИС списания или продажи.
- Чтобы удобнее было оценить результат, в фильтре можно настроить отображение данных — например, вывести только отклонения или недостачи, либо построить список в порядке добавления.
- Нажмите . На складе будет зафиксирована номенклатура в указанном количестве.
Внимание!
Если вы ведете учет себестоимости по методу FIFO, в инвентаризации нельзя указать партию товара. В этом случае может возникнуть погрешность в себестоимости ТМЦ. Если уровень погрешности существенный (п. 3 ПБУ 22/2010), оформите отдельные документы поступления на каждую партию, а затем отразите остатки ТМЦ в инвентаризации.
Распечатайте документ. Если предложенная печатная форма вам не подходит, измените ее настройки или добавьте собственную.