Учет рабочего времени

Составить и согласовать график отпусков

Составить и согласовать график отпусков

Каждый год, не позднее чем за две недели до его конца, все работодатели должны утвердить графики отпусков на следующий год – это закон. Если выбрана структура компании по умолчанию, то составление графика сводится к трем простым шагам:

1. Планирование
2. Согласование
3. Утверждение

В конце года в организациях составляется график отпусков. Чтобы уйти в ежегодный отпуск в удобное время, запланируйте его заранее. Если в текущем году у вас остались неиспользованные дни отпуска, можно указать и их.

Для этого в разделе «Сотрудники/Графики работ»:

  1. Выберите организацию и укажите год.
  2. Откройте подразделение, в строке со своей фамилией нажмите ячейку месяца, на который запланировали отпуск.
  3. Отметьте дни начала и окончания отпуска. Обратите внимание, что праздничные дни в него не включаются.
  4. Нажмите «Запланировать», чтобы завершить оформление.

Запланировать отпуск можно также через свой календарь.

Плановый отпуск отобразится в графике работ и в календаре. Если ваш отпуск пересекается с отпуском коллеги, графическая отметка меняется на — совпадающие даты выделяются темно-зеленым.

Количество нераспределенных дней отображается рядом с фамилией сотрудника.

О приближении отпуска, за две недели до его начала, вам напомнит мигающий значок на главной странице СБИС. Нажмите его, чтобы оформить отпуск или перенести даты.

Отпуск запланирован, он отображается на общем графике работ. Согласуйте его с руководителем.

После того как все сотрудники запланировали свои отпуска, руководитель составляет и утверждает график отпусков. Перейдите в раздел «Сотрудники/Графики работ» на вкладку «График работ»:

  1. Укажите организацию. Выберите свое подразделение и год, на который составляется график.

    Отметками на графике показаны запланированные отпуска. Проверьте, не пересекаются ли отпуска ключевых сотрудников подразделения:

    — запланированные отпуска;

    — пересечение отпусков сотрудников.

  2. СБИС покажет, сколько дней отпуска сотрудник может распределить и сколько уже запланировал. Чтобы проверить график и отправить его на согласование руководителю организации и кадровику, нажмите .
  3. По закону продолжительность ежегодного отпуска составляет минимум 28 дней. При этом одна из его частей – не менее 14 дней. СБИС подскажет руководителю и кадровику, если одно из этих условий не выполнено – напротив фамилии сотрудника появится отметка .
  4. Если требуется внести изменения, вернитесь в график работ. Кликните количество дней планового отпуска сотрудника. Руководитель может самостоятельно запланировать отпуск сотрудникам, если они этого не сделали (кроме совместителей):
    • выберите даты и нажмите «Запланировать», чтобы создать плановый отпуск;
    • кликните «Изменить» и выберите другие даты. Нажмите «Запланировать», чтобы сохранить изменения;
    • чтобы удалить плановый отпуск, нажмите .
  5. После внесения исправлений снова откройте график отпусков и отправьте его на согласование вышестоящему руководителю.
  6. При необходимости график отпусков можно сохранить или распечатать.

Согласованный график отпусков в СБИС отмечен значком . Вносить изменения в утвержденный график может только руководитель отдела кадров.

График отпусков согласован.

Согласованный график отпусков утверждает своей подписью кадровик или руководитель организации. Сделать это можно в печатном или электронном виде, в зависимости от принятых в вашей организации правил. По умолчанию в СБИС документооборот по графику отпусков заканчивается на согласовании. После этого руководитель или кадровик распечатывают и подписывают график.

Для подписания графика в электронном виде необходимо настроить внутренний документооборот. Тогда руководитель сможет подписать документ своей электронной подписью.

Если на предприятии есть первичная профсоюзная организация, то график необходимо согласовать и с ней (ст. 123 ТК РФ).

График отпусков утвержден.