Управление персоналом и расчет зарплаты

Оформить прием на работу по трудовому договору

Оформить прием на работу по трудовому договору

СБИС позволяет быстро оформлять прием на работу и сверять данные о работниках с официальными источниками. Кадровик отмечает все действия в чек-листе — это помогает ему ничего не пропустить и правильно оформить все документы.

1. Создайте документ
2. Введите данные
3. Укажите условия
4. Подпишите документы
5. Заполните трудовую

Прежде чем оформлять прием на работу, попросите сотрудника подготовить и принести документы для трудоустройства.

Создать документ приема можно несколькими способами.

  • В разделе «Сотрудники/Кадровый учет» нажмите и выберите «Прием/Прием на работу».
  • В разделе «Сотрудники/Кадровый учет» нажмите и прикрепите .
  • Из карточки сотрудника — на вкладке «Зарплата и учет» нажмите нажмите и выберите «Прием/Прием на работу».
  • В карточке вакансии в разделе «Сотрудники/Подбор персонала».

Итог: документ приема создан. Теперь укажите данные нового сотрудника.

Добавьте личные данные нового сотрудника.

  1. Укажите, с какого числа сотрудник выйдет на работу, а также дату и номер документа. По умолчанию устанавливается текущая дата.
  2. Заполните ФИО. Укажите пол, дату рождения, ИНН, место рождения, адрес прописки и проживания. Загрузите фотографию и, если требуется, запретите сотруднику самостоятельно менять фото.
  3. Введите паспортные данные и СНИЛС сотрудника вручную, если они не заполнились автоматически при сканировании. Вы можете проверить их и исправить, если обнаружите ошибки. Для этого кликните «Проверить» и нажмите «Отправить запрос».

    Если данные сотрудника (паспорт, СНИЛС, ИНН или табельный номер) уже есть в системе, вы сможете открыть карточку с дублирующимися сведениями, исправить ее или объединить карточки сотрудника в одну.

  4. После заполнения паспортных данных попросите сотрудника предоставить документы и отметьте флагом первый пункт в чек-листе. СБИС отобразит готовность документа в процентах.

Итог: личные сведения сотрудника указаны в документе приема. Добавьте информацию об условиях работы.

  1. Укажите подразделение компании, в котором будет работать новый сотрудник.
  2. Выберите должность из списка или создайте новую.

    Если вы ведете штатное расписание в СБИС, то в начале отобразятся должности с вакантными ставками.

  3. Размер и вид начислений, график и другие условия работы заполнятся автоматически, если они указаны в настройке должности. Проверьте их и измените, если требуется.

    Чтобы изменить оклад, кликните сумму и укажите новую. Выберите вид расчета — в месяц, в час или в смену.

    Если сотрудник принимается в организацию повторно, ему присваивается новый табельный номер. Использовать старый нельзя, т.к. он связан с расчетами зарплаты, отпускным периодом и отчетностью.

    По умолчанию сотрудник оформляется на полную ставку. Если требуется, вы можете принять его на неполный рабочий день. Например, оформить прием на полставки.

  4. Укажите, как рассчитывать зарплату за не полностью отработанный месяц — согласно отработанным дням или часам.
  5. Выберите тип трудоустройства — основное место работы или по совместительству.

Итог: условия работы указаны, можно распечатать документы на подпись.

В чек-лист уже добавлены шаблоны кадровых документов. Следуйте подсказкам СБИС, чтобы ничего не пропустить.

  1. Последовательно распечатайте документы из чек-листа.
    • Подпишите сами и дайте подписать сотруднику трудовой договор и приказ о приеме. Также сотрудник должен подписать заявление о приеме и личную карточку Т-2.
    • Передайте сотруднику второй экземпляр договора.
    • Если сотруднику требуется оформить налоговый вычет, попросите предоставить справки 2-НДФЛ и 182-Н, распечатайте и подпишите заявление на вычет. Загрузите сканы справок и заявления в документ приема.
    • Предоставьте сотруднику локальные нормативные акты компании, чтобы он ознакомился с ними и подписал.
  2. Сканы прикрепите к документу приема, чтобы сохранить их в электронном архиве компании. Некоторые из них, к примеру трудовой договор, можно загрузить по QR-коду.
  3. Зарегистрируйте трудовую книжку сотрудника в журнале учета.
  4. Соберите бумажные экземпляры документов и поместите их в личное дело сотрудника. Отметьте действие в чек-листе.
  5. Сохраните электронный документ.

    Если карточка сотрудника в СБИС еще не создана, она появится автоматически. В нее можно добавить дополнительные сведения: телефон, электронную почту, данные об образовании и семейном положении и другие. Обязательно укажите предыдущие места работы, чтобы отпускные и пособия по нетрудоспособности рассчитывались корректно.

Итог: электронный документ приема оформлен. Если новый сотрудник будет работать в СБИС, разрешите ему доступ в систему и назначьте права.

Завершите прием сотрудника на работу.

  1. Не позднее одного рабочего дня после подписания приказа подайте в Пенсионный фонд сведения о приеме сотрудника. Для этого в документе приема в чек-листе нажмите «Уведомите ПФ». СБИС сформирует отчет СЗВ-ТД, проверьте его и отправьте.
  2. Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку, в бумажном документе будет запись об этом. Если нет — уточните у него, в каком формате вести трудовую книжку:
    • в электронном виде — распечатайте «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» из карточки сотрудника и дайте подписать его работнику, внесите запись о подаче заявления в бумажную трудовую книжку и верните ее сотруднику;
    • в бумажном виде — распечатайте «Заявление о продолжении ведения трудовой книжки» из карточки сотрудника и дайте подписать его работнику. После того как сотрудник отработает 5 дней, внесите в бумажную трудовую книжку запись о приеме на работу.
  3. Выясните, является ли сотрудник военнообязанным. Если нужно, поставьте его на воинский учет.
  4. Отметьте действия в чек-листе — он должен быть заполнен на 100%.

Итог: оформлен прием на работу нового сотрудника.

При удалении или изменении кадрового документа в СЗВ-ТД автоматически сформируется отменяемое мероприятие.

Лицензия

Тарифы «Зарплата и кадры», «Кадровый учет и электронные трудовые книжки» или «HR-портал» сервиса «Управление персоналом».