ДЛЯ ЧЕГО НУЖНА ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

Для чего нужна инвентаризация

Инвентаризация товаров требует подготовки, времени и ресурсов.

Как сделать инвентаризацию простым и понятным процессом? Как поддерживать порядок, контролировать кладовщиков и продавцов, не тратя на это время? Для начала — наладить учет в СБИС. Система отслеживает движение товара на каждом этапе — от поступления на склад до покупательской корзины, — и в реальном времени формирует данные об остатках. Вы видите, кто из сотрудников принимал и отпускал товар, когда и в каком количестве, а значит, выяснить причины отклонений не составит труда.

А чтобы физический пересчет товаров прошел легко и быстро, заранее подготовьтесь к инвентаризации. О том как это сделать, рассказано в этой статье.

Общие правила

Для чего проводим?

Для корректного учета товаров на складе и управления товародвижением, для проверки сотрудников.

Когда?

Плановые инвентаризации — по графику. График устанавливает руководитель и закрепляет его в учетной политике организации. Рекомендуется проводить ревизию не реже раза в месяц, но обязательно раз в год — перед составлением годовой отчетности.

Помимо плановых, потребуется дополнительная инвентаризация:

  • при передаче имущества в аренду, его продаже или выкупе;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • реорганизации компании;
  • выявлении порчи или кражи;
  • в форс-мажорных ситуациях вроде пожара или наводнения;
  • как внезапные проверки, чтобы контролировать сотрудников. В этом случае их не предупреждают о ревизии.

Внеплановые проверки не должны быть частыми — ведь они стоят вам денег. На время учета вы останавливаете продажи, а сотрудники заняты инвентаризацией вместо основной работы. Поэтому для контроля лучше всего наладить автоматизированный учет в СБИС и подобрать грамотный персонал.

Шаг 1. Подготовка

  1. Назначьте инвентаризационную комиссию.

    В нее войдут работники администрации, бухгалтерии и другие специалисты. Материально ответственные лица в состав инвентаризационной комиссии не входят, но их присутствие при пересчете товара обязательно (п. 2.3, 2.8 Методических указаний по инвентаризации). Учтите, что все участники во время инвентаризации должны быть в сборе, иначе ее результаты будут недействительны.

  2. Издайте приказ об инвентаризации материальных ценностей на складе форме ИНВ-22.

    Внесите приказ в журнал учета контроля приказов об инвентаризации по форме ИНВ-23. В приказе перечислите проверяемые объекты, сроки инвентаризации и состав комиссии.

  3. Проверьте документы.

    Поскольку ваша цель — сопоставить бухгалтерские и фактические данные, проследите, чтобы все приходные и расходные документы за учетный период были оформлены и проведены в СБИС. Если на складе уже появилась новая партия пылесосов, а бухгалтер не провел ее в программе, ревизия выявит излишек.

    Получите от материально ответственных лиц расписки о том, что к началу инвентаризации все документы на имущество сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.

  4. Составьте план проверки.

    Инвентаризационная комиссия решает кто, в каких зонах и в какие сроки проводит инвентаризацию товаров.

  5. Назначьте счетные группы.

    Они нужны, если у вас большой склад или их несколько. Инвентаризационная комиссия на каждом участке назначает счетные группы из ваших сотрудников — продавцов, кассиров, кладовщиков. Они проходят инструктаж и пересчитывают товары на своем участке, после чего отчитываются перед комиссией.

  6. Подготовьте склад.

    Если вы проверяете не весь ассортимент, а какую-то его часть при выборочной инвентаризации, убедитесь, что весь проверяемый вами товар собран в одном месте.

  7. Создайте условия для проверки.

    Проследите, чтобы были исправны весы, торговое и офисное оборудование (сканеры штрихкодов, принтеры), подготовлена мерная тара. Если нужно — присутствовали грузчики для перемещения тяжестей.

  8. Распечатайте инвентаризационные описи.

    Они потребуются, если вы пересчитываете товары вручную, без применения сканера штрихкодов.

Шаг 2. Пересчет

Остатки на складе можно пересчитывать вручную и вписывать количество каждой номенклатуры в опись. Но есть способ проще и точнее — провести пересчет сканером штрихкодов. Вам не нужно будет заполнять бумажную опись, а затем кропотливо переносить данные в компьютер — информация о каждой сканированной единице автоматически попадет в систему.

Если пересчет ручной

Ручной пересчет возможен, если у вас небольшой магазин, где подсчитать товары можно за день. В других случаях понадобится сканер.

Комиссия физически пересчитывает товары и заполняет инвентаризационную опись ТМЦ по форме ИНВ-3.

Описи заполняются ручкой. Если нужно внести поправки, неверную запись зачеркните одной чертой, а поверх нее запишите правильные данные.

Наименования инвентаризуемых товаров, их количество указывайте в единицах измерения, принятых в учете (шт, кг, м).

На каждой странице описи укажите прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Пустые строки в конце документа перечеркните, например, в виде буквы Z.

Если пересчет автоматический

Члены комиссии сканером штрихкодов сканируют коды на упаковках, и данные о товаре моментально поступают в СБИС.

Заранее определите последовательность, в которой будете считывать коды, чтобы не просканировать их повторно или случайно не пропустить. Лучше, если учтенные товары вы будете отставлять в сторону или как-то помечать.

Не сканируйте штрихкоды вслепую, а сверяйте название на дисплее сканера и на товаре, чтобы выявить ошибки в маркировке товара.

