Онлайн-кассы и ОФД

Отправить в ФНС чеки по банковским платежам

Отправить в ФНС чеки по банковским платежам

Физическое лицо может оплатить услуги в отделении банка или онлайн — например, при платежах за «коммуналку», детский сад. Деньги поступят на расчетный счет компании, которая оказывает услуги. По закону 54-ФЗ организация должна зарегистрировать чеки по каждой оплате и передать сведения в ФНС не позднее следующего рабочего дня (для тех, кто работает в сфере ЖКХ — 5 рабочих дней).

Чтобы передать в ФНС чеки по платежам на основе выписки из банка:

1. Создайте платеж
2. Загрузите и разберите реестр
3. Отправьте чеки в ФНС

Входящий платеж на сумму всех оплат от физлиц появится автоматически после того, как бухгалтер загрузит выписку из банка за операционный день. Также его можно создать вручную.

  1. В разделе «Учет/Деньги/Банк» на вкладке «Платежи» нажмите Приход.
  2. Выберите операцию «Оплата от покупателя».
  3. В поле «От кого» укажите банк.
  4. Введите общую сумму платежа с учетом комиссии банка. Это нужно для того, чтобы СБИС сверил ее с суммой всех оплат.
  5. Включите платеж в выписку.

Итог: в СБИС создан входящий платеж на общую сумму оплат от физлиц.

Итог: документ создан. Загрузите в него реестр платежей, полученный от банка.

Если вы ведете учет в другой системе, убедитесь, что в СБИС есть все номера лицевых счетов клиентов. Чтобы добавить новые, загрузите базу договоров или создайте их вручную.

  1. Нажмите « Прикрепить» и выберите файл реестра с компьютера. Обратите внимание, документ должен быть в одном из форматов: *.xls, *.txt, *.csv или *.dbf.
  2. Вложение появится в документе. Разверните меню дополнительных операций кнопкой .
  3. Нажмите « Разобрать».
  4. В окне настройки разбора укажите:
    • применить настройку ко всему файлу или к определенному листу (например, если банк прислал реестр за несколько дней в одном файле);
    • с какой строки начать разбор: введите значение в поле или нажмите эту строку в файле — СБИС выделит значения, которые не участвуют в разборе, светло-серым цветом;
    • какой знак считать разделителем данных. Это нужно только при загрузке файлов формата *.txt. В них одни реквизиты отделяются от других с помощью знаков. Обычно это «;» но, если в вашем файле используется другой, укажите его.
  5. Реестры разных банков отличаются, поэтому в СБИС вы можете самостоятельно настроить колонки — указать, какие данные в них содержатся. По умолчанию все колонки отмечены как «Не используется».

    В примере первая колонка — номер платежа, во второй содержится номер лицевого счета. Это обязательные данные. Третья колонка, с датой оплаты, не нужна для разбора реестра, ее можно не использовать.

    Чтобы колонка участвовала в разборе, нажмите «Не используется» и укажите, какие данные в ней содержатся. Они сгруппированы по типам:

    • Платеж: «Дата», «Время», «Дата время», «Номер»;
    • Плательщик: «ФИО», «Адрес», «e-mail»;
    • Основание: «Номер счета», «Номер договора», «Назначение»;
    • Сумма: «К оплате», «Комиссия».

    Если при разборе пользовательского реестра платежей в поле «Плательщик» указан e-mail, то при регистрации чеков вы можете отправить их покупателю.

  6. Проверьте, какие колонки вы отметили. Обязательно должна быть информация о номере и сумме платежа, а также об основании: назначении платежа, номере договора или счета.

    Что указать в качестве основания, зависит от того, где вы оформляете счета и реализации:

    • в СБИС — выберите в качестве основания номер счета;
    • в сторонней системе — выберите в качестве основания номер договора и назначение платежа. Для этого перед разбором реестра загрузите договоры в СБИС из вашей учетной системы.

    По основанию СБИС будет найдет контрагента в платеже.

  7. Нажмите Импортировать — СБИС разберет документ, используя информацию из реестра.

    В общем платеже будут созданы документы оплаты по каждому физическому лицу:

    Если в качестве основания вы выбрали номер счета, значит вы оформляете счета и реализации в СБИС. В этом случае система автоматически свяжет оплаты с документами-основаниями по их номерам. В зависимости от того, с каким документом и на какую часть суммы связаны оплаты от физических лиц, они отмечены значками:

    • — вся сумма оплаты связана со счетом;
    • — оплата больше суммы в счете. Остаток платежа можно связать с другими счетами;
    • — платеж связан с реализацией на полную сумму;
    • — сумма платежа больше стоимости отгруженных товаров или услуг по документу реализации. Остаток платежа можно связать с другими реализациями.

    Откройте платеж и посмотрите — СБИС заполнил контрагента в поле «За кого» из связанного документа-основания.

    Если в качестве основания вы выбрали номер договора, СБИС использует его, чтобы определить, за кого произведен платеж. Система ищет договор с таким же номером, что и в реквизитах платежа. Затем из него заполняет поле «За кого» в платежном документе.

    Оплаты, в которых СБИС не смог определить контрагента, находятся в блоке «Контрагент не найден». Такое может произойти, если в назначении платежа не указан или изменен номер счета или номер договора. В этом случае указать контрагента в поле «За кого» и связать документы можно вручную.

  8. Нажмите Провести, СБИС сформирует проводки по каждой оплате от физического лица.

Итог: все платежи связаны с конкретными клиентами. Передайте чеки в ФНС.

Вне зависимости от того, какой способ регистрации чеков вы используете — по отдельным банковским платежам или по реестру — откройте в новой вкладке браузера раздел «Магазин» и авторизуйтесь по пин-коду или пропуску.

Внимание!

Не закрывайте эту вкладку и не блокируйте рабочее место на протяжении всей работы с документом, иначе чеки не будут зарегистрированы.

Затем вернитесь на открытую ранее вкладку раздела «Учет/Деньги/Банк». Для корректного взаимодействия в браузере должно быть только две вкладки: «Магазин» и «Учет/Деньги/Банк». Если какая-то из них открыта несколько раз, закройте, прежде чем переходить к отправке чеков.

По реестру платежей

  1. В разделе «Учет/Деньги/Банк» на вкладке «Платежи» откройте общий документ оплаты из банка, в котором содержатся платежи от физических лиц. Отобрать их можно с помощью параметра «С реестрами оплат» в фильтре.
  2. В нем нажмите « Зарегистрировать чеки». Если у вас нет шаблонов, по которым регистрируются кассовые чеки, СБИС сразу откроет окно с выбором параметров регистрации.

    Если такие шаблоны есть, СБИС предложит выбрать: использовать существующий шаблон или создать новый.

    • чтобы , кликните его название — СБИС отправит кассовые чеки на регистрацию по сохраненным параметрам. Для подтверждения нажмите Да.
    • если нужно выбрать параметры регистрации чека вручную, нажмите «+ Шаблон». Настройку можно будет сохранить и использовать в следующий раз.

  3. СБИС откроет окно регистрации кассовых чеков. В нем показаны все оплаты по реестру.
  4. При регистрации чеки сохраняются в карточках физлиц. Для этого при разборе реестра и создании платежа в нем должен быть указан контрагент. Если требуется, отправьте электронные чеки клиентам на email или по смс.

    Отметьте флагом поле «Отправлять чеки клиентам» — по умолчанию их электронные версии будут отправлены на email-адреса клиентов. Если в карточке контрагента не указан email, чеки будут отправлены на ofd.receipt@tensor.ru.

    Для отправки на мобильные номера выберите «по SMS».

    По запросу клиента можно отправить чек повторно.

  5. Признак способа расчета показывает, за что поступили деньги. Аванс и предоплата — если покупатель оплатил услугу или товар до того, как получил их. Полный расчет — когда покупатель полностью оплачивает полученный товар или услугу.

    Если вы оформляете счета и реализации в СБИС, система автоматически определит признак способа расчета в зависимости от того, какой документ связан с оплатой:

    • Аванс — указывается по умолчанию, если в системе нет связанных счетов или реализаций, либо если вы не ведете учет в СБИС. Ставка НДС определяется из учетной политики.
    • Предоплата — платеж связан со счетом. Рядом с признаком способа расчета появится значок , если вся сумма оплаты связана со счетом, и значок , если оплата больше суммы в счете.
    • Полный расчет — платеж связан со счетом, по которому проведена отгрузка. СБИС отметит его значком , если платеж связан с реализацией на полную сумму, и — если частично.

    Если вы оформляете счета и реализации в другой системе, или если СБИС неверно определил признак способа расчета, установите его вручную. Для этого нажмите «определить автоматически» и выберите «настроить вручную».

    Отметьте флагом чеки с типами «Аванс» и «Предоплата» — СБИС установит для них способ расчета «Полный расчет». По умолчанию система заполнит предмет расчета из назначения платежа.

    Для чеков, у которых предмет расчета заполнен из назначения платежа, можно вручную выбрать ставку НДС. Она будет указана во всех чеках. По умолчанию чеки печатаются без НДС.

    Вы можете изменить предмет расчета в чеке — например, если в платежах не указаны назначения. Для этого нажмите «из назначения платежа» и выберите «из каталога».

    Выберите номенклатуру из каталога — СБИС укажет ее в предмете расчета. Обязательно проверьте тип номенклатуры: из него СБИС берет данные о ставке НДС и признаке предмета расчета (услуга или товар), которые указывает в чеке.

  6. Нажмите Отправить на ККТ и выберите: создать шаблон с настройками или зарегистрировать чеки без сохранения параметров.

    Затем СБИС начнет регистрировать чеки и уведомит вас об этом всплывающим сообщением. Если в этот момент кассовая смена закрыта, СБИС автоматически откроет ее.

    В общем платеже рядом с каждой оплатой появится статус регистрации чека. С его помощью можно понять: чек зарегистрирован, задача выполняется или появилась ошибка.

По отдельным банковским платежам

  1. В разделе «Учет/Деньги/Банк» перейдите на вкладку «Платежи».
  2. Нажмите и выберите «Зарегистрировать»: СБИС отберет все платежи от физических лиц, по которым не зарегистрирован чек. В список войдут все платежи за последнюю неделю, включая сегодня.

    Отбор выполняется по первым цифрам в номере расчетного счета: если он начинается на одну из комбинаций — 40817, 30232, 30233, 40911, 45508, 42301, 40820 — СБИС определит плательщика как физическое лицо.

    Если вы хотите зарегистрировать чеки по конкретным платежам от физических лиц, разверните панель массовых операций кнопкой и отметьте флагом нужные оплаты. Затем нажмите и выберите «Зарегистрировать»

  3. СБИС откроет окно регистрации кассовых чеков. В нем оплаты от физических лиц разделены на четыре группы по типу операции движения средств: «Приход», «Возврат прихода», «Расход» и «Возврат расхода».
  4. При регистрации чеки сохраняются в карточках физлиц. Для этого при разборе реестра и создании платежа в нем должен быть указан контрагент. Если требуется, электронные чеки клиентам на email или по смс.

    Отметьте флагом поле «Отправлять чеки клиентам» — по умолчанию их электронные версии будут отправлены на email-адреса клиентов. Если в карточке контрагента не указан email, чеки будут отправлены на ofd.receipt@tensor.ru.

    Для отправки на мобильные номера выберите «по SMS».

    По запросу клиента можно отправить чек повторно.

  5. Признак способа расчета показывает, за что поступили деньги. Аванс и предоплата — если покупатель оплатил услугу или товар до того, как получил их. Полный расчет — когда покупатель полностью оплачивает полученный товар или услугу.

    Если вы оформляете счета и реализации в СБИС, система автоматически определит признак способа расчета в зависимости от того, какой документ связан с оплатой:

    • Аванс — указывается по умолчанию, если в системе нет связанных счетов или реализаций, либо если вы не ведете учет в СБИС. Ставка НДС определяется из учетной политики.
    • Предоплата — платеж связан со счетом. Рядом с признаком способа расчета появится значок , если вся сумма оплаты связана со счетом, и значок , если оплата больше суммы в счете.
    • Полный расчет — платеж связан со счетом, по которому проведена отгрузка. СБИС отметит его значком , если платеж связан с реализацией на полную сумму, и — если частично.

    Если вы оформляете счета и реализации в другой системе, либо если СБИС неверно определил признак способа расчета, установите его вручную. Для этого нажмите «определить автоматически» и выберите «настроить вручную».

    Отметьте флагом чеки с типами «Аванс» и «Предоплата» — СБИС установит для них способ расчета «Полный расчет». По умолчанию система заполнит предмет расчета из назначения платежа.

    Для чеков, у которых предмет расчета заполнен из назначения платежа, можно вручную выбрать ставку НДС. Она будет указана во всех чеках. По умолчанию чеки печатаются без НДС.

    Вы можете изменить предмет расчета в чеке — например, если в платежах не указаны назначения. Для этого нажмите «из назначения платежа» и выберите «из каталога».

    Выберите номенклатуру из каталога — СБИС укажет ее в предмете расчета. Обязательно проверьте тип номенклатуры: из него СБИС берет данные о ставке НДС и признаке предмета расчета (услуга или товар), которые указывает в чеке.

  6. Нажмите Отправить на ККТ — СБИС начнет регистрировать чеки и уведомит вас об этом всплывающим сообщением. Если в этот момент кассовая смена закрыта, СБИС автоматически откроет ее.

    С помощью статуса регистрации можно понять: чек зарегистрирован, задача еще выполняется или появилась ошибка.

Итог: все чеки отправлены в ФНС и клиентам (если в карточке указан e-mail).