Управление персоналом и расчет зарплаты

Синхронизировать кадровые документы 1С и СБИС

Синхронизировать кадровые документы 1С и СБИС

С помощью синхронизации вы можете загрузить справочники сотрудников и кадровые документы из 1С. После обмена данными в СБИС будут перенесены сотрудники, подразделения и организации, а также документы приема, перевода и увольнения.

Чтобы настроить обмен, на главной странице СБИС нажмите и выберите «Загрузить/Настройка подключений к информационным системам». В появившемся окне откройте базу 1С.

Загрузите справочники, укажите направление синхронизации, настройте и выполните обмен между системами. После синхронизации данных проверьте результат.

1. Загрузите справочники
2. Укажите направление
3. Настройте обмен в СБИС
4. Проверьте параметры в 1С
5. Ознакомьтесь с результатом

Загрузите предопределенные данные и сопоставьте справочники по порядку:

  • «Организация». Если организации нет в СБИС, создайте ее;
  • «Подразделения организации»;
  • «Должность»;
  • «Частное лицо»;
  • «Сотрудник»;
  • «График рабочего времени»;
  • «Виды начисления удержания».

При сопоставлении объекты справочников «График рабочего времени» и «Виды начислений» должны быть идентичны объектам 1С.

  1. На вкладке «Объекты синхронизации» нажмите на справочник — откроется окно со списком объектов.
  2. Выберите объекты для сопоставления и нажмите « Сопоставить».
  3. Повторите операцию для всех перечисленных справочников.

Итог: справочники учетных систем сопоставлены. Укажите направление синхронизации.

На вкладке «Объекты синхронизации» выберите направление для объектов:

  • «Прием на работу», «Приказ на увольнение», «Приказ о переводе» — в СБИС;
  • объекты подраздела «Справочники» — в СБИС;
  • «Командировка» и «Отпуск» — синхронизация выключена.

Итог: направление синхронизации для объектов указано. Укажите параметры синхронизации в СБИС.

Выполните обмен или настройте автоматическую синхронизацию:

  • если переходите на кадровый учет в СБИС, выполните обмен один раз;
  • если кадровый учет остается в 1С, а в СБИС планируете вести документооборот — настройте автоматическую синхронизацию. В этом случае документы будут обновлятся по расписанию, без вашего участия.

Предварительная настройка

Синхронизация между системами работает с помощью файлов обмена, которые размещаются на FTP-сервере организации. Поэтому перед настройкой подготовьте систему и убедитесь, что все требования выполнены:

  1. Сделайте копию базы данных 1С.
  2. Протестируйте базу 1С на наличие ошибок. Если в результате проверки обнаружены ошибки, исправьте их.
  3. Проверьте, что для каждого подключения на FTP-сервере создана отдельная папка.
  4. Убедитесь, что в папке синхронизации со СБИС на FTP-сервере нет посторонних файлов. Чтобы обновить список файлов, нажмите на клавиатуре <F5> или кликните правой кнопкой в каталоге и выберите «Обновить». Если в папке есть лишние файлы, удалите их.

Настройка в СБИС

  1. Перейдите на вкладку «Автоматическая синхронизация».
  2. Введите параметры подключения к каталогу FTP. Чтобы узнать параметры подключения, обратитесь к вашему системному администратору.
  3. Нажмите Проверить подключение к FTP. Если система обнаружит ошибки соединения, исправьте их и повторите проверку.
  4. Скопируйте настройку узла обмена в 1С. Для этого кликните Перенести настройки в 1С. Передачу данных в 1С можно также настроить вручную.

Итог: синхронизация в СБИС настроена. Перейдите в 1С, проверьте настройку и запустите синхронизацию вручную.

Проверьте настройку в 1С и выполните обмен. При первом обмене загружается большой объем данных, поэтому мы рекомендуем сначала запустить синхронизацию вручную. Это позволит правильно сопоставить объекты учетных систем.

  1. В меню «Сервис» выберите «Обмен данными/Настройки обмена данными» и откройте настройку обмена данными.
  2. Убедитесь, что параметры подключения к FTP совпадают с теми, что вы указали в СБИС.
  3. Откройте узел обмена. Он должен содержать:
    • основной узел 1С с кодом «IS»;
    • узел «СБИС» с кодом «SB».

    Если основного узла с кодом «IS» нет, создайте его. Узел обмена «СБИС» должен быть один.

  4. Нажмите «Выполнить обмен данными» — 1С выгрузит данные в СБИС, а на FTP-сервере появится файл обмена «Message_IS_SB.xml».
  5. Перейдите в СБИС.

Двусторонняя синхронизация

После того как вы выполнили обмен данными в 1С, нужно сделать то же самое в СБИС. Перед этим еще раз проверьте направление синхронизации по документам приема, перевода и увольнения. Также проверьте справочник сотрудников в СБИС: если есть принятые сотрудники с нулевым окладом, синхронизацию из СБИС в 1С включать нельзя.

Если все указано верно, а сотрудников с нулевым окладом нет, то выполните двустороннюю синхронизацию.

  1. На вкладке «Автоматическая синхронизация» установите флаг «Автоматическая синхронизация через FTP».
  2. В блоке «Расписание синхронизации» укажите:
    • дни недели, в которые будет запущена синхронизация;
    • период повторения синхронизации;
    • время запуска процесса и его окончания.

    Обмен файлами синхронизации через FTP проходит поочередно. Поэтому при настройке расписания укажите, сколько времени отведено на передачу данных. Чем больше объем данных, которые нужно передать, тем больший промежуток времени потребуется для обмена.

    Например, синхронизация в 1С проходит с 8:00 до 18:00 каждые 10 минут, а в СБИС — с 8:05 до 18:00 с аналогичной периодичностью.

  3. Нажмите Синхронизировать сейчас. СБИС заберет файл синхронизации с FTP и добавит свой — «Message_SB_IS.xml».

Итог: синхронизация выполнена. Проверьте результат.

Перейдите на вкладку «Автоматическая синхронизация/История» и по шкале состояния проверьте, есть ли ошибки.

Наведите курсор на шкалу . СБИС отобразит процент:

  • — обработанной информации;
  • — успешно переданных объектов;
  • — ошибок при синхронизации;
  • — проигнорированных объектов;
  • — объектов в обработке.

Итог: ошибки при синхронизации исправлены.

Также вы можете загрузить кадровые документы и объекты 1С с помощью СБИС3 Плагина.

Лицензия

Тарифы «Зарплата и кадры», «Кадровый учет и электронные трудовые книжки» или «HR-портал» сервиса «Управление персоналом».