Словарь терминов в управлении бизнес-процессами

Бизнес-процесс

Цепочка действий с учетом особенностей работы компании, направленная на выполнение задач и достижение ожидаемого результата. Например, бизнес-процесс «Оформление заказа» состоит из шагов: менеджер составляет договор с клиентом, организация оказывает услугу, бухгалтер выставляет счет на оплату.

Дополнительные поля

Компоненты интерфейса, которые администратор системы может вручную настроить в карточке документа. В отдельных полях можно сохранять дополнительные сведения и использовать их при выгрузке печатных форм.

Окно обработки документа

Окно, в котором пользователь выбирает следующий этап бизнес-процесса. Например оно открывается при отправке задачи на проверку или утверждении документа.

Переход

Правило, которое определяет, на какой этап перейдет документ после выполнения текущей фазы. Каждый переход имеет итог, например, «Согласовано» или «Вернуть в обработку».

• «Положительный/отрицательный итог» — значимый переход, который меняет статус документа.
• «Нейтральный переход» — не меняет статус документа.
• «Вернуть в обработку» — аннулирует статус выполненного ранее перехода и возвращает документ на предыдущий этап.

Тип операции (регламент)

Правила обработки документа. Регламент определяет участников документооборота, возможные варианты маршрута, доступные действия и статусы обработки документа.

Стандартные операции

Синонимы: встроенные, инсталяционные.

Для документооборота с контрагентами:

• поступления/реализации — обмен счетами-фактурами и прочими документами реализации. Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур регламентирован Приказом Минфина РФ № 174н и отличается от обычного согласования наличием дополнительных технических документов, которые служат для фиксации даты передачи и принятия счетов-фактур. Подробнее о порядке обмена счетами-фактурами;
• письма — это отправка документа, не требующая согласования, аналог письма на email;
• акты сверки — сверка взаиморасчетов с контрагентом. Получатель, обнаружив расхождение, может отправить свой вариант акта сверки. Инициатор сверки, получив вариант второй стороны, по общим правилам корректирует документ и отправляет новую версию документа;
• договоры — это подписание (согласование) документа двумя сторонами.

Для процессов внутри компании:

• задачи — задание конкретному исполнителю или отделу с проверкой автором;
• приказы — информирование списка лиц, что называется, «под подпись».

Функциональная роль

Набор полномочий, которые сотрудник выполняет в рамках своей зоны ответственности. Например, менеджер заключает договор, руководитель утверждает его, бухгалтер проводит оплату по счету. Функциональные роли заданы организационной структурой компании.

Этап

Часть процесса обработки документа. На этапе определяется исполнитель и доступные ему действия, например, «Выполнение», «Проверка», «Согласование». Есть два вида этапов:

• внутренний этап — промежуточный, без передачи контрагенту. Например, юрист читает договор перед тем, как его подпишет директор;
• внешний этап подразумевает коммуникации с контрагентом: «Отправка ответа контрагенту» и «Отправка документа».