Управление задачами и проектами

Канбан, или доска планов работ

Канбан, или доска планов работ

Канбан в СБИС — это виртуальная доска, которая показывает руководителю и исполнителям план работ: задачи, их сроки, пропорционально ли распределена нагрузка между сотрудниками.
Чтобы оценить, как продвигается выполнение плана, откройте раздел «Задачи/Канбан».

Выбрать план работ

По умолчанию в канбане сотрудник видит список работ на текущий период по своему подразделению.

Период и отдел можно изменить. Для смены периода перейдите по ссылке с названием месяца — откроется список планов выбранного подразделения и его отделов. Нажмите строку, чтобы перейти к плану.

Задачи и пункты плана в системе канбан представлены в виде карточек. Они распределены на две колонки: справа — выполненные, слева — невыполненные. Чтобы задачи отображались списком, измените режим проcмотра.

Как работать в канбане

Руководителю
Исполнителю

С помощью доски задач удобно составлять план, контролировать его выполнение и анализировать итоги.

Составить план

  1. Перейдите по ссылке с названием периода и нажмите .
  2. В открывшемся плане автоматически будет выбрано подразделение, указанное в канбане. Если требуется, измените его. Заполните и сохраните план.
  3. Прежде чем отправить его на выполнение, оцените, пропорционально ли распределена нагрузка. Для этого в канбане откройте вкладку «По сотрудникам», сравните количество запланированных дней и общее количество дней по графику. Они должны совпадать. Учитывайте время в других планах.
  4. Чтобы внести изменения, нажмите . Когда план готов, отправьте его на выполнение.

Контролировать выполнение плана

  1. Проверьте, успевают ли сотрудники выполнить работу в срок. Для этого откройте вкладку «По сотрудникам» и посмотрите:
    • есть ли просроченные задачи — их дата выполнения отмечена красным;
    • есть ли подзадачи и не нарушен ли по ним срок. Подзадачи отмечены значком . Нажмите его, чтобы посмотреть список. Просроченные подзадачи могут тормозить выполнение основного задания.
  2. Так же контролируйте сроки работ, связанных с проектами. Найти их можно на вкладке «По проектам».
  3. Поставьте на контроль важные и срочные задачи, чтобы следить за их выполнением. Они отмечены значком .

Проанализировать итоги

  1. Когда работа по плану завершена, откройте вкладку «По сотрудникам» и посмотрите, кто не выполнил план. Это покажет шкала напротив ФИО сотрудника. Проанализируйте причину. Например, если сотрудник болел, в строке появится значок .
  2. Сравните запланированное и потраченное на задачу время по каждому сотруднику. Для этого наведите курсор на количество дней — откроется отчет.

    Посмотрите, на какое задание потрачено больше времени, чем планировалось. Для этого нажмите , чтобы перейти в режим «Список», и сравните значения в столбцах «План» и «Факт».

    Откройте задачу и выясните причину. Например, если в ленте событий длинная переписка, возможно, для выполнения потребовались дополнительные ресурсы.

  3. Если задание не выполнено, перенесите его в следующий план. Для этого в карточке задачи нажмите .

В канбане удобно работать с задачами из плана: отмечать время выполнения, следить за сроками, переписываться с коллегами. Чтобы найти свои задачи, перейдите на вкладку «Сотрудники» и нажмите напротив ФИО в списке.

Узнать срок выполнения

Если задача просрочена, дата отмечена красным.

Написать коллеге

Нажмите в карточке пункта плана или задачи, чтобы написать сообщение.

Отметить время выполнения

Чтобы время работы попало в расписание, отметьте его в пункте плана:

  • нажмите , чтобы развернуть пункт плана;
  • перейдите по ссылке «+Время»;
  • укажите, когда вы работали по задаче, чем занимались, и сохраните.
Также отметить время можно в календаре и в документе, с которым работали.

Посмотреть затраченное время

Чтобы узнать, сколько времени запланировано на работу и сколько уже потрачено, нажмите пункт плана. Сравните данные в столбцах «План» и «Факт»: фактическое время не должно превышать плановое.