Как учитывать испорченный товар

Просроченные, испорченные товары в инвентаризации не считайте. На испорченные товары заполните акт о порче, бое по форме ТОРГ-15. Кроме того, занесите данные об этих товарах в акт списания по форме ТОРГ-16, на основании которого они будут потом сняты с учета.

Как посчитать

Если товары хранятся в неповрежденных заводских упаковках, их можно учитывать по количеству, указанному на упаковке. Но, раз уж вы проверяете фактическое наличие, несколько упаковок рекомендуется вскрыть для контроля.

Навалочные товары, то есть те, которые не требуют специальной тары для транспортировки и хранения (например, зерно, щебень, гравий), проверяйте по обмеру и техническим расчетам.

На заметку!

Не стоит заполнять инвентаризационные описи со слов материально ответственных лиц, без реального пересчета товаров. С таким же успехом можно и вовсе не проводить инвентаризацию.

Перерыв в инвентаризации

Если учет длится нескольких дней, то помещения, где хранится товар, при уходе инвентаризационной комиссии нужно опечатать. Во время перерывов в работе комиссий (например, в обеденный перерыв, на ночь) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Как оформить поступление или выбытие товара

Чтобы не запутаться в пересчете и документах, лучше всего на время ревизии не принимать и не отгружать товар, не перемещать продукцию между складами и даже внутри склада. Но на практике это условие выполнить сложно – например, нельзя полностью остановить товародвижение, если ваш магазин круглосуточный.

Выходом могут стать выборочные инвентаризации, которые можно проводить хоть каждый день. Например, вы пересчитываете только электрические чайники или телевизоры, и в течение 15-20 минут не продаете эти товары, а магазин продолжает работать. Закончив проверку, оформите «Инвентаризацию» в СБИС только на эту номенклатуру.

Если все-таки во время ревизии на складе нужно принять или отгрузить товар, следуйте правилам:

  • Товар принимают во время инвентаризации члены инвентаризационной комиссии, и его в ревизии не считают. Поступление в СБИС проводится датой после инвентаризации.
  • На отгрузку товара сотрудники должны получить письменное разрешение у директора и главбуха. На эту номенклатуру заводится инвентаризационный ярлык по форме ИНВ-2, в который вносятся данные о количестве товаров до и после отгрузки. Затем заполняется акт инвентаризации отгруженных товаров по форме ИНВ-4.
  • Если товар зарезервирован, оплачен и готов к отправке, то реализацию на него проведите в программе до инвентаризации, а сам товар пометьте и в инвентаризации не считайте.

    Если резерв не будет выкуплен до ревизии, расформируйте его и посчитайте в ревизии.

  • Если какая-либо продукция уже учтена у вас, но фактически до склада еще не доехала, то после приемки в документе поступления в СБИС укажите фактическую дату учета.

Шаг 3. Итоги

  1. Если после того как подсчет завершен и опись заполнена, члены комиссии увидели значительные расхождения между учетным и фактическим количеством, проведите контрольный пересчет «проблемных» товаров, чтобы исключить ошибку. Лучше если пересчитывать будут другие сотрудники, не те, кто входил в счетную группу.
  2. Если материально ответственные лица обнаружили после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии.
  3. После того как проверка завершена и опись заполнена, все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица подписывают инвентаризационную опись.
  4. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую, что комиссия проводила проверку в их присутствии, и что претензий к проверяющим лицам у них нет.
  5. Бухгалтер вносит данные фактического учета в «Инвентаризацию» в СБИС.
  6. При излишках или недостачах должна быть составлена сличительная ведомость инвентаризации ТМЦ ИНВ-19. Она фиксирует расхождения, обнаруженные в ходе ревизии.
  7. Если расхождения значительные, материально ответственное лицо пишет объяснительную записку, в которой поясняет причины отклонений. Такая записка поможет руководителю объективно оценить виновность сотрудника.
  8. После сравнения данных ревизии и бухучета проводится заседание комиссии по инвентаризации. На нем определяются результаты инвентаризации, обсуждаются варианты урегулирования обнаруженных неточностей. По итогу оформляется протокол. Отсутствия расхождений или их наличие и способы отражения в учете фиксируются в ведомости учета результатов. Рекомендованная форма ведомости ИНВ-26 установлена Постановлением Госкомстата от 27.03.2000 № 26.
  9. Протокол и ведомость передаются руководителю организации.
  10. Окончательное решение по вопросу урегулирования выявленных излишков и недостач принимает руководитель. Он издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. Материалы работы инвентаризационной комиссии передаются в бухгалтерию, где они должны храниться не менее пяти лет. При этом результаты инвентаризации, проводимой перед составлением годовой отчетности, отражаются в бухучете записями декабря.

Почему итоги инвентаризации необходимо оформить документально

  • Документы, оформленные по результатам инвентаризации, являются первичными. Они показывают, насколько результаты инвентаризации соответствуют сведениям бухгалтерского учета.
  • Если выявлена недостача, документы итогов инвентаризации подтвердят вину материально ответственного лица для взыскания убытков.
  • Фиксирование и документальное оформление результатов инвентаризации – обязательное условие для ведения грамотного и точного учета ТМЦ, поддержания порядка на складе. А также документы инвентаризации необходимы при возникновении вопросов со стороны налоговых органов.
0
0
Оставьте свой отзыв:
ОТПРАВИТЬ