Сведения о стаже в 2024 году: ЕФС‑1 вместо СЗВ‑СТАЖ

профессиональный бухгалтер

С 2023 года сведения о стаже (бывший отчет СЗВ‑СТАЖ) входят в состав единого отчета ЕФС‑1. Причем с 2024 года сдавать ЕФС‑1 нужно по новой форме, это касается в том числе отчетности за 2023 год. Главная особенность нового отчета о стаже: он подается не по всем, а только по некоторым работникам. В статье расскажем, как заполнить и сдать обновленные сведения о стаже.

Что вы узнаете

Что изменилось в сведениях о стаже с 1 января 2024

  1. На титульник добавили поле «Код категории страхователя — физического лица». Индивидуальные предприниматели указывают в этом поле значение «ИП01» (п. 28 Порядка заполнения ЕФС‑1). Компании это поле не заполняют.
  2. В подразделе 1.2 в строке «Тип сведений» добавили поле «Назначение выплат по ОСС». Заполняйте его, если сдаете отчет:
    • на работницу, которая подала заявление на отпуск по беременности и родам;
    • на сотрудника, который подал заявление на отпуск по уходу за ребенком.

Когда календарный год закончится, на таких работников нужно подать форму с типом сведений «Исходная».

Когда работодатель обязан подавать сведения о стаже

Есть случаи, когда о стаже нужно отчитаться в течение года. По некоторым работникам отчет подают по итогам года.

В течение года отчитывайтесь о стаже в следующих ситуациях:

  • Сотрудник выходит на пенсию.
  • Сотрудник подал заявление на отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком с назначением соцпособий.
  • Работодатель прекращает деятельность до окончания года. При этом речь идет обо всех организациях, а также об ИП с сотрудниками по трудовым договорам или исполнителями (подрядчиками) по гражданско-правовым договорам (ГПД).

По итогам года отчитаться нужно, если у вас есть работники из особых категорий, перечисленных в п. 3 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее также — Закон № 27-ФЗ).

Теперь расскажем подробно о каждом случае.

Отчет в течение года

По каждому сотруднику, который выходит на пенсию, подавайте сведения о стаже, даже если будущий пенсионер не входит в особые категории работников. То есть отчитываться нужно по каждому факту выхода на пенсию. То же правило действует, когда сотрудник берет отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком.

При закрытии бизнеса подавайте сведения о стаже на каждого застрахованного, даже если он не входит в особые категории работников.

Сроки отчетов прописаны в пп. 4 и 11 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

Сведения о стаже придется заполнить, когда сотрудник увольняется или прекращается ГПД. Но сведения в таком случае представляются только на руки работнику, сдавать их в СФР не нужно. Срок представления сведений при увольнении (прекращении ГПД) — в день увольнения (прекращения ГПД). Также любой сотрудник в любое время может обратиться за сведениями о стаже. В таком случае передать работнику сведения нужно в течение 3 календарных дней с даты получения заявления от работника (п. 12 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Сроки сдачи сведений о стаже в СФР в течение года

СитуацияСрок сдачи
Сотрудник выходит на пенсию либо запросил срочную или единовременную пенсионную выплатуВ течение 3 календарных дней со дня поступления запроса от СФР или с даты получения от работника заявления о представлении сведений
Сотрудник подал заявление на отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенкомВ Законе № 27‑ФЗ срок для этих случаев не прописан. Но обязанность подать сведения установлена п. 55 Порядка заполнения ЕФС‑1. Поэтому подайте сведения в ближайшее время после получения заявления от сотрудника
Ликвидация организации или прекращение деятельности ИП‑страхователя

В течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса или принятия решения о прекращении деятельности ИП, но до представления документов для госрегистрации ликвидации.

При банкротстве — до представления в арбитражный суд отчета о результатах проведения конкурсного производства

РеорганизацияВ течение одного месяца с даты, когда утвердили передаточный акт, но до подачи документов для госрегистрации реорганизации
Прекращение у страхователя-работодателя статуса адвоката или полномочий частнопрактикующего нотариусаОдновременно с заявлением о снятии с учета в качестве страхователя

Отчет по окончании года по работникам из особых категорий

Подать сведения о стаже за отчетный год нужно не позднее 25 января следующего года при наличии в отчетном году работников из особых категорий. Это сотрудники с особенностями исчисления стажа.

