Кадровый ЭДО для 360 тысяч сотрудников «Магнита»

Люди — главный приоритет «Магнита». Наша задача — сделать их работу максимально комфортной. Поэтому мы всегда делаем ставку на высокотехнологичные сервисы, которые помогут выстроить взаимодействие с сотрудниками вне зависимости от расстояния и часовых поясов.

В штате более 360 000 сотрудников — нагрузка на кадровиков высокая. В компании происходит активное движение персонала: новички устраиваются, работники уходят в отпуска, переводятся на другие должности и т.д. Кадровики в режиме нон‑стоп проводят все процедуры. Бумажный документооборот выходит дорогим и неэффективным. Простой пример: при приеме на работу мы оформляем порядка 12 документов. Каждый документ — это 3‑4 листа. Итого на одного человека уходит около 50 листов. Плюс логистика: торговые точки перевозят документы в филиал и ежегодно отвозят в долгосрочный архив Краснодара.

СБИС — это действительно экосистема. Сейчас нас интересует табелирование, учет и планирование рабочего времени для сотрудников на гибком графике.

Для КЭДО мы скрупулезно выбирали провайдера, т.к. нуждались не в обычном подписании печатных форм, а в гибкой платформе, поддерживающей внутренние бизнес‑процессы и интеграцию с 1С:ЗУП. Важный фактор: система должна сама выпускать ЭП. Под эти условия идеально подошел СБИС.

Мы уже чувствуем, как упростилась кадровая работа. Все документы в одном окне и надежно защищены. СБИС поддерживает как управленческую, так и юридическую структуру организации одновременно, поэтому мы настроили функциональные связи на всех этапах КЭДО.

Дальше — новые этапы автоматизации наших процессов. Будем масштабироваться и уже в 2023 запустим КЭДО на весь штат розницы и логистики.

Первым делом мы выдали НЭП всем удаленщикам. Использование специализированных сертифицированных средств хранения ЭП в сочетании с двухфакторной аутентификацией минимизирует риски компрометации ключа. Нам очень понравилось, что с момента выпуска ЭП сотрудник не подписывает ни одной бумажки вручную. И даже соглашение о КЭДО заключается в электронном виде.

Мы внедрили сквозную авторизацию, позволяющую использовать корпоративную учетную запись. Сотрудник в личном кабинете СБИС за пару кликов легко оформит любое заявление, например на матпомощь, смену персональных данных, заявление на отпуск. Весь процесс прозрачен: сотрудник видит, на каком этапе документ, и результат согласования.

Ценно, что СБИС — платформа гибкая. В ней легко оцифровать любой документ. Что мы и сделали. Для примера возьмем временный кадровый перевод. Теперь кадровику нужно лишь указать срок действия перевода — и при наступлении обозначенной даты сотруднику вернется его прежняя должность.

Также мы реализовали форму документов на список сотрудников, что невероятно разгружает кадровую службу. Мы применяем это, когда требуется разослать один документ, содержащий персональные данные, на определенное количество человек. Например, изменение условий трудового договора. Кадровый менеджер выбирает сотрудников, с которыми нужно подписать этот документ. СБИС отправит задачу с вложениями для каждого работника.

Мы уже получаем отличную обратную связь от кадровиков. В системе реализована маршрутизация задач — они сами распределяются между отделами. Руководитель отдела всегда знает, какие задачи в работе и что нужно запустить. Кадровики теперь сами распределяют между собой нагрузку.

Очень нравится быстрая передача задач — одной кнопкой легко все делегировать коллеге, если, например, я ушла на больничный. Это обеспечивает беспрерывность работы кадровых служб компании.