Управление персоналом и расчет зарплаты

Оформить прием на работу по трудовому договору

Оформить прием на работу по трудовому договору

СБИС позволяет быстро оформлять прием на работу и сверять данные о работниках с официальными источниками. Кадровик отмечает все действия в чек-листе — это помогает ему ничего не пропустить и правильно оформить все документы.

1. Создайте документ
2. Введите данные
3. Укажите условия
4. Подпишите документы
5. Заполните трудовую

Прежде чем оформлять прием на работу, попросите сотрудника подготовить и принести документы для трудоустройства.

Создать документ приема можно несколькими способами.

  • В разделе «Сотрудники/Кадровый учет» нажмите и выберите «Прием на работу».
  • В разделе «Сотрудники/Кадровый учет» нажмите и прикрепите .
  • Из карточки сотрудника – на вкладке «Зарплата и учет» нажмите нажмите и выберите «Прием на работу».
  • В карточке вакансии в разделе «Сотрудники/Подбор персонала».

Итог: документ приема создан. Теперь укажите данные нового сотрудника.

Добавьте личные данные нового сотрудника.

  1. Укажите, с какого числа сотрудник выйдет на работу, а также дату и номер документа. По умолчанию устанавливается текущая дата.
  2. Заполните ФИО. Укажите пол, дату рождения, ИНН, место рождения, адрес прописки и проживания. Загрузите фотографию и, если требуется, запретите сотруднику самостоятельно менять фото.
  3. Введите паспортные данные и СНИЛС сотрудника вручную, если они не заполнились автоматически при сканировании. Вы можете проверить их и исправить, если обнаружите ошибки. Для этого кликните «Проверить» и нажмите «Отправить запрос».

    Если данные сотрудника (паспорт, СНИЛС, ИНН или табельный номер) уже есть в системе, вы сможете открыть карточку с дублирующимися сведениями, исправить ее или объединить карточки сотрудника в одну.

  4. После заполнения паспортных данных попросите сотрудника предоставить документы и отметьте флагом первый пункт в чек-листе. СБИС отобразит готовность документа в процентах.

Итог: личные сведения сотрудника указаны в документе приема. Добавьте информацию об условиях работы.

  1. Укажите подразделение компании, в котором будет работать новый сотрудник.
  2. Выберите должность из списка или создайте новую.

    Если вы ведете штатное расписание в СБИС, то в начале отобразятся должности с вакантными ставками.

  3. Размер и вид начислений, график работы, продолжительность испытательного срока, табельный номер – условия работы заполнятся автоматически, если они указаны в настройке должности. Проверьте их и измените, если требуется.

    По умолчанию сотрудник оформляется на полную ставку. Если требуется, вы можете принять его на неполный рабочий день. Например, оформить прием на полставки.

  4. Укажите, как рассчитывать зарплату — согласно отработанным дням или часам.
  5. Выберите тип трудоустройства — основное место работы или по совместительству.

Итог: условия работы указаны, можно распечатать документы на подпись.

В чек-лист уже добавлены шаблоны кадровых документов. Следуйте подсказкам СБИС, чтобы ничего не пропустить.
  1. Последовательно распечатайте документы из чек-листа.
    • Подпишите сами и дайте подписать сотруднику трудовой договор и приказ о приеме. Также сотрудник должен подписать заявление о приеме и личную карточку Т-2.
    • Передайте сотруднику второй экземпляр договора.
    • Если сотруднику требуется оформить налоговый вычет, попросите предоставить справки 2-НДФЛ и 182-Н, распечатайте и подпишите заявление на вычет. Загрузите сканы справок и заявления в документ приема.
    • Предоставьте сотруднику локальные нормативные акты компании, чтобы он ознакомился с ними и подписал.
  2. Сканы прикрепите к документу приема, чтобы сохранить их в электронном архиве компании.
  3. Зарегистрируйте трудовую книжку сотрудника в журнале учета.
  4. Соберите бумажные экземпляры документов и поместите их в личное дело сотрудника. Отметьте действие в чек-листе.
  5. Сохраните электронный документ.

    Если карточка сотрудника в СБИС еще не создана, она появится автоматически. В нее можно добавить дополнительные сведения: телефон, электронную почту, данные об образовании и семейном положении и другие. Обязательно укажите предыдущие места работы, чтобы отпускные и пособия по нетрудоспособности рассчитывались корректно.

Итог: электронный документ приема оформлен. Если новый сотрудник будет работать в СБИС, разрешите ему доступ в систему и назначьте права.

Завершите прием сотрудника на работу.
  1. Не позднее одного рабочего дня после подписания приказа подайте в Пенсионный фонд сведения о приеме сотрудника. Для этого в документе приема в чек-листе нажмите «Уведомите ПФ». СБИС сформирует отчет СЗВ-ТД, проверьте его и отправьте.
  2. Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку, в бумажном документе будет запись об этом. Если нет — уточните у него, в каком формате вести трудовую книжку:
    • в электронном виде — распечатайте «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» из карточки сотрудника и дайте подписать его работнику, внесите запись о подаче заявления в бумажную трудовую книжку и верните ее сотруднику;
    • в бумажном виде — распечатайте «Заявление о продолжении ведения трудовой книжки» из карточки сотрудника и дайте подписать его работнику. После того как сотрудник отработает 5 дней, внесите в бумажную трудовую книжку запись о приеме на работу.
  3. Выясните, является ли сотрудник военнообязанным. Если нужно, поставьте его на воинский учет.
  4. Отметьте действия в чек-листе — он должен быть заполнен на 100%.

Итог: оформлен прием на работу нового сотрудника.

При удалении или изменении кадрового документа в СЗВ-ТД автоматически сформируется отменяемое мероприятие.

Лицензия

Тарифы «Зарплата и кадры», «Кадровый учет и электронные трудовые книжки» или «HR-портал» сервиса «Управление персоналом».