Кто входит в особые категории работников

Особые категории работников прописаны в п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ. К ним, в частности, относятся сотрудники, которые в отчетном году:

  • Находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 3 лет.
  • Были в отпуске без сохранения заработной платы.
  • Простаивали или отстранялись от работы.
  • Освобождались от работы на время исполнения государственных или общественных обязанностей. Например, если человека вызывали в военкомат, он был наблюдателем на выборах или участвовал в судебном разбирательстве в качестве свидетеля либо понятого.
  • Работали в условиях или на работах, которые дают право на досрочную пенсию. Например, водители пассажирского транспорта, летчики, представители профессий с вредными условиями труда, работники районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей (ст. 30, 31, пп. 6 и 7 ч. 1 ст. 32 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ).
  • Работали в сельском хозяйстве на должностях, которые дают право на повышенную пенсию. Список таких должностей (профессий, специальностей) установлен Постановлением Правительства РФ от 29.11.2018 № 1440. Например, в нем значатся ветеринары, агрономы, трактористы (ч. 14 и 16 ст. 17 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ).
  • Работали вахтовым методом, полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон в сезонных отраслях промышленности.
  • Были мобилизованы или проходили военную службу по контракту, в том числе добровольно, и на этот период приостанавливалось действие трудового договора согласно ст. 351.7 ТК РФ.

Куда отчитываться о стаже

Сдавайте отчет о стаже в Социальный фонд по месту регистрации организации или по месту жительства ИП.

За обособленное подразделение отдельно подавайте отчет, только если обособка имеет свой расчетный счет и производит выплаты физлицам. В этом случае сведения о стаже сдаются по месту регистрации ОП. По обычному обособленному подразделению не нужно отчитываться отдельно: сведения о стаже его работников войдут в общий отчет по организации (ст. 11 Закона от 15.12.2001 № 167‑ФЗ).

В каком виде сдавать сведения

Если у вас 10 и меньше застрахованных лиц, можно выбирать, как отчитываться: электронно или на бумаге.

Если у вас более 10 застрахованных лиц, сведения о стаже нужно сдавать в электронном виде (п. 2 ст. 8 Закона № 27-ФЗ).

Даже когда менее 10 работников, сдавать сведения о стаже и другие отчеты в СФР и ФНС удобнее электронно. Со СБИС у вас всегда под рукой актуальные формы отчетов с подсказками по заполнению. Перед отправкой программа проверит отчет на критичные ошибки, а сам процесс отправки отчета займет не более минуты.

Попробуйте СБИС Отчетность

Как заполнить отчет о стаже по форме ЕФС‑1

С 2023 года сведения о стаже входят в состав единого отчета по форме ЕФС‑1. Форма и порядок заполнения отчета утверждены приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. Бланк из приказа СФР применяется с 2024 года, в том числе для отчета за 2023 год. Временно СФР готов принимать отчетность по старой форме из постановления правления ПФР от 31.10.2022 № 245п (информация Соцфонда).

Чтобы отчитаться о стаже, все страхователи должны заполнить:

  • титульный лист;
  • подраздел 1;
  • подраздел 1.2.

Подраздел 2 заполняйте только по работникам с правом на досрочную пенсию.

Разберем каждую часть отчета подробно.

Титульный лист

Пример заполнения титульного листа в отчете о стаже (форма ЕФС‑1)

На титульнике заполните общие данные о страхователе:

  • регистрационный номер в СФР, который соответствует регномеру в ПФР;
  • наименование организации или ФИО предпринимателя;
  • ИНН, КПП (для организаций);
  • код ОКВЭД по основному виду деятельности;
  • ОГРН (ОГРНИП);
  • код категории страхователя‑физлица. Организации это поле оставляют пустым, а физлица указывают соответствующий код. Например, предприниматели — «ИП01», главы КФХ — «ИП02», адвокаты — «ФЛ02» (п. 28 Порядка заполнения ЕФС‑1);
  • номер контактного телефона, адрес электронной почты.
Коды ОКФС, ОКОГУ и ОКПО в обязательном порядке должны заполнять только госучреждения, если одновременно со сведениями о стаже подают сведения о зарплате (подраздел 1.3). Раздел «Сведения о страхователе, за которого представляете сведения» заполняйте только в том случае, если в статусе правопреемника корректируете сведения, которые ранее подавал правопредшественник.

Подраздел 1

Пример заполнения подраздела 1 в отчете о стаже (форма ЕФС‑1)

Первый подраздел раздела 1 заполните на каждого застрахованного, по которому отчитываетесь.

Впишите сведения о сотруднике или исполнителе по ГПД:

  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • дату рождения;
  • код, обозначающий статус застрахованного (для граждан РФ — «ГРФ»);
  • код страны, гражданином которой является (для граждан РФ — «643»).

Подраздел 1.2

Пример заполнения подраздела 1.2 в отчете о стаже (форма ЕФС‑1)

Непосредственно для сведений о стаже работника предназначен подраздел 1.2. Это продолжение предыдущего подраздела 1.

В поле «Отчетный период» укажите год, за который представляете форму, в формате ГГГГ. Если сдаете форму за 2023 год, укажите «2023». Указывать периоды до 2023 года нельзя — будет ошибка при сдаче.

В поле «Тип сведений» знаком «X» отметьте тип формы, которую сдаете:

  • исходная — если сдаете отчет в первый раз;
  • корректирующая — если исправляете сведения, которые подали ранее;
  • отменяющая — если отменяете сведения, которые подали ранее;
  • назначение пенсии — если работник выходит на пенсию;
  • назначение выплат по ОСС — если работник уходит в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком.
За один и тот же отчетный период можно одновременно подать только один тип сведений на каждого застрахованного. Например, в форме ЕФС‑1 за 2023 год не получится сдать подразделы 1.2 с типом «Исходная» и «Корректирующая» на одного и того же работника.

Порядок заполнения табличной части подраздела 1.2 формы ЕФС‑1

ГрафаЧто указывать
1

Номер по порядку.

Указывайте номер, только если по работнику несколько периодов работы

2, 3

Даты начала и окончания периода работы в формате ДД.ММ.ГГГГ (в пределах отчетного года)

4

Код особых территориальных условий из приложения к порядку заполнения ЕФС‑1. Например, «РКС», «МКС» — при работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, «СЕЛО» — для определенных работников сельского хозяйства.

Если «северный» работник работал в режиме неполной рабочей недели, но полного рабочего дня (из-за сокращения производства), обязательно дополнительно указать в графе 7 рабочее время в календарном исчислении (месяц, день)

5

Районный коэффициент — надбавки за работу в сложных климатических условиях в формате Х.Х или Х.ХХ.

Эта графа обязательна к заполнению, если в графе 4 проставлен один из кодов: «РКС», «МКС», «РКСР», «МКСР», «МКС-РКСР», «ОКУ»

6

Код «Особенности исчисления страхового стажа: основание» из приложения к порядку заполнения ЕФС‑1.

Например, «СЕЗОН» — если работник отработал полный сезон на сезонных работах или полный навигационный период на водном транспорте. Код «ПОЛЕ» — при работах в полевых условиях

7

Код «Особенности исчисления страхового стажа: дополнительные сведения» из приложения к порядку заполнения ЕФС‑1.

Например, «ДЛДЕТИ» — для отпуска по уходу за ребенком от полутора до трех лет, «НЕОПЛ» — для отпуска за свой счет, «ВОЕНСЛ» — для периодов, когда за мобилизованным сохранялось рабочее место.

Некоторые коды в графе 7 нельзя указывать одновременно с кодами в графах 4, 8, 9, дающими право на досрочную пенсию, за одни и те же периоды работы. Например, «ПРОСТОЙ» или «НЕОПЛ».

Для исполнителей по ГПД указывается код «ДОГОВОР», если в отчетном году были выплаты. Если выплат не было — код «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ»

8

Код «Условия досрочного назначения страховой пенсии: особые условия труда» из приложения к порядку заполнения ЕФС‑1.

Например, код «27-2» — для работ с тяжелыми условиями труда, «27-10» — для водителей пассажирского транспорта.

Ниже укажите код профессии работника из списков, дающих право на пенсионные льготы (Постановление Правительства РФ от 16.07.2014 № 665)

9

Код «Условия досрочного назначения пенсии: основание» из приложения к порядку заполнения ЕФС‑1.

Например, «27-ПД» — для педагогов, «27-ГД» — для медработников городских больниц

10

Ставка, объем работ, часов для некоторых работников, по которым указан код в графе 9.

Например, нужно указать ставку и количество учебных часов для педагогов, если в графе 9 указан код «27-ПД» или «27-ПДРК»

11Индивидуальный номер основного рабочего места работника в соответствии с картой специальной оценки условий труда
12Класс (подкласс) условий труда из раздела классификатора «Коды специальной оценки условий»

Не нужно заполнять графы 8–10 «Условия досрочного назначения страховой пенсии»:

  • если особые условия труда не подтверждены документально;
  • занятость работника в этих условиях не соответствует требованиям нормативных документов;
  • не уплачивались взносы по доп. тарифу или взносы по договорам негосударственного пенсионного обеспечения.

Подраздел 2

Пример заполнения подраздела 2 в отчете о стаже (форма ЕФС‑1)

Если в подразделе 1.2 заполнены графы 8–9, нужно заполнять и подраздел 2 на соответствующего работника. Эта ситуация возможна по тем сотрудникам, у которых есть право на досрочную пенсию в соответствии с ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ. Например, это работающие во вредных условиях в горячих цехах, водители городского пассажирского транспорта.

В поле «Отчетный период» укажите год, за который представляете форму, в формате ГГГГ.

В поле «Тип сведений» знаком «X» отметьте тип формы, которую сдаете: исходная, корректирующая или отменяющая.

Поле «Корректируемый (отменяемый) период» заполните, только если подаете корректирующий или отменяющий отчет. В этом случае впишите год, за который корректируются или отменяются сведения.

Графы таблицы заполняйте в разрезе структурных подразделений, где в отчетном году работали сотрудники с правом на досрочную пенсию, и должностей. Информацию для заполнения берите из штатного расписания, кадровых приказов, документов по спецоценке условий труда и других документов, которые подтверждают работу в особых условиях труда. Графу 6 «Характер фактически выполняемых работ и дополнительные условия труда» заполните в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником.

В графе 8 «Код особых условий труда/код выслуги лет» по классификатору проставьте код из графы 8 подраздела 1.2.

В последней графе 9 «Код позиции списков» проставьте код из списков в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16.07.2014 № 665.

Под таблицей укажите общее количество рабочих мест и общую численность фактически работающих в особых условиях труда.

Как скорректировать или отменить форму ЕФС‑1 по стажу

Если нужно исправить сведения о стаже работника, поданные за 2023 год и далее, заполните и сдайте подраздел 1.2 на этого работника с типом сведений «Корректирующая». В графы таблицы впишите правильные данные.

Если ошибочно сдали сведения о стаже работника, которые нужно совсем отменить, заполните и сдайте подраздел 1.2 с типом сведений «Отменяющая». В графах таблицы впишите сведения из первоначального отчета, которые хотите отменить.

Год, за который корректируете или отменяете сведения, указывайте в поле «Корректируемый (отменяемый) период».

Аналогично исправляйте или отменяйте сведения из подраздела 2.

Если в 2023 году обнаружили ошибку в СЗВ‑СТАЖ за 2022 год, подайте отчет по старой форме СЗВ-КОРР (письмо ПФР от 14.12.2022 № В-109546-19/143909-22).

Особенности отчета о стаже при выходе на пенсию

При выходе работника на пенсию нужно подать сведения о его стаже за текущий год. Срок сдачи отчета — 3 календарных дня со дня получения заявления от работника или запроса от СФР.

Подраздел 1.2 в таком случае заполните с типом сведений «Назначение пенсии». В поле «Отчетный период» укажите текущий год выхода на пенсию. В графах 2 и 3 впишите даты с начала года по дату, предшествующую дате выхода на пенсию (п. 58 порядка заполнения ЕФС‑1). Остальные графы заполните в общем порядке. Если работник трудится в обычных условиях и не имеет никаких пенсионных льгот, графы 4–12 не заполняются.

Пример заполнения подраздела 1.2 формы ЕФС‑1 по сотруднику, который выходит на пенсию 13 марта 2024

По тем периодам, по которым вы уже сдали сведения о стаже (исходную или корректирующую форму), не нужно заново заполнять сведения при выходе на пенсию (п. 55 порядка заполнения ЕФС‑1). Например, если работник выходит на пенсию в январе и вы уже отчитались за прошлый год, подайте сведения только за январь текущего года: с 01.01 по дату, которая предшествует дате выхода на пенсию.

В СБИС сведения о стаже на сотрудников-пенсионеров для удобства значатся отдельной строкой в выпадающем списке отчетов. По кнопке «Создать (отчет)» выбирайте «ЕФС‑1 Назначение пенсии». Далее вам достаточно «подтянуть» нужного сотрудника и заполнить период стажа, а сведения о работодателе и работнике программа заполнит сама.

Сдавайте отчетность в СФР со СБИС

Особенности отчета о стаже при назначении соцпособий

Сведения о стаже нужно подать по сотрудникам, которые в текущем году подали заявление на отпуск по беременности и родам или на отпуск по уходу за ребенком. Конкретный срок сдачи не установлен, но лучше не затягивать.

В подразделе 1.2 укажите тип сведений «Назначение выплат по ОСС». В поле «Отчетный период» — текущий год начала соответствующего отпуска. Период работы, графы 2 и 3, заполните двумя строками (п. 58 Порядка заполнения ЕФС‑1):

  • в первой строке укажите даты с начала года по дату, предшествующую дате начала отпуска;
  • во второй строке проставьте только один день отпуска (дату фактического начала) с указанием в графе 7 «Дополнительные сведения» кода «ДЕКРЕТ» или «ДЕТИ» («ДЕТИПРЛ»).

Графы 4–12 заполните только в том случае, если есть основания для их заполнения.

Пример заполнения подраздела 1.2 формы ЕФС-1 по сотруднику, который уходит в отпуск по беременности и родам с 15 апреля 2024
Пример заполнения подраздела 1.2 формы ЕФС‑1 по сотруднику, который уходит в отпуск по беременности и родам с 15 апреля 2024

Отчет по сотруднику с типом сведений «Назначение выплат по ОСС» подавайте только по тем периодам, по которым еще не сдавали форму с типом «Исходная» или «Корректирующая».

По окончании года включите в общий отчет и тех сотрудников, по которым в течение года отчитались при назначении соцпособий. Но в этом случае сведения уже подавайте с типом «Исходная» (п. 55 порядка заполнения ЕФС‑1).

Как подготовить и выдать сведения о стаже при увольнении работника

При увольнении или прекращении ГПД сведения выдайте на руки работнику, сдавать их в СФР не нужно. Сведения выдайте сотруднику в виде выписки: это должны быть данные только по конкретному работнику.

Отчет заполняйте по общим правилам. Только в подразделе 1.2 в графах 2 и 3 впишите даты с начала года по дату увольнения.

У работника возьмите расписку в получении документа. Для этого заранее составьте список с перечнем документов, которые выдаете на руки увольняемому. В этом списке, в частности, будет такой пункт: сведения о страховом стаже по форме ЕФС‑1 за период с 1 января текущего года по дату увольнения.

Работник в день увольнения должен поставить в расписке:

  • свои ФИО и должность;
  • подпись;
  • дату, когда получил указанные в расписке документы (дату увольнения).
Пример заполнения подраздела 1.2 формы ЕФС‑1 для выдачи сотруднику, которого уволили 13 марта 2024

Присоединяйтесь к нашему сообществу в Telegram — там новости появляются быстрее 😉

Какая ответственность за несдачу отчета и ошибки в нем

Если ошибиться со сведениями о стаже (бывшей формой СЗВ‑СТАЖ), получите штраф от Соцфонда. В таблице привели основания, по которым могут оштрафовать страхователя. Также далее рассказали, как можно избежать или уменьшить санкции.

СитуацияЧто грозит
Отчет не сдали или сдали не вовремя
  • Штраф для юрлиц и ИП — 500 ₽ по каждому застрахованному лицу (ч. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ). Например, если отчет не сдали на одного сотрудника, оштрафуют на 500 ₽. Не сдали на 10 человек — штраф составит уже 5 000 ₽.
  • Административный штраф для должностных лиц, например для руководителя фирмы, — 300–500 ₽. ИП по этой статье отвечать не будет. Если у предпринимателя есть ответственные за учет наемные работники, например бухгалтер, такого сотрудника могут привлечь как должностное лицо (ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ)
В отчете допустили ошибки
Ошиблись с видом отчета: сдали на бумаге вместо электронного формата при численности застрахованных более 10 человек
    Штраф для юрлиц и ИП — 1 000 ₽ (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ)

Как с 2023 года смягчили ответственность за неправильные сведения о стаже

За периоды до 2023 года сведения о стаже вы сдавали по форме СЗВ‑СТАЖ. За ошибки в этом отчете штрафовали, даже если неточность вы нашли и исправили сами.

С 2023 года за ошибки в сведениях не штрафуют, если сдали корректировку до того, как ошибку обнаружил Соцфонд. А если все-таки получили уведомление от СФР об устранении ошибок и несоответствий, у вас есть 5 рабочих дней после получения такого уведомления, чтобы без штрафа сдать уточненные (исправленные) сведения.

В ситуации, когда штрафа не удалось избежать, его можно уменьшить вдвое. Для этого половину установленного вам штрафа уплатите в течение 10 календарных дней с даты получения требования. Закон дает на уплату штрафа 20 календарных дней. Более продолжительный период может быть указан в самом требовании (ч. 16 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

ООО «Слава» должно сдать сведения о страховом стаже на 20 человек. Отчет сдали на день позже установленного срока. Страхователю за просрочку выписали штраф 10 000 ₽ (20 чел. × 500 ₽). Компания оплатила 5 000 ₽ в течение 10 календарных дней с даты получения требования. Остальную половину штрафа в таком случае платить не нужно.

Работать без ошибок поможет СБИС: напомнит о сроках сдачи отчетности, проверит документ по алгоритмам фонда, не даст отправить форму с ошибками, сообщит, если отчет приняли или отклонили.

Быстрый и удобный обмен документами с Соцфондом

Видеоматериалы по теме

Смотрите также