С помощью складского учета в СБИС организация может следить за состоянием и сохранностью товара, контролировать его перемещение, а также получать точную информацию о спаде или росте продаж с помощью отчетов. Система также помогает контролировать цены на товары при помощи скидок, прайсов и дисконтных карт.
Что такое склад
Складом обычно называют помещение, где хранятся товары и материалы, которые приобретает организация. Чаще всего они предназначены для дальнейшей реализации, но также могут использоваться для внутренних нужд компании.
В СБИС склады делятся на:
- места хранения, где непосредственно находится товар;
- точки продаж, которые предназначены для небольших магазинов;
- цеха производства, где можно производить продукцию. Этот тип подходит для предприятий общепита.
Система позволяет создать сразу несколько складов разного типа.
Помимо этого, организации могут работать с услугами, которые не требуют учета на складе. Однако чтобы они также как товар отображались в системе, для них в СБИС предусмотрен особый вид учета — «Без учета».
Работа с документами
Любая операция с товаром должна сопровождаться созданием документа в системе учета. Это позволит не потерять товар или материал при работе и избежать хищений.
По закону «О бухучете» компания может самостоятельно разрабатывать собственные формы документов складского учета. В СБИС вы можете сформировать любой документ по складу с учетом особенностей работы вашей организации.
Однако чаще всего используются типовые формы, которые отражают каждый этап складских операций. Рассмотрим основные.
- Поступление — документ, который поставщик предоставляет одновременно с отгрузкой товара. Нужен для качественной и количественной приемки товара на складе получателя и его законной транспортировки;
- Акт расхождения — оформляется, если при приемке обнаружены недостача или порча товара;
- Инвентаризация — нужна для контроля и сверки фактических остатков на складе и в учете;
- Перемещение — если у организации несколько складов, чтоб не потерять товар при перевозке, нужно фиксировать это документально;
- Реализация — оформляется при продаже товара и отражает факт отгрузки его со склада и списание в учете.
Помимо этого существуют и другие складские документы: возврат поставщику, списание, оприходование, пересортица и резервирование.
На основании этих документов строятся отчеты, которые позволяют легко понять сколько и какого товара было закуплено, продано, списано или израсходовано. Сколько товара осталось на складе и какова его себестоимость, насколько эффективно работает торговая точка.
Схема работы
Работа со складом начинается с автоматизации рабочих мест. Ведение учета вручную замедляет процессы приема и отгрузки товара и часто приводит к ошибкам. Чтобы автоматизировать работу нужно установить и наладить программу учета, например СБИС, приобрести сканеры штрихкодов, принтеры этикеток.
Работа на складе: кладовщик принимает поступивший на склад товар. Сверяет его количество с накладной и подписывает документы поставки своей ЭЦП. Менеджер проводит эти документы в системе СБИС, после этого кладовщик может распечатать этикетки со штрихкодом и наклеить их на товар.
Работа в бухгалтерии: менеджер принимает заказ от покупателя и резервирует под него товар. После того как покупатель оплатил заказ, менеджер создает реализацию и проводит ее. На основании проведенной реализации кладовщик начинает собирать поставку — это увеличивает скорость обслуживания. Клиенту остается только забрать товар и расписаться в его получении.
В конце месяца работники склада и бухгалтерии проводят инвентаризацию и выявляют несоответствие фактических и учетных остатков на складе.