Декларация 3‑НДФЛ за 2023 год: как заполнить ИП
За 2023 год действует обновленная форма декларации по НДФЛ. По сравнению с прошлым годом изменения незначительные, но на старом бланке отчет не примут. Как и раньше, декларация заполняется по всем доходам и расходам ИП: и предпринимательским, и личным. Например, доходы от продажи квартиры и вычеты на лечение и обучение войдут в общий отчет. Как предпринимателям заполнить 3‑НДФЛ в разных ситуациях — читайте в статье.
Что вы узнаете
Какие ИП сдают 3-НДФЛ
Сдать декларацию должны предприниматели, которые:
- применяют ОСНО. Отчитаться нужно, даже если в прошлом году деятельность не велась или получился убыток;
- потеряли право на ПСН или УСН. Самый частый случай — когда ИП на патенте превысил лимит по доходам или численности работников. Если не было запасной упрощенки, то ИП автоматом оказывается на ОСНО с начала того периода, на который был выдан патент;
- применяют ПСН или УСН, но получили доходы, не относящиеся к предпринимательской деятельности или не подпадающие под спецрежим. Например, ИП на ОСНО и с патентом на грузоперевозки сдает в аренду гараж: доходы от аренды не относятся к патентной деятельности, а значит, автоматом подпадают под ОСНО.
Сроки сдачи
Декларацию 3‑НДФЛ нужно сдать не позднее 30 апреля следующего года (п. 1 ст. 229 НК РФ). Если эта дата выпадает на выходной, то срок сдачи переносится на следующий рабочий день. С учетом переноса отчитаться за 2023 год нужно не позднее 2 мая 2024.
Особый срок сдачи 3‑НДФЛ действует при закрытии ИП: 5 рабочих дней с даты прекращения деятельности по ЕГРИП (п. 3 ст. 229 НК РФ).
Если опоздать с декларацией, грозит ответственность:
- штраф по ст. 119 НК РФ: 5% от неуплаченной суммы налога по декларации за каждый месяц просрочки (но вся сумма штрафа не может превышать 30%). Максимум — 30% от суммы налога, минимум — 1 000 ₽;
- блокировка счетов по ст. 76 НК РФ: если просрочили декларацию более чем на 20 рабочих дней.
Как не выгореть после годовых отчетов
Рассказывает Светлана Березова, дипломированный бизнес-психологКак заполнить и сдать отчет
За 2023 год действует обновленная форма декларации 3‑НДФЛ, утвержденная приказом ФНС от 15.10.2021 № ЕД‑7‑11/903@ в редакции от 11.09.2023.
Куда сдавать: ИП сдают декларацию в налоговую по прописке независимо от того, где фактически живет и осуществляет деятельность предприниматель.
Как заполнить и сдать: возможные варианты собрали в таблице — выбирайте для себя наиболее подходящий.
Способы заполнения и сдачи 3-НДФЛ
| Способы заполнения | Способы сдачи | Плюсы и минусы |
|---|---|---|
Без использования специальной бухгалтерской программы:
| Отчитаться на бумаге можно, только если численность сотрудников не превышает 100 человек (п. 3 ст. 80 НК РФ).На бумаге:
| Плюсы:
|
В программе:
ИЛИ
Если ведете учет в СБИС, программа сама рассчитает НДФЛ, вам останется внести данные в декларацию. Мастер нулевой отчетности СБИС по шагам проведет от создания отчета до его отправки в ИФНС | Все предыдущие способы, плюс:
| Плюсы:
|
Состав декларации
Все ИП на ОСНО заполняют:
- титульный лист,
- раздел 1,
- раздел 2.
Если были доходы от бизнеса — еще приложение 3.
Стандартный состав декларации 3-НДФЛ
| Раздел | Кто заполняет | Что указывать |
|---|---|---|
| Титульный лист | Все | Код своей налоговой — узнать его можно здесь. Если случайно ошиблись и поставили код не своей налоговой, декларацию не примут. Код страны — для граждан РФ это 643. Код категории налогоплательщика — для ИП 720. Дату рождения и сведения о документе, удостоверяющем личность, необязательно указывать, если указан ИНН |
Раздел 1. Налог к уплате/возврату | Все | Заполняется на основании раздела 2. П. 2 раздела 1 — НДФЛ по предпринимательской деятельности ИП. П. 1 раздела 1 — НДФЛ по прочим операциям (например, по доходам от продажи личного имущества) или по прочей деятельности (например, налог к возврату, удержанный налоговым агентом по трудовой деятельности или ГПД). Заполняется в разрезе ОКТМО и КБК необходимое количество листов раздела 1. По предпринимательской деятельности и при продаже имущества ОКТМО указывается по прописке ИП. По НДФЛ к возврату, который был удержан агентом, указывается ОКТМО налогового агента (из справки о доходах) |
Раздел 2. Расчет налоговой базы и суммы налога | Все | Заполняется на основании приложения 3 и других приложений (если есть). Заполняется в разрезе кодов видов доходов. Если кодов несколько — по каждому свой раздел 2. Для доходов от предпринимательской деятельности — код 07, для доходов от продажи имущества — код 18. Строка 050 заполняется, только если код вида дохода — 03 (по операциям с ценными бумагами). Строка 060 — налоговая база. По доходам от предпринимательской деятельности строка 060 равна сумме строк 061 (налоговая база до 5 млн ₽, облагаемая по ставке 13%) и 062 (налоговая база свыше 5 млн ₽, облагаемая по ставке 15%). По доходам от продажи имущества строка 060 равна строке 063 |
Приложение 3. Доходы от предпринимательской деятельности, профессиональные вычеты, авансовые платежи по НДФЛ | Если были доходы от предпринимательской деятельности | Заполняется в разрезе кодов видов деятельности. ИП по предпринимательской деятельности указывают код 01 |
Остальные листы включаются в декларацию при наличии данных для их заполнения.
Расширенный состав декларации 3‑НДФЛ
Декларация 3-НДФЛ заполняется в рублях и копейках, но суммы налога показываются в целых рублях. Сумму налога менее 50 копеек отбрасывайте, а сумму налога 50 копеек и более округляйте до полного рубля.
Где брать данные
ИП на общей системе не должны вести бухучет, но должны в течение года заполнять книгу учета доходов и расходов и хозяйственных операций (КУДиР). Сама книга и порядок учета доходов и расходов утверждены приказом Минфина России и МНС России от 13.08.2002 № 86н/БГ‑3‑04/430. По окончании года книгу нужно заверить в налоговой — так прописано в п. 8 порядка. Многие инспекции игнорируют это требование и не заверяют книгу по аналогии с книгой по УСН. Поэтому необходимость заверения книги уточняйте в своей налоговой.
В книге фиксируются все доходы и расходы ИП за год:
- доходы — на дату получения оплаты от покупателя на основании банковской выписки или по данным онлайн-кассы;
- расходы — при одновременном выполнении условий: оплачены + есть документы от поставщика. Аванс, перечисленный поставщику, нельзя принять в расходы.
Частые ошибки в учете доходов
- Указывают неполную сумму дохода. При оплатах по эквайрингу доход отражается на дату поступления денег на расчетный счет ИП от банка‑эквайера. Причем в полной сумме оплат от покупателей, без уменьшения на комиссию банка. Аналогично при продажах на маркетплейсах в доходах должна отражаться вся сумма оплат от покупателей, без уменьшения на комиссию МП. Удержанная комиссия отражается отдельно в расходах.
- Не учитывают внереализационные доходы. Например, в доходы нужно включить проценты, начисленные банком на остаток по счету, или проценты по депозиту.
- Включают в доходы пополнение счета личными средствами ИП. Все средства ИП, в том числе на расчетном счете, — его собственность, поэтому взнос на расчетный счет не является доходом.
Частые ошибки в учете расходов
- Включают расходы из ст. 270 НК РФ, которые нельзя принять. Например, пени и штрафы по налогам.
- Списывают расходы на товары без учета реализации. Стоимость товаров можно учесть в расходах только по мере их реализации. Купленные, но не проданные товары не принимаются в расходы.
- Списывают расходы на покупку основных средств (автомобиля, станка и другого имущества дороже 100 000 ₽) сразу при оплате. Это неправильно, потому что стоимость основных средств учитывается в расходах постепенно, по мере начисления амортизации.
- Учитывают в расходах и документально подтвержденные расходы, и профессиональный вычет в размере 20% от доходов. Так делать нельзя, нужно выбрать что‑то одно.
- Учитывают в расходах снятие собственных средств или перевод на личную карту.
Если расходы не подтверждены документами, ИП может уменьшить доходы на профессиональный вычет в размере 20% от суммы доходов (п. 1 ст. 221 НК РФ).
Вести учет при общей системе в Excel крайне сложно. Проще и безопаснее воспользоваться программой СБИС. Она рассчитает налог на основании занесенных документов, покажет ошибки и расшифрует, откуда что взялось. Кроме того, СБИС автоматически заполнит КУДиР.
Декларация 3-НДФЛ заполняется на основании раздела 6 КУДиР, который формируется по годовым итогам других разделов.
Соответствие КУДиР и декларации 3-НДФЛ
| Таблица 6‑1 КУДиР | Приложение 3 декларации 3‑НДФЛ |
|---|---|
| Строка «Итого доходов» | Строка 030 |
| Строка «Материальные расходы» | Строка 041 |
| Строка «Суммы амортизации по амортизируемому имуществу» | Строка 042 |
| Строка «Расходы на оплату труда» | Строка 043 |
| Строка «Прочие расходы» | Строка 044 |
| Строка «Итого расходов» | Строка 040 |
Популярные кейсы для ИП на ОСНО
Кейс 1. Деятельность не вели, доходов не было
Даже если ИП не вел никакой деятельности в прошлом году, ему придется заполнить нулевую КУДиР и нулевую декларацию 3‑НДФЛ. Состав нулевой декларации: титульный лист, раздел 1, раздел 2.
Если доходов за год не было, а были расходы (например, уплатили фиксированные страховые взносы ИП), декларация все равно будет нулевой. Профессиональный вычет не может превышать сумму полученных доходов (п. 3 ст. 210 НК РФ). Причем убыток не переносится на следующий год.
Образец нулевой декларации 3‑НДФЛ
Кейс 2. Прибыль превысила 5 млн ₽ за год
В зависимости от суммы полученных доходов действуют разные ставки НДФЛ. Если сумма доходов, уменьшенная на расходы, не превышает 5 млн ₽ — 13%, если превышает — 15% с суммы превышения.
Налог рассчитывается по формуле:
НДФЛ = 650 000 ₽ + (НБ − 5 млн ₽) × 15%,
где 650 000 ₽ — НДФЛ по ставке 13% с налоговой базы до 5 млн ₽; НБ — вся налоговая база за год.
Для определения лимита 5 млн ₽ учитывайте только доходы от предпринимательской деятельности. Не нужно включать другие доходы, с которых НДФЛ удерживали налоговые агенты (зарплата, вознаграждение по ГПД, дивиденды и так далее). Налоговая по итогам года сама сложит все доходы и пересчитает налог, если потребуется — пришлет уведомление о доплате НДФЛ.
Образец декларации 3‑НДФЛ с повышенной ставкой
Кейс 3. Потеряли право на ПСН и автоматом перешли на ОСНО
Случается, что ИП теряют право на ПСН. Например, из‑за того, что начали деятельность, которая запрещена на патенте, или превысили численность сотрудников (15 человек). Если нет запасной УСН, ИП автоматом оказывается на ОСНО, причем с начала периода, с которого действовал патент. В этом случае уплаченные ранее патентные платежи можно зачесть в счет годового НДФЛ (п. 7 ст. 346.45 НК РФ).
Образец декларации 3‑НДФЛ, если потеряли право на ПСН
Кейс 4. Кроме доходов от бизнеса получили доходы от продажи личного имущества
В декларации не нужно отражать доходы и платить НДФЛ, если продаете личное имущество, которым владели больше минимального срока. Для недвижимости этот срок — 5 лет в общем случае (п. 4 ст. 217.1 НК РФ), для автомобилей и другого имущества — 3 года (п. 17.1 ст. 217 НК РФ).
В остальных случаях придется отразить в декларации:
- доходы, равные сумме, полученной от покупателя по договору купли‑продажи;
- имущественный вычет. Это фактические расходы на покупку имущества или фиксированная сумма (подп. 1 и 2 п. 2 ст. 220 НК РФ). По жилью фиксированная сумма вычета — 1 млн ₽, по другому имуществу — 250 000 ₽. Фиксированным вычетом выгодно пользоваться, когда покупали имущество за символическую цену или не сохранились документы о покупке.
Образец декларации 3‑НДФЛ при продаже имущества
Кейс 5. Получили доходы от бизнеса и другие доходы физлица, по которым есть право на налоговые вычеты
ИП на ОСНО имеет право получить стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные вычеты на покупку жилья. Это право действует в отношении доходов от предпринимательской деятельности на ОСНО и в отношении зарплаты или вознаграждений по ГПД, если ИП подрабатывал помимо своего бизнеса (письмо Минфина РФ от 14.01.2020 № 03‑04‑05/847).
Авансовые платежи по НДФЛ и годовой налог с доходов от бизнеса по-разному уменьшаются на вычеты. Авансовые платежи уменьшаются только на стандартные и профессиональные вычеты. Налог по году можно уменьшить еще и на имущественные и социальные вычеты.
Право на стандартный вычет на детей сохраняется у предпринимателя до того месяца, в котором все доходы с начала года превысят 350 000 ₽ (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).
Образец декларации 3‑НДФЛ при получении вычетов с доходов физлица
Образец декларации 3‑НДФЛ при получении вычетов с доходов ИП
Видеоматериалы по теме
