Складской учет

Для чего нужна инвентаризация

Для чего нужна инвентаризация

Инвентаризация товаров требует подготовки, времени и ресурсов.

Как сделать инвентаризацию простым и понятным процессом? Как поддерживать порядок, контролировать кладовщиков и продавцов, не тратя на это время? Для начала — наладить учет в СБИС. Система отслеживает движение товара на каждом этапе — от поступления на склад до покупательской корзины, — и в реальном времени формирует данные об остатках. Вы видите, кто из сотрудников принимал и отпускал товар, когда и в каком количестве, а значит, выяснить причины отклонений не составит труда.

А чтобы физический пересчет товаров прошел легко и быстро, заранее подготовьтесь к инвентаризации. О том как это сделать, рассказано в этой статье.

В каких случаях проводится

  • Сопоставление фактического количества ТМЦ с данными бухгалтерского учета.
  • Плановые инвентаризации: их порядок и сроки устанавливает руководство предприятия.
  • Выборочные инвентаризации для устранения пересортицы внутри группы товара.
  • Смена материально ответственного лица.
  • Проверка сотрудников.

Когда проводится

Плановые инвентаризации — по графику. График устанавливает руководитель и закрепляет его в учетной политике организации. Рекомендуется проводить ревизию не реже раза в месяц, но обязательно раз в год — перед составлением годовой отчетности.

Помимо плановых, потребуется дополнительная инвентаризация:

  • при передаче имущества в аренду, его продаже или выкупе;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • реорганизации компании;
  • выявлении порчи или кражи;
  • в форс-мажорных ситуациях вроде пожара или наводнения;
  • как внезапные проверки, чтобы контролировать сотрудников. В этом случае их не предупреждают о ревизии.

Внеплановые проверки не должны быть частыми — ведь они стоят вам денег. На время учета вы останавливаете продажи, а сотрудники заняты инвентаризацией вместо основной работы. Поэтому для контроля лучше всего наладить автоматизированный учет в СБИС и подобрать грамотный персонал.

Чтобы сократить время простоя при инвентаризации, вы можете

1. Подготовка
2. Пересчет
3. Итоги
  1. Назначьте инвентаризационную комиссию.

    В нее войдут работники администрации, бухгалтерии и другие специалисты. Материально ответственные лица в состав инвентаризационной комиссии не входят, но их присутствие при пересчете товара обязательно (п. 2.3, 2.8 Методических указаний по инвентаризации). Учтите, что все участники во время инвентаризации должны быть в сборе, иначе ее результаты будут недействительны.

  2. Издайте приказ об инвентаризации материальных ценностей на складе форме ИНВ-22.

    Внесите приказ в журнал учета контроля приказов об инвентаризации по форме ИНВ-23. В приказе перечислите проверяемые объекты, сроки инвентаризации и состав комиссии.

  3. Проверьте документы.

    Поскольку ваша цель — сопоставить бухгалтерские и фактические данные, проследите, чтобы все приходные и расходные документы за учетный период были оформлены и проведены в СБИС. Если на складе уже появилась новая партия пылесосов, а бухгалтер не провел ее в программе, ревизия выявит излишек.

    Получите от материально ответственных лиц расписки о том, что к началу инвентаризации все документы на имущество сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.

  4. Составьте план проверки.

    Инвентаризационная комиссия решает кто, в каких зонах и в какие сроки проводит инвентаризацию товаров.

  5. Назначьте счетные группы.

    Они нужны, если у вас большой склад или их несколько. Инвентаризационная комиссия на каждом участке назначает счетные группы из ваших сотрудников — продавцов, кассиров, кладовщиков. Они проходят инструктаж и пересчитывают товары на своем участке, после чего отчитываются перед комиссией.

  6. Подготовьте склад.

    Если вы проверяете не весь ассортимент, а какую-то его часть при выборочной инвентаризации, убедитесь, что весь проверяемый вами товар собран в одном месте.

  7. Создайте условия для проверки.

    Проследите, чтобы были исправны весы, торговое и офисное оборудование (сканеры штрихкодов, принтеры), подготовлена мерная тара. Если нужно — присутствовали грузчики для перемещения тяжестей.

  8. Распечатайте инвентаризационные описи.

    Они потребуются, если вы пересчитываете товары вручную, без применения сканера штрихкодов.