Онлайн-кассы и ОФД

Отправить в ФНС чеки по банковским платежам

Отправить в ФНС чеки по банковским платежам

Физическое лицо может оплатить услуги в отделении банка или онлайн — например, при платежах за «коммуналку», детский сад. Деньги поступят на расчетный счет компании, которая оказывает услуги. По закону 54-ФЗ организация должна зарегистрировать чеки по каждой оплате и передать сведения в ФНС не позднее следующего рабочего дня (для тех, кто работает в сфере ЖКХ — 5 рабочих дней).

Чтобы передать в ФНС чеки по платежам на основе выписки из банка:

1. Создайте платеж
2. Загрузите и разберите реестр
3. Отправьте чеки в ФНС

Входящий платеж на сумму всех оплат от физлиц появится автоматически после того, как бухгалтер загрузит выписку из банка за операционный день. Также его можно создать вручную.

  1. В разделе «Учет/Деньги/Банк» на вкладке «Платежи» нажмите Приход.
  2. Выберите операцию «Оплата от покупателя».
  3. В поле «От кого» укажите банк.
  4. Введите общую сумму платежа с учетом комиссии банка. Это нужно для того, чтобы СБИС сверил ее с суммой всех оплат.
  5. Включите платеж в выписку.

Итог: в СБИС создан входящий платеж на общую сумму оплат от физлиц. Теперь загрузите и разберите реестр.

Итог: документ создан. Загрузите в него реестр платежей, полученный от банка.

Если вы ведете учет в другой системе, убедитесь, что в СБИС есть все номера лицевых счетов клиентов. Чтобы добавить новые, загрузите базу договоров или создайте их вручную.

  1. Нажмите « Прикрепить» и выберите файл реестра с компьютера. Обратите внимание, документ должен быть в одном из форматов: *.xls, *.txt, *.csv или *.dbf.
  2. Вложение появится в документе. Разверните меню дополнительных операций кнопкой .
  3. Нажмите « Разобрать».
  4. В окне настройки разбора укажите:
    • с какой строки начать разбор: введите значение в поле или нажмите эту строку в файле — СБИС выделит значения, которые не участвуют в разборе, светло-серым цветом;
    • какой знак считать разделителем данных. Это нужно только при загрузке файлов формата *.txt. В них одни реквизиты отделяются от других с помощью знаков. Обычно это «;» но, если в вашем файле используется другой, укажите его.
  5. Реестры разных банков отличаются, поэтому в СБИС вы можете самостоятельно настроить колонки — указать, какие данные в них содержатся. По умолчанию все колонки отмечены как «Не используется».

    В примере первая колонка — номер платежа, во второй содержится номер лицевого счета. Это обязательные данные. Третья колонка, с датой оплаты, не нужна для разбора реестра, ее можно не использовать.

    Чтобы колонка участвовала в разборе, нажмите «Не используется» и укажите, какие данные в ней содержатся. Они сгруппированы по типам:

    • Платеж: «Дата», «Время», «Дата время», «Номер»;
    • Плательщик: «ФИО», «Адрес», «e-mail»;
    • Основание: «Номер счета», «Номер договора», «Назначение»;
    • Сумма: «К оплате», «Комиссия».

    Если при разборе пользовательского реестра платежей в поле «Плательщик» указан email, то при регистрации чеков вы можете отправить их покупателю.

  6. Проверьте, какие колонки вы отметили. Обязательно должна быть информация о номере и сумме платежа, а также об основании: назначении платежа, номере договора или счета.

    Что указать в качестве основания, зависит от того, где вы оформляете счета и реализации:

    • в СБИС — выберите в качестве основания номер счета;
    • в сторонней системе — выберите в качестве основания номер договора и назначение платежа. Для этого перед разбором реестра загрузите договоры в СБИС из вашей учетной системы.

    По основанию СБИС будет найдет контрагента в платеже.

  7. Нажмите Импортировать — СБИС разберет документ, используя информацию из реестра.

    СБИС предложит вам сохранить шаблон настроек. В дальнейшем вы сможете выбирать его при разборе.

    В общем платеже будут созданы документы оплаты по каждому физическому лицу.

    Если в качестве основания вы выбрали номер счета, значит вы оформляете счета и реализации в СБИС. В этом случае система автоматически свяжет оплаты с документами-основаниями по их номерам. В зависимости от того, с каким документом и на какую часть суммы связаны оплаты от физических лиц, они отмечены значками:

    • — вся сумма оплаты связана со счетом;
    • — оплата больше суммы в счете. Остаток платежа можно связать с другими счетами;
    • — платеж связан с реализацией на полную сумму;
    • — сумма платежа больше стоимости отгруженных товаров или услуг по документу реализации. Остаток платежа можно связать с другими реализациями.

    Откройте платеж и посмотрите — СБИС заполнил контрагента в поле «За кого» из связанного документа-основания.

    Если в качестве основания вы выбрали номер договора, СБИС использует его, чтобы определить, за кого произведен платеж. Система ищет договор с таким же номером, что и в реквизитах платежа. Затем из него заполняет поле «За кого» в платежном документе.

    Оплаты, в которых СБИС не смог определить контрагента, находятся в блоке «Контрагент не найден». Такое может произойти, если в назначении платежа не указан или изменен номер счета или номер договора. В этом случае указать контрагента в поле «За кого» и связать документы можно вручную.

  8. Нажмите Провести, СБИС сформирует проводки по каждой оплате от физического лица.

Итог: все платежи связаны с конкретными клиентами. Передайте чеки в ФНС.

Чтобы зарегистрировать чеки в СБИС, откройте личный кабинет на online.sbis.ru и перейдите в раздел «Учет/Деньги/Банк». На другой вкладке браузера войдите в личный кабинет и откройте раздел «Магазин». Авторизуйтесь по пин-коду, логину и паролю или пропуску. Если какая-то из вкладок открыта несколько раз, закройте.

Внимание!

Не закрывайте вкладки и не блокируйте рабочее место на протяжении всей работы с документом, иначе чеки не будут зарегистрированы.

В СБИС можно зарегистрировать чеки из реестра платежей или из платежного поручения с реестром банка и передать сведения в ФНС.

По реестру платежей

  1. В разделе «Учет/Деньги/Банк» перейдите на вкладку «Платежи».
  2. Постройте список оплат из банка, в которых содержатся платежи от физических лиц. Для этого откройте фильтр и выберите параметр отбора документов «С реестрами оплат».
  3. Откройте документ и нажмите « Зарегистрировать чеки»:
    • если вы регистрируете чеки впервые, СБИС откроет окно настройки параметров чеков;
    • если вы уже отправляли чеки на ККТ, вы можете выбрать шаблон, которым уже пользовались. Кликните его название — СБИС отправит кассовые чеки на регистрацию по сохраненным параметрам. Для подтверждения нажмите «Да»;
    • если вы хотите выбрать параметры регистрации чека вручную, нажмите «+ Шаблон». Настройку можно будет сохранить и использовать в следующий раз.

    За один раз можно зарегистрировать не больше 500 чеков. Если чеков больше, повторите отправку.

    Ознакомьтесь со списоком платежей в окне регистрации кассовых чеков.

  4. Чтобы отправить электронные версии чеков на email-адреса клиентов, отметьте флагом поле «Отправлять чеки клиентам». Если в карточке контрагента не указан email, чеки будут отправлены на ofd.receipt@tensor.ru. Для отправки на мобильные номера выберите «по SMS».
  5. Если вы хотите указать кассира в чеках, в строке «Указать в качестве кассира» выберите сотрудника.
  6. По запросу клиента можно отправить чек повторно из карточки контрагнета. Чек сохранится в карточке, если ФИО плательщика указаны при разборе реестра и создании платежа.

  7. Система автоматически определит и предмет расчета, а также ставку НДС в зависимости от того, какой документ связан с оплатой.
  8. Установите реквизиты чека вручную, если вы оформляете счета и реализации в другой системе, или если СБИС неверно определил признак способа расчета.

  9. Нажмите Отправить на ККТ и выберите: создать шаблон с настройками или зарегистрировать чеки без сохранения параметров.

    СБИС начнет регистрировать чеки, и появится уведомление. Если в этот момент кассовая смена закрыта, СБИС автоматически откроет ее.

    Проверьте результат по статусу регистрации.

По отдельным банковским платежам

  1. В разделе «Учет/Деньги/Банк» перейдите на вкладку «Платежи».
  2. Вы можете отправить на регистрацию чеки по всем платежам от физических лиц или отобрать конкретные.
  3. Ознакомьтесь со списоком платежей в окне регистрации кассовых чеков. Они разделены на четыре группы по типу операции: «Приход», «Возврат прихода», «Расход» и «Возврат расхода».

  4. Чтобы отправить электронные версии чеков на email-адреса клиентов, отметьте флагом поле «Отправлять чеки клиентам». Если в карточке контрагента не указан email, чеки будут отправлены на ofd.receipt@tensor.ru. Для отправки на мобильные номера выберите «по SMS».
  5. По запросу клиента можно отправить чек повторно из карточки контрагента. Чек сохранится в карточке, если ФИО плательщика указаны при разборе реестра и создании платежа.

  6. Если вы хотите указать кассира в чеках, в строке «Указать в качестве кассира» выберите сотрудника.
  7. Система автоматически определит и предмет расчета, а также ставку НДС в зависимости от того, какой документ связан с оплатой.
  8. Установите реквизиты чека вручную, если вы оформляете счета и реализации в другой системе, или если СБИС неверно определил признак способа расчета.

  9. Нажмите Отправить на ККТ, СБИС начнет регистрировать чеки, и появится уведомление. Если в этот момент кассовая смена закрыта, СБИС автоматически откроет ее.

    Проверьте результат по статусу регистрации.

Итог: все чеки отправлены в ФНС и клиентам (если в карточке указан e-mail).