Электронный
документооборот

Электронная подпись и обмен
документами между компаниями,
внутри компании и c
обыкновенными людьми
Начать работу

Не тратьте бумагу, отправляйте электронно

Накладные, счета-фактуры создавайте как обычно или прямо в СБИС. Один клик и они у клиента. Он подписывает их электронной подписью и отправляет вам. В итоге у вас и у него полный комплект подписанных юридически значимых документов. Аналогично можно отправлять документы не только компаниям, но и сотрудникам и даже обыкновенным людям, независимо от того, зарегистрированы они в СБИС или нет.

Редактируйте и подписывайте на любом устройстве

Встроенные в СБИС средства позволяют вам создавать и редактировать офисные (Word, Excel) файлы и учетные документы (накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты ...) на любом устройстве: телефоне, планшете или компьютере. Со СБИС вы можете их просматривать и подписывать даже без подключения к интернету.

Обсуждайте и редактируйте документы с партнерами онлайн

Вы отправили договор клиенту, но у него возникли вопросы по тексту — обсудить все замечания можно в чате по документу. Здесь же можно организовать видеоконференцию или отправить видеосообщение. Отредактируйте совместно текст договора в онлайн-редакторе или в GoogleDocs — СБИС сохранит все версии и историю изменений документа, зафиксирует результаты всех обсуждений и видеоконференций в ленте событий.

Обсуждайте и редактируйте документы с партнерами онлайн

редактируйте документы с партнерами

Роуминг со всеми операторами

В СБИС вам не нужно думать о том, какой оператор у контрагента. Просто отправляйте документы, а мы их гарантировано доставим всем благодаря максимальному роуминговому покрытию. Но есть вариант и проще...
Зачем вообще нужен оператор и какой-то роуминг? Со СБИС электронные документы можно пересылать по e-mail. Почта уж точно есть у всех. Ваш контрагент получит письмо со специальной защищенной ссылкой на документы. Перейти по ней может только владелец электронной подписи. Один клик — и документы подписаны — быстро, удобно и без роуминга. Соблюдение всех формальностей СБИС возьмет на себя, чтобы вы могли отправлять так даже счета-фактуры.
Электронный документооборот со всеми операторами

Отраслевые решения

В какой бы отрасли вы ни работали, у нас есть готовые решения и технологический опыт настройки специфичных бизнес-процессов

Подписание инструкций, приказов и других внутренних документов

Журнал учета инструктажа по технике безопасности, по пожарной безопасности, заявление на отпуск, приказ об изменении штатного расписания, оклада сотрудника - сколько бумаг мы должны оформлять в нашей повседневной работе. Выдайте сотрудникам электронную подпись для утверждения внутренних документов, и навсегда избавьтесь от беготни с оформлением этих не всегда нужных бумаг.

Сверьте документы с контрагентом и сведите к нулю налоговые риски

С 2015 года ФНС тотально сверяет книги покупок/продаж между контрагентами. Расхождения могут привести к проблемам с налоговой. СБИС тщательно проверяет форму документа ваших поставщиков, реквизиты, подписи. Получайте только корректную «первичку», которую налоговая при проверке точно не «отбракует». СБИС сверит ваши документы с книгами покупок/продаж контрагентов раньше налоговой и заранее предупредит о возможных расхождениях.

Архив электронных и бумажных документов

Хранить бумажные документы неудобно - они занимают место, теряются, их сложно искать. Электронный архив СБИС решает все эти проблемы. Хранить документы в СБИС даже надежнее, чем на локальном компьютере. Серверы СБИС находятся в тщательно защищенном дата-центре.
В СБИС удобно хранить и бумажные документы. Один раз сделайте скан и работайте дальше уже с ним (сканы принимает даже налоговая). А для связи электронного и бумажного документа отлично подойдет QR-код, который напечатает СБИС на документе.

Архив электронных и бумажных документов

архив электронных документов

Легкая интеграция

Если бизнес-процесс по созданию документов уже настроен в вашей системе, то он там и останется. Мы можем выполнить стыковку электронного документооборота СБИС с любой учетной системой, не затрагивая работу ваших сотрудников:
Для самых популярных систем (1С, SAP) у нас есть готовые коннекторы, позволяющие отправлять и получать документы, видеть их актуальное состояние.
Если у вас специфичная система, просто выгрузите документы в любом формализованном виде. СБИС возьмет на себя их конвертацию в форматы ФНС, подписание и отправку. Причем будет делать это автоматически и незаметно для вас.
Для интеграции с крупными корпоративными системами у СБИС есть инструменты API, позволяющие решать прикладные задачи любой сложности. Например, встраивать работу с электронными документами в уже действующие корпоративные веб-порталы.

Госорганам тоже удобнее работать с электронными документами

Хранящиеся в СБИС электронные документы можно представить в суд, казначейство или любой другой госорган как в виде файлов-оригиналов, так и в виде бумажных копий со штампом. А в налоговую их удобно отправить через интернет: получив истребование, просто выберите нужные документы из списка и нажмите «Отправить». Далее СБИС сам сделает опись, все отправит и уведомит вас о приеме документов инспектором.

Госорганам тоже удобнее работать с электронными документами

госорганы, электронные документы

Готовые решения для вашего бизнеса

Выложите документы для клиентов на своем сайте. СБИС поможет их заполнить, подписать электронной подписью и отправить вам. Обрабатывайте полученные документы в СБИС или загружайте в свою систему.
Ваши клиенты получат документы, работая с любым оператором ЭДО. СБИС разместит их на спецстранице, а клиенту отправит e-mail со ссылкой. Она откроется, только если есть подходящая электронная подпись.
Используйте СБИС для организации своего удостоверяющего центра, чтобы никуда не ходить и выдавать сотрудникам подписи прямо на рабочем месте за несколько минут.

Автоматическая генерация и подписание

Встраивайте в определенные этапы ваших процессов автоматическое создание документов по шаблонам, визирование и передачу контрагентам или третьим лицам.

Корпоративный портал для общих документов

Зарегистрируйте сотрудников, перенесите документы с сетевого диска в СБИС Диск и получите свой корпоративный портал для совместной работы с документами.

Cверка расчетов через интернет

СБИС мгновенно разошлет акты сверки по всем вашим клиентам, поможет им сверить данные со своей учетной системой и подготовить для вас информативный ответ по расхождениям, если они есть.

Cверка расчетов через интернет

СБИС мгновенно разошлет акты сверки по всем вашим клиентам, поможет им сверить данные со своей учетной системой и подготовить для вас информативный ответ по расхождениям, если они есть.

Маршруты согласования документов внутри компании

Если контрагент в документе укажет конкретного получателя, сотрудника или подразделение вашей компании, то СБИС направит документы сразу на него. Другой вариант — сами закрепите ответственного за контрагентом или договором.
Маршруты могут проходить параллельную или последовательную цепочку согласований через разных людей в зависимости от разных условий (например, от суммы) — просто настройте их с помощью наглядного редактора так, как вам требуется.

Маршруты согласования документов внутри компании

Шифруйте документы для большей безопасности

Все документы в СБИС передаются по зашифрованному каналу, исключающему перехват или подмену данных, но если вы считаете, что этого недостаточно, то можете зашифровать документы в адрес ваших партнеров, используя в качестве ключа электронную подпись или просто пароль.

Шифруйте документы для большей безопасности

шифрование электронных документов

Уведомление об изменении электронных форматов журнала учета счетов-фактур, книги покупок и книги продаж опубликовано на Едином портале нормативно-правовых актов.

Причина обновления – изменения печатных форм этих документов, которые вступили в силу с 1 октября 2017 года согласно Постановления Правительства № 981 от 19.08.2017.

В СБИС Электронный документооборот форматы документов обновляются сразу после утверждения соответствующего нормативно-правового акта.

Постановление Правительства № 981 от 19.08.2017 внесло ряд новшеств в форму счета-фактуры:

1. До 1 октября 2017 в строках 2а и 6а указывалось место нахождения продавцов и покупателей-юридических лиц в соответствии с учредительными документами (если ИП – место жительства). Сейчас в строке 2а заполняется адрес продавца по ЕГРЮЛ/ЕГРИП; в строке 6а – адрес покупателя по ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

2. Появилась новая графа 1а – «Код вида товара», которая заполняется при вывозе товаров из РФ в одно из государств ЕАЭС (Евразийский экономический союз). Такая же графа внесена в форму корректировочного счета-фактуры под номером 1б.

3. Графа 11 «Регистрационный номер таможенной декларации» ранее предназначалась для товаров иностранного происхождения. Теперь заполняется и в отношении товаров, выпущенных в соответствии с таможенной процедурой выпуска для внутреннего потребления при завершении действия таможенной процедуры свободной таможенной зоны на территории особой экономической зоны в Калининградской области.

Что еще изменилось:

– до 1 октября 2017 ИП могли подписывать счет-фактуру только собственноручно. Теперь допускается подпись документа уполномоченным лицом предпринимателя.

– дополнен порядок заполнения счета-фактуры экспедиторами, застройщиками и заказчиками, выполняющими функции застройщика, при приобретении от своего имени товаров (работ, услуг) у одного или более продавцов.

– регламентирован порядок хранения документов. Счета-фактуры и подтверждения оператора ЭДО при обмене электронными документами нужно хранить в хронологическом порядке не менее 4 лет.

С 1 октября новая форма счета-фактуры реализована в СБИС Электронный документооборот, а электронный архив СБИС сохранит все счета-фактуры как в бумажном, так и в электронном виде.

В Письме № ЕД-4-15/18885@ от 21.09.17 ФНС утверждает: используя несколько сервисов ЭДО, можно выбрать любой для обмена электронными документами с налоговой. Для этого в инспекцию необходимо отправить уведомление, указав нужный электронный адрес.

Другими словами, если раньше налоговая автоматически отправляла требования на адрес, с которого налогоплательщик присылал отчетность, то теперь он может сообщить ФНС другой адрес для получения требований.

Также ФНС разъясняет: в случае, когда сообщения от налогоплательщика приходят с разных электронных адресов, налоговая отправит документы на тот, с которого налогоплательщик отправлял их в последний раз.

Не забудьте предупредить налоговую и при смене оператора ЭДО: об этом говорится в Письме ФНС № ЕД-4-15/7716@ от 21.04.2017.

С помощью СБИС Электронный документооборот взаимодействовать с налоговой легко и удобно. Просто выберите нужный документ, а СБИС отправит его и уведомит о получении.

УПД – это первичный учетный документ, который подтверждает факт передачи ценностей и имеет функцию счета-фактуры. Форма УПД является рекомендательной, в нее можно вносить изменения и дополнения по любой торговой операции.

Поскольку УПД содержит реквизиты «первички» и счета-фактуры, Письмо ФНС России № ЕД-4-15/18322 от 14.09.2017 разрешает вносить в УПД реквизиты новых счетов-фактур (об изменениях формы счетов-фактур с 1 октября 2017 читайте здесь).

Новые формы электронных счетов-фактур и УПД реализованы в СБИС Электронный документооборот.

Нет новостей, отвечающих указанным параметрам фильтрации.
Тензор, CБИС
+7 4852 261-006
Ярославская обл.