ПРОВЕРКИ И ЧЕК-ЛИСТЫ

Один из самых простых и удобных способов оптимизировать рабочий процесс и ничего не упустить — использовать проверки и чек-листы.

Проверка — это документ контроля совместной работы и оценки ее качества. Он включает в себя пункты, по которым оценивается выполнение задач. По сути это чек-лист с набором необходимых действий. Если все шаги чек-листа пройдены, значит пункт проверки выполнен.

Например, проведение конференции — это задача, которую можно разделить на несколько пунктов: приглашение участников, решение организационных вопросов. Каждый из них содержит свой чек-лист. Например, чтобы пригласить гостей, нужно: составить список спикеров, написать текст приглашения, отправить приглашения.

В результате мы структурировали работу, которая состоит из множества мелких задач, где по каждому пункту есть ответственный.

Как оформить проверку?

  1. Организатор создает проверку — документ, по которому будет оцениваться выполнение основной задачи, например, проведение конференции.
    • Указывает шаблон итогов — это возможные состояния по пункту работы. Так, например, пункт «приглашение гостей» принят, а технические вопросы не решены. В результате промежуточные итоги по подготовке к мероприятию организатор увидит в одном документе.
    • Указывает срок, к которому проверка должна быть завершена, и описывает суть мероприятия. Например, организация ежегодной конференции.
    • Добавляет документы, на которые можно ориентироваться в результате итоговой проверки. Например, ТЗ или задачи организационного характера.
  2. Создает пункты проверки и указывает ответственных сотрудников. В ходе работы по каждому пункту сотрудники составляют чек-листы. Добавляют описание и задачи, связанные с выполнением пункта проверки.
  3. После того, как проверка создана, она остается на выполнении у автора. По-умолчанию, когда все пункты проверены, автор может переназначить ее на ответственного сотрудника или закрыть сам. В результате завершенной проверки можно:
    • Проанализировать статистику по текущему состоянию чек-листа или связанному с ним участку работ.
    • Оценить время, затраченное на выполнение проверки и подведение итогов.
    • Посмотреть замечания, оформленные во время проведения проверки.

С чего начать

Для работы с проверками и чек-листами лицензия не требуется.

Для начала работы зарегистрируйте аккаунт в СБИС, добавьте сотрудников и активируйте расширение «Управление проектами» на главной странице СБИС.

В СБИС уже есть типовой регламент для работы с проверками. Если вы хотите его изменить, например, настроить автоматическое назначение сотрудников на этапе выполнения, воспользуйтесь конструктом бизнес-процессов.

0
0
Оставьте свой отзыв:
ОТПРАВИТЬ