Управление задачами и проектами

Оформить проект

Оформить проект

Проект — это набор задач, которые связаны между собой общей целью и должны быть выполнены к определенному сроку. Такие задачи направлены на получение уникального результата, поэтому их удобно объединять в проекты.

  1. Перейдите в раздел «Задачи/Проекты» и нажмите .
  2. В открывшемся окне введите название проекта.
  3. Укажите срок его начала и окончания. Выберите веху — в этом случае окончанием проекта будет дата закрытия вехи. Вам останется указать дату старта проекта.
  4. Выберите ответственного и заказчика. Если проект выполняется для сторонней организации, укажите контрагента.
  5. Выберите участок работ и нажмите «Далее».
  6. На вкладке «О проекте» кратко опишите его цели.
  7. На вкладке «Документы» приложите техническое задание, мотивацию, соглашение по проекту и другие важные документы. Файлы можно изменять, при этом всегда будет создаваться новая редакция документа. После 99 редакций старые файлы автоматически удаляются.
  8. Добавьте основные этапы проекта и сроки выполнения. В ходе работы последовательность этапов можно изменить с помощью команд и ; преобразовать этап/подэтап в задачу и отправить ее на выполнение; переместить этап в другой проект.
  9. Сформируйте команду — список сотрудников, которые будут работать по проекту. Определите плановое время выполнения работ для каждого сотрудника.
  10. Запустите проект в документооборот по кнопке «На выполнение» или нажмите «Сохранить»: документ сохранится в разделе «Проекты» в статусе черновика, и его в любое время можно запустить в работу.

Скопировать проект

В рамках текущего проекта не всегда хватает ресурсов на завершение всех поставленных задач. Его можно взять за основу, чтобы создать новый проект и скопировать активные задачи.

Если часто приходится создавать однотипные проекты со схожими этапами и задачами, оформите шаблон и копируйте его вместе с поручениями.

Из карточки проекта

Откройте проект и нажмите .

Чтобы перенести текущие задачи в новый проект, в диалоговом окне выберите способ и нажмите «Копировать»:

  • «Создать ссылки на активные задачи», тогда они попадут в новый проект и останутся связаны с предыдущем;
  • «Создать копии всех задач» — активные поручения в новом проекте будут созданы как новые документы.

Если нужно скопировать только этапы проекта, то сразу нажмите «Копировать».

Из раздела

В разделе «Задачи/Проекты» на вкладке «Список» наведите курсор мыши на проект, откройте меню и выберите «Копировать».

Группа по проекту

После того, как ответственный оформил проект, по нему автоматически создается группа. Сотрудники из основной команды проекта автоматически становятся ее участниками, а болельщики — подписчиками. Чтобы посмотреть, в каких сообществах по проекту вы участвуете, перейдите в раздел «Контакты/Группы». На вкладке «Группы» выберите «Мои» и постройте список «По проекту».

Здесь в ходе работ накапливаются документы и переписка, фиксируются события и обсуждения, публикуются новости и информация о новых материалах.

Чтобы открыть проект из группы, нажмите и выберите «Перейти к проекту».

Материалы группы по проекту закрыты настройками приватности и стать ее участником можно только по приглашению. При добавлении пользователя в группу, он автоматически попадает в основную команду проекта.

Рассортировать проекты по папкам

Если у вас несколько разноплановых проектов, их удобно сгруппировать по папкам, например, «Открытие филиала», «Модернизация отдела поставок».

Лицензия

Тариф «Внутренний документооборот» сервиса «Электронный документооборот».