Учет рабочего времени

Составить и согласовать график отпусков

Составить и согласовать график отпусков

Каждый год, не позднее чем за две недели до его конца, все работодатели должны утвердить графики отпусков на следующий год – это закон. Если выбрана структура компании по умолчанию, то составление графика сводится к трем простым шагам:

1. Планирование
2. Согласование
3. Утверждение

В конце года в организациях составляется график отпусков. Чтобы уйти в ежегодный отпуск в удобное время, запланируйте его заранее. Если в текущем году у вас остались неиспользованные дни отпуска, можно указать и их.

Запланировать отпуск можно в календаре или в разделе «Сотрудники/Графики работ»:

  1. Выберите организацию и укажите год.
  2. Откройте подразделение, в строке со своей фамилией нажмите ячейку месяца, на который запланировали отпуск.
  3. Отметьте дни начала и окончания отпуска. Обратите внимание, что праздничные дни в него не включаются. Если этот период пересекается с другими сотрудниками, СБИС покажет предупреждение.
  4. Нажмите «Запланировать», чтобы завершить оформление.

Отпуск запланирован, он отображается на общем графике работ. Согласуйте его с руководителем.

После того как все сотрудники запланировали свои отпуска, руководитель составляет и утверждает график отпусков. Перейдите в раздел «Сотрудники/Графики работ» на вкладку «График работ»:

  1. Укажите организацию. Выберите свое подразделение и год, на который составляется график.

    Отметками на графике показаны запланированные отпуска. Проверьте, не пересекаются ли отпуска ключевых сотрудников подразделения:

    — запланированные отпуска;

    — пересечение отпусков сотрудников.

  2. СБИС покажет, сколько дней отпуска сотрудник может распределить и сколько уже запланировал. Чтобы проверить график и отправить его на согласование руководителю организации и кадровику, нажмите .
  3. По закону продолжительность ежегодного отпуска составляет минимум 28 дней. При этом одна из его частей – не менее 14 дней. СБИС подскажет руководителю и кадровику, если одно из этих условий не выполнено – напротив фамилии сотрудника появится отметка .
  4. Если требуется внести изменения, вернитесь в график работ. Кликните количество дней планового отпуска сотрудника. Руководитель может самостоятельно запланировать отпуск сотрудникам, если они этого не сделали (кроме совместителей):
    • выберите даты и нажмите «Запланировать», чтобы создать плановый отпуск;
    • кликните «Изменить» и выберите другие даты. Нажмите «Запланировать», чтобы сохранить изменения;
    • чтобы удалить плановый отпуск, нажмите .
  5. После внесения исправлений снова откройте график отпусков и отправьте его на согласование вышестоящему руководителю.
  6. При необходимости график отпусков можно сохранить или распечатать.

Согласованный график отпусков в СБИС отмечен значком . Вносить изменения в утвержденный график может только руководитель отдела кадров.

График отпусков согласован.

Согласованный график отпусков утверждает своей подписью кадровик или руководитель организации. Сделать это можно в печатном или электронном виде, в зависимости от принятых в вашей организации правил. По умолчанию в СБИС документооборот по графику отпусков заканчивается на согласовании. После этого руководитель или кадровик распечатывают и подписывают график.

Для подписания графика в электронном виде необходимо настроить внутренний документооборот. Тогда руководитель сможет подписать документ своей электронной подписью.

Если на предприятии есть первичная профсоюзная организация, то график необходимо согласовать и с ней (ст. 123 ТК РФ).

График отпусков утвержден. За две недели до начала отпуска, каждый сотрудник получит уведомление и сможет выбрать — оформить или перенести